Mục lục
Nếu công ty bạn không cho phép sử dụng ChatGPT, Claude hay các công cụ AI bên ngoài, mà chỉ cho phép Microsoft Copilot, và khi mở lên bạn vẫn chưa biết nên bắt đầu từ đâu, thì bài viết này là dành cho bạn.
Linh sẽ không đi qua tất cả tính năng của Copilot. Thay vào đó, chúng ta sẽ cùng làm một công việc thật từ đầu đến cuối. Qua công việc đó, bạn sẽ học cách đặt câu lệnh, cách giúp Copilot hiểu cách mình muốn làm việc, cách sử dụng Copilot ngay trong những công cụ quen thuộc như Outlook và Excel, và cuối cùng là khi nào nên biến một công việc lặp lại thành Agent.
Tình huống hôm nay rất đơn giản. Giả sử mỗi tuần bạn nhận hai báo cáo kinh doanh. Một báo cáo của tuần trước, một báo cáo của tuần này. Công việc của bạn là so sánh hai báo cáo, tìm những thay đổi đáng chú ý, đưa số liệu vào Excel và chuẩn bị vài ý chính để cập nhật cho quản lý. Chúng ta sẽ dùng chính công việc này để học Copilot.
1. Bước 1: Bắt Đầu Bằng Một Việc Thật
Đầu tiên, bạn mở Microsoft Copilot bằng tài khoản công ty của mình. Gói Linh đang dùng là Microsoft 365 Business Premium và Microsoft 365 Copilot Business, trị giá gần 1 triệu đồng nếu mua theo tháng. Giao diện của bạn có thể hơi khác màn hình Linh đang dùng, vì những tính năng có sẵn còn phụ thuộc vào gói Microsoft 365 và cách công ty bạn thiết lập hệ thống.
Bây giờ Linh có hai báo cáo. Một báo cáo của tuần trước và một báo cáo của tuần này. Linh đính kèm cả hai vào Copilot.
Nếu mới bắt đầu, có thể bạn sẽ viết một câu rất đơn giản như: “Hãy so sánh hai báo cáo này.”
Copilot vẫn có thể trả lời. Nhưng kết quả thường chưa đúng với thứ chúng ta thật sự cần. Có thể nó viết một đoạn rất dài. Có thể nó chú ý đến những số liệu không quan trọng. Cũng có thể nó không biết Linh cần kết quả này để chuẩn bị cho một cuộc họp.
Vấn đề không phải vì Copilot không đủ thông minh. Vấn đề là chúng ta chưa giao việc đủ rõ.
Đây là kỹ năng đầu tiên Linh muốn bạn học: trước khi nghĩ đến một câu lệnh thật hay, hãy xác định thật rõ mình muốn Copilot làm việc gì.
Trong trường hợp này, Linh không chỉ muốn “so sánh hai báo cáo”. Linh muốn biết tuần này thay đổi thế nào so với tuần trước, đâu là những biến động đáng chú ý nhất và có điều gì cần báo cho quản lý.
Chỉ cần làm rõ như vậy, chúng ta đã có một nhiệm vụ cụ thể hơn rất nhiều.
2. Bước 2: Viết Một Câu Lệnh Rõ Ràng
Bây giờ chúng ta sẽ viết lại câu lệnh.
Microsoft gợi ý rằng một yêu cầu dành cho Copilot có thể gồm bốn phần: mục tiêu, ngữ cảnh, kỳ vọng và nguồn thông tin. Bạn không nhất thiết phải lúc nào cũng viết đủ cả bốn phần, nhưng đây là một cách rất dễ để người mới kiểm tra xem mình đã giao việc đủ rõ hay chưa.
Đầu tiên là mục tiêu. Linh có thể viết: “Hãy so sánh kết quả kinh doanh tuần này với tuần trước.”
Tiếp theo là ngữ cảnh. Linh thêm: “Tôi đang chuẩn bị cho cuộc họp với quản lý và cần nhanh chóng hiểu những thay đổi đáng chú ý.”
Sau đó là kết quả mong muốn. Linh viết: “Hãy trình bày thành một bảng gồm chỉ số, tuần trước, tuần này, mức thay đổi và phần trăm thay đổi. Sau bảng, cho tôi ba điểm quan trọng nhất cần chú ý.”
Cuối cùng là nguồn thông tin. Linh thêm: “Chỉ sử dụng hai báo cáo tôi đính kèm. Nếu dữ liệu không đủ để kết luận nguyên nhân, hãy nói rõ là chưa đủ dữ liệu thay vì tự suy đoán.”
Ghép lại, chúng ta có thể gửi cho Copilot một yêu cầu như thế này:
“Hãy so sánh kết quả kinh doanh tuần này với tuần trước. Tôi đang chuẩn bị cho cuộc họp với quản lý và cần nhanh chóng hiểu những thay đổi đáng chú ý. Hãy trình bày thành bảng gồm chỉ số, tuần trước, tuần này, mức thay đổi và phần trăm thay đổi. Sau bảng, cho tôi ba điểm quan trọng nhất cần chú ý. Chỉ sử dụng hai báo cáo tôi đính kèm. Nếu dữ liệu không đủ để kết luận nguyên nhân, hãy nói rõ là chưa đủ dữ liệu thay vì tự suy đoán.”
Bây giờ gửi đi.
Bạn sẽ thấy kết quả khác khá nhiều so với câu “Hãy so sánh hai báo cáo này”.
Copilot biết cần tìm gì. Nó biết vì sao bạn cần kết quả. Nó biết phải trình bày theo cách nào. Và quan trọng nhất, chúng ta đã đặt ra ranh giới: khi không đủ dữ liệu thì không được tự suy đoán.
Linh đặc biệt muốn bạn tập thói quen cuối cùng này.
AI rất giỏi tạo ra những câu trả lời nghe hợp lý. Nhưng một câu trả lời nghe hợp lý chưa chắc đã đúng. Khi dùng Copilot với báo cáo, số liệu hoặc những nội dung có ảnh hưởng đến quyết định, bạn vẫn cần mở tài liệu gốc và kiểm tra lại những thông tin quan trọng.
3. Bước 3: Giúp Copilot Hiểu Cách Bạn Muốn Làm Việc
Bây giờ chuyển sang một tình huống khác.
Giả sử một đồng nghiệp gửi cho bạn email hỏi về kết quả tuần này. Bạn muốn trả lời rằng mình đã nhận được báo cáo và sẽ gửi phần phân tích trước ba giờ chiều.
Bạn có thể mở Copilot và yêu cầu: “Hãy trả lời email này. Xác nhận rằng tôi đã nhận được báo cáo và sẽ gửi phần phân tích trước ba giờ chiều. Viết ngắn gọn, tự nhiên và chuyên nghiệp.”
Copilot có thể làm việc này khá nhanh.
Nhưng sau một thời gian sử dụng, bạn có thể nhận ra mình cứ phải nhắc đi nhắc lại những điều giống nhau.
“Viết ngắn thôi.”
“Đưa thông tin quan trọng lên trước.”
“Đừng mở đầu quá trang trọng.”
“Nếu thiếu thông tin thì đừng tự nghĩ ra.”
Nếu mỗi lần đều phải viết lại những yêu cầu này thì khá mất công. Đây là lúc phần Hướng dẫn tùy chỉnh, hay Custom Instructions, trở nên hữu ích.
Trong Copilot Chat, Microsoft cho phép người dùng vào phần cài đặt cá nhân hóa và thêm những hướng dẫn về cách mình muốn Copilot phản hồi trong các cuộc trò chuyện sau.
Để truy cập Hướng dẫn tùy chỉnh, bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng ở dưới góc trái màn hình, chọn Cài đặt, nhấp vào tab Cá nhân hóa. Ở đây bạn sẽ thấy phần hướng dẫn tùy chỉnh, bạn có thể bật hoặc tắt nó như thế này. Để chỉnh sửa hướng dẫn, bạn nhấp vào “Chỉnh sửa hướng dẫn”, sau đó bạn nhập hướng dẫn cá nhân hóa vào khung nội dung ở đây là được.
Ví dụ, Linh có thể ghi: “Khi tôi yêu cầu viết hoặc trả lời email, hãy viết ngắn gọn, tự nhiên và chuyên nghiệp. Đưa thông tin quan trọng lên trước. Tránh những cách mở đầu quá trang trọng. Nếu thiếu thông tin, hãy nói rõ phần còn thiếu thay vì tự bổ sung.”
Sau khi lưu lại, bạn không cần nhắc lại toàn bộ những nguyên tắc đó trong mỗi lần sử dụng.
Có thể hiểu rất đơn giản thế này. Câu lệnh dành cho việc bạn đang làm ngay lúc này. Còn Custom Instructions là những nguyên tắc bạn muốn Copilot ghi nhớ về cách làm việc với bạn nói chung.
Nhưng Linh cũng không khuyên bạn vừa mở Copilot lần đầu đã ngồi viết một trang Custom Instructions thật dài.
Hãy sử dụng một thời gian trước. Mỗi khi thấy mình phải nhắc Copilot cùng một điều nhiều lần, hãy ghi lại. Sau khoảng một tuần, bạn sẽ biết những nguyên tắc nào thật sự đáng đưa vào phần hướng dẫn cố định.
