Mục lục
Hãy tưởng tượng bạn đang chuẩn bị trình bày kế hoạch phân bổ ngân sách cho 5 dự án của công ty.
Bạn đã tính toán trong Excel và chuẩn bị sẵn 3 phương án: 1 tỷ, 1,5 tỷ và 2 tỷ đồng, mỗi phương án có danh sách dự án được chọn và số tiền còn lại. Tuy nhiên, khi lãnh đạo muốn chuyển đổi nhanh giữa các phương án để so sánh, bộ slide tĩnh khiến bạn phải liên tục chuyển trang hoặc mở lại Excel.
Sẽ thế nào nếu chỉ cần bấm chọn ngân sách, bạn có thể linh hoạt chuyển mức ngân sách, lọc theo phòng ban và mở xem chi tiết từng dự án ngay trên một slide PowerPoint?
Đó là điều chúng ta sẽ thực hành trong bài viết này với Copilot và PowerPoint.
Cập nhật này không chỉ là thêm một vài hiệu ứng bắt mắt mà là tạo một bộ slide tương tác có thể phản hồi theo lựa chọn của người trình bày hoặc người xem. Bạn có thể lọc dữ liệu, mở thông tin chi tiết, chuyển đổi dữ liệu giữa các phương án hoặc khám phá từng giai đoạn của một kế hoạch.
Nói cách khác, slide không còn chỉ dùng để trình chiếu những gì mình đã chuẩn bị. Nó bắt đầu trở thành một công cụ giúp cả phòng cùng khám phá thông tin và đưa ra quyết định cuối cùng.
1. Tạo Interactive Slide Đầu Tiên
Chúng ta sẽ bắt đầu với một file PowerPoint mới. Trong tab Home hoặc Insert, bạn tìm Interactive Slide. Nếu không thấy nút này, bạn cũng có thể mở Copilot, vào phần Skills và chọn Create interactive slide để có thể bắt đầu tạo slide thuyết trình tương tác.
Khi nhấn vào nút Interactive Slide, PowerPoint sẽ hiển thị 5 dạng slide tương tác là Summary, Timeline, Dashboard, Comparison và Custom. Để Linh giải thích thêm. Summary phù hợp với nội dung tổng hợp. Timeline phù hợp với các mốc thời gian. Dashboard thì dùng để khám phá số liệu. Comparison dùng để so sánh các phương án. Còn Custom cho phép mình mô tả một trải nghiệm riêng.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ dùng một file Excel gồm năm dự án và ba phương án ngân sách đã được tính trước. Mỗi dòng chứa tên dự án, phòng ban, chi phí, mức độ tác động và mô tả ngắn. Ba cột tiếp theo cho biết dự án có nằm trong phương án 1 tỷ, 1,5 tỷ hay 2 tỷ đồng hay không.
Copilot không chịu trách nhiệm quyết định dự án nào tốt nhất. Nhiệm vụ của nó là biến các phương án đã được chuẩn bị thành một slide tương tác được và dễ hiểu. Người xem có thể chuyển mức ngân sách, xem những dự án tương ứng, lọc theo phòng ban và mở thông tin chi tiết.
Để bắt đầu, bạn cần đính kèm file Excel tổng chứa dữ liệu lên Copilot bằng cách chọn dấu cộng, nhấp vào tải hình ảnh và tệp, rồi chọn tải lên file Excel như thế này là được. Tiếp theo, thay vì chỉ yêu cầu tạo một slide chuyên nghiệp, chúng ta cần nói rõ dữ liệu nằm ở đâu, người xem được tương tác như thế nào và Copilot không được tự tạo thêm phương án.
Linh sẽ nhập yêu cầu như sau:
Dựa trên file Excel đính kèm, hãy tạo một Interactive Dashboard cho cuộc họp phân bổ ngân sách. Tạo ba lựa chọn tương ứng với ngân sách 1 tỷ, 1,5 tỷ và 2 tỷ đồng. Khi chọn một mức ngân sách, chỉ hiển thị những dự án đã được đánh dấu trong phương án đó. Hiển thị tổng chi phí và ngân sách còn lại đúng theo file. Cho phép lọc theo phòng ban. Khi chọn một dự án, hiển thị tên, mục tiêu, chi phí, mức độ tác động và mô tả ngắn. Không tự tính phương án mới, không thay đổi dự án được lựa chọn và không bổ sung số liệu ngoài file Excel.
Sau khi gửi yêu cầu, Copilot sẽ tạo phiên bản đầu tiên. Nhìn qua thấy rất “nịnh mắt” đúng không các bạn? Nhưng hãy cùng nhau kiểm tra bộ slide này xem nó đã hoạt động đúng chưa nha.
2. Kiểm Tra Và Hoàn Thiện Bộ Slide
Trước hết, chúng ta đối chiếu slide với file Excel. Slide đã có đủ năm dự án chưa? Mỗi dự án có đúng phòng ban, chi phí và mức độ tác động không? Copilot có tự bổ sung số liệu nào không?
Tiếp theo, chúng ta thử lần lượt ba mức ngân sách. Ở mỗi mức, danh sách dự án, tổng chi phí và ngân sách còn lại phải trùng với phương án đã được tính trong Excel. Copilot không được tự thay thế hoặc đề xuất thêm dự án.
Sau đó, chúng ta thử lọc theo phòng ban và mở thông tin chi tiết của một dự án. Mục tiêu là kiểm tra slide có trình bày đúng số liệu và giúp người xem so sánh các phương án dễ dàng hay không.
Thông thường, phiên bản đầu tiên sẽ chưa hoàn hảo. Trong kết quả của Linh, Copilot đã tạo đủ ba mức ngân sách nhưng phần tổng chi phí và ngân sách còn lại đang được hiển thị khá nhỏ. Trong khi đó, phần mô tả dự án lại chiếