Cách chuẩn hóa quy trình làm việc cho cả team bằng NotebookLM, Gems và Gemini

Tầng Dữ Liệu với NotebookLM

• Mở NotebookLM.
• Tải lên toàn bộ tài liệu mà AI bắt buộc phải biết để tránh trả lời sai (ví dụ: chính sách đổi trả, bảo hành, bảng giá, thông tin sản phẩm, Brand Guideline, báo cáo nghiên cứu khách hàng).
• Nguyên tắc: bất kỳ câu hỏi nào nếu AI trả lời sai sẽ gây hậu quả thật thì tài liệu đó phải nằm ở NotebookLM.
• Đặt tên file rõ ràng trước khi tải lên (ví dụ “Chính sách đổi trả”, “thông tin sản phẩm A”) vì NotebookLM dùng tên file để phân biệt nguồn khi trích dẫn.
• Đổi tên Notebook thành: “Thông tin công ty và sản phẩm”.

Tầng Tiêu Chuẩn với Gems

Mở Gemini, chọn Gems ở thanh bên trái, chọn New Gem.

• Điền tên nhiệm vụ, mô tả nhiệm vụ và phần Instructions (hướng dẫn cách Gem thực hiện nhiệm vụ).
• Nội dung Instructions nên bao gồm vai trò AI, phong cách viết, các trụ cột nội dung, quy trình thực hiện (từ tạo ý tưởng đến kiểm tra) và điều cần tránh (ví dụ thuật ngữ cấm). Ví dụ trong transcript Linh đặt tên Gem là “Trợ lý sáng tạo nội dung” và Instructions đã bao gồm vai trò, phong cách viết, trụ cột nội dung, quy trình và tránh thuật ngữ cấm.
• Ở phần Knowledge, nhấn dấu cộng, chọn NotebookLM, rồi chọn sổ tay “Thông tin công ty và sản phẩm” (hoặc notebook tương ứng) để gắn kiến thức nguồn cho Gem.
• Nhấn Save để lưu Gem.
• Lưu ý: nên tạo một Gem cho mỗi nhiệm vụ đặc thù để hướng dẫn chi tiết hơn.

Tầng Thực thi với Gemini

Mở Gemini và nhấn Start Chat (hoặc vào giao diện chat).

Khi cần, đính kèm tài liệu từ NotebookLM vào cuộc hội thoại để Gemini truy xuất bối cảnh chính xác.

Dựa trên toàn bộ tài liệu đính kèm hãy xây dựng kế hoạch tổ chức Hội nghị Khách hàng Giữa năm 2026 cho VERDAE với các nội dung sau, mỗi phần đều có thông tin rất chi tiết: Mục tiêu & KPI, Concept sự kiện, Chương trình chi tiết, Khách mời, Ngân sách ước tính, Kế hoạch truyền thông, Rủi ro & phương án dự phòng

Đảm bảo mọi đề xuất đều nhất quán với màu sắc, giọng văn và giá trị thương hiệu VERDAE. Trình bày theo từng phần rõ ràng, có thể dùng ngay làm tài liệu làm việc nội bộ.

Ví dụ prompt để tạo kế hoạch nội dung: "Tạo kế hoạch nội dung cho Tháng 4 với 5 idea cho mỗi pillar". Gemini sẽ trả về các ý tưởng theo trụ cột, có cấu trúc và link tham chiếu đến tài liệu trong NotebookLM khi cần.

Tạo hình minh hoạ:

• Nếu cần hình, chuyển chế độ tạo ảnh ở bên dưới khung chat hoặc sử dụng Gem chuyên cho việc tạo hình.
• Bạn có thể tạo Gem riêng cho nhiệm vụ tạo hình (mô tả nhiệm vụ, hướng dẫn thực hiện, đính kèm file brand guideline).
• Trong transcript, Gemini tạo hình với màu chủ đạo xanh lá mã màu #2D7D5A và nền trắng theo Brand Guideline.

Phản hồi email khách hàng:

• Dán nội dung email khách hàng vào và yêu cầu Gemini, ví dụ prompt: "Viết email phản hồi khách hàng này."
• Gemini sẽ dùng thông tin từ NotebookLM để giải thích sản phẩm, hướng dẫn sử dụng cụ thể, nhắc đúng chính sách đổi trả và chèn link tham chiếu từng ý để dễ đối chiếu.
• Nếu công ty có quy trình cố định (ví dụ luôn xin lỗi trước, luôn đề xuất đổi trả, luôn kết thúc bằng lời mời liên hệ hotline), bạn có thể tạo Gem riêng cho phản hồi email để đảm bảo team tuân thủ quy trình đó.
• Các email phổ biến như hỏi giá/hỏi chính sách chiếm khoảng 60–70% lượng email và có thể thiết lập workflow tự động; các email phức tạp như khiếu nại cần phản hồi riêng, đúng thông tin và giọng thương hiệu.

Xây dựng kế hoạch sự kiện bằng Canvas:

• Kết nối Gemini với Notebook “Thông tin công ty và sản phẩm” và đính kèm thêm tài liệu thời điểm như “Báo cáo khách hàng Quý 1/2026”.
• Sử dụng prompt (dán nguyên văn) ở khung prompt phía trên để yêu cầu Gemini tạo kế hoạch chi tiết trên Canvas.
• Chọn chế độ Canvas. Canvas sẽ mở ra một không gian soạn thảo bên cạnh, nơi bạn có thể xem, chỉnh sửa và yêu cầu Gemini viết lại phần cụ thể.
• Khi hoàn tất, nhấn Create > Web Page để Gemini xuất thành trang Web tương tác; sao chép đoạn mã HTML do Canvas tạo và lưu thành file .html nếu cần.