4. Bước 4: Dùng Copilot Ngay Trong Công Việc Hằng Ngày
Bây giờ quay lại báo cáo kinh doanh lúc đầu. Copilot đã giúp chúng ta đọc và so sánh hai tài liệu. Nhưng công việc chưa dừng ở đó. Giả sử Linh còn phải đưa số liệu vào Excel, tạo biểu đồ rồi viết vài dòng nhận xét cho quản lý.
Nếu làm theo cách thông thường, bạn có thể phải mở báo cáo, tìm số liệu, chép sang Excel, sửa lại bảng, tạo công thức, làm biểu đồ rồi viết phần nhận xét.
Tuần nào cũng làm lại những bước đó thì khá tốn thời gian.
Đây là lúc chúng ta có thể bắt đầu sử dụng Copilot ngay trong Excel.
Microsoft hiện cho phép Copilot trong Excel hỗ trợ làm việc với bảng, công thức, PivotTable, biểu đồ và phân tích dữ liệu. Những khả năng bạn nhìn thấy trên tài khoản của mình có thể khác tùy gói Microsoft 365 và cài đặt của công ty.
Giả sử chúng ta đã có bảng doanh thu theo ngày trong Excel như thế này. Để truy cập Copilot trong Excel, bạn có thể nhấn vào biểu tượng Copilot ở đây và nhập câu lệnh mình muốn.
Linh có thể yêu cầu: “Dựa trên bảng dữ liệu này, hãy tạo biểu đồ thể hiện doanh thu theo ngày. Sau đó, cho tôi ba nhận xét đáng chú ý nhất. Đừng chỉ nói ngày nào cao nhất hoặc thấp nhất. Hãy tìm những thay đổi mà người quản lý nên chú ý.”
Copilot sẽ bắt đầu làm việc dựa trên chính bảng dữ liệu đang có trong Excel. Điều Linh muốn bạn chú ý không phải là biểu đồ có đẹp hay không. Điểm quan trọng hơn là cách chúng ta sử dụng AI đã thay đổi.
Ở phần đầu bài viết, chúng ta đưa tài liệu vào Copilot rồi hỏi một câu hỏi. Đến đây, chúng ta bắt đầu để Copilot hỗ trợ ngay trong công cụ mà công việc đang diễn ra. Đó mới là chỗ AI có thể giúp giảm bớt thao tác.
Nếu mỗi lần sử dụng AI, bạn phải chép nội dung từ Excel sang một cửa sổ khác, chờ câu trả lời rồi chép ngược trở lại Excel, đôi khi chúng ta lại đang tạo thêm việc. Còn nếu Copilot có thể hỗ trợ ngay tại nơi bạn đang viết email, xử lý bảng tính hay chuẩn bị tài liệu, chúng ta bắt đầu bỏ được những bước trung gian.
Vì vậy, thay vì chỉ hỏi: “Copilot trả lời được câu hỏi gì?”, hãy thử hỏi một câu khác: “Trong công việc mình đang làm trên Outlook, Word, Excel hay PowerPoint, có bước nào Copilot có thể làm cùng mình không?” Đây là một câu hỏi thực tế hơn rất nhiều.
5. Khi Nào Nên Tạo Agent?
Bây giờ chúng ta quay lại công việc lúc đầu thêm một lần nữa. Tuần nào bạn cũng nhận hai báo cáo. Tuần nào bạn cũng cần so sánh các chỉ số, tính mức thay đổi, tìm những biến động đáng chú ý, kiểm tra nguồn rồi viết vài câu để báo cáo cho quản lý.
Sau một thời gian, bạn có thể nhận ra mình đang nhập gần như cùng một câu lệnh mỗi tuần. Đây là lúc Agent bắt đầu có ích.
Bạn có thể hiểu Agent trong Copilot đơn giản là một trợ lý AI được giao sẵn một nhiệm vụ và một cách làm tương đối cố định.
Microsoft có Agent Builder để tạo những Agent phục vụ các tình huống cụ thể, chẳng hạn Agent hỗ trợ nhân viên mới hoặc Agent hướng dẫn cách viết tài liệu theo tiêu chuẩn của tổ chức.
Với công việc của chúng ta, có thể tạo một Agent chuyên so sánh báo cáo tuần.
Bước đầu tiên, ở giao diện Copilot, bạn tìm mục tác nhân bên thanh công cụ bên trái màn hình. Ngay lập tức, bạn sẽ thấy một số trợ lý ảo có sẵn, và các trợ lý ảo được xây dựng bởi Microsoft. Ở bên dưới phần nổi bật, bạn chọn “Tác nhân mới” để có thể bắt đầu tạo Agent mới nha.
Trong khung chat tạo tác nhân, bạn có thể nhập prompt như sau:
“Bạn là trợ lý phân tích báo cáo tuần. Mỗi khi tôi cung cấp hai báo cáo, hãy xác định đâu là tuần trước và đâu là tuần hiện tại. So sánh các chỉ số tương ứng và trình bày thành bảng gồm chỉ số, tuần trước, tuần này, mức thay đổi và phần trăm thay đổi. Sau bảng, nêu ba biến động đáng chú ý nhất. Không tự suy đoán nguyên nhân nếu dữ liệu không cung cấp bằng chứng. Khi có thể, chỉ rõ nguồn để tôi kiểm tra lại. Cuối cùng, viết ba câu ngắn mà tôi có thể dùng để cập nhật cho quản lý.”
Ngay khi nhấn Enter, Agent Builder sẽ soạn hướng dẫn chi tiết cho Agent mới này. Sau vài phút, bạn sẽ nhận được một Agent mới với tên “Phân Tích Báo Cáo Tuần” gồm thông tin chi tiết về hướng dẫn, kỹ năng và kiến thức. Để lưu lại tác nhân này, bạn nhấn vào nút Tạo trên góc phải màn hình. Sau khi lưu lại, bạn có thể nhấn Bắt đầu trò chuyện để thử phân tích báo cáo bằng Agent nha.
Vậy là với tác nhân Phân tích báo cáo tuần vừa tạo, trong tuần tiếp theo bạn chỉ cần đưa hai báo cáo mới vào và yêu cầu Agent phân tích theo hướng dẫn đã có.
Nhưng có một điều Linh muốn nhấn mạnh. Đừng vội tạo Agent cho một công việc mà bạn mới làm một lần. Lần đầu, hãy làm cùng Copilot Chat. Lần thứ hai, xem câu lệnh của mình còn thiếu gì. Lần thứ ba, quan sát xem Copilot thường sai ở đâu và phần nào con người vẫn phải kiểm tra.
Chỉ khi quy trình đã tương đối ổn định thì mới nên biến nó thành Agent. Nếu quy trình chưa tốt mà đã tự động hóa, chúng ta chỉ đang giúp một cách làm chưa tốt được lặp lại nhanh hơn.
6. Một Điều Cần Nhớ Khi Dùng Copilot Trong Công Ty
Nếu công ty bạn chỉ cho sử dụng Microsoft Copilot vì yêu cầu về bảo mật, vẫn có một nguyên tắc rất quan trọng.
Được phép sử dụng Copilot không có nghĩa là tài liệu nào cũng được phép đưa vào Copilot.
Bạn vẫn phải tuân thủ quy định của công ty về quyền truy cập, tài liệu mật, dữ liệu khách hàng và những thông tin nhạy cảm.
Và kể cả khi Copilot đưa ra một câu trả lời rất tự tin, với những nội dung quan trọng, con người vẫn phải kiểm tra lại trước khi gửi đi hoặc dùng để ra quyết định.
AI có thể giúp chúng ta đọc nhanh hơn, so sánh nhanh hơn, viết bản nháp nhanh hơn và làm bớt nhiều thao tác lặp lại. Nhưng người chịu trách nhiệm cho kết quả cuối cùng vẫn là chúng ta.
Lời Kết: Hãy Thử Bắt Đầu
Nếu bạn mới bắt đầu dùng Copilot, Linh muốn bạn thử một bài tập rất đơn giản trong tuần này. Hãy tìm một công việc mà bạn phải làm lặp đi lặp lại. Có thể là đọc một báo cáo, viết email, chuẩn bị một cuộc họp, xử lý một bảng Excel hay tóm tắt một tài liệu.
Đừng bắt đầu bằng câu hỏi: “Copilot còn có những tính năng gì?” Hãy bắt đầu bằng câu hỏi: “Việc nào đang lấy nhiều thời gian của mình?”
Sau đó thử làm việc đó cùng Copilot. Lần đầu, tập giao việc rõ ràng. Lần thứ hai, sửa lại câu lệnh. Lần thứ ba, xem bước nào có thể rút ngắn và bước nào mình vẫn phải tự kiểm tra. Khi một quy trình đã thật sự rõ, lúc đó mới nghĩ đến chuyện tự động hóa.
Theo Linh, đó là cách dễ nhất để làm quen với AI. Không phải cố học thật nhiều công cụ trong một lúc. Mà là từng bước tìm ra những việc mà mình và AI có thể phối hợp với nhau tốt hơn.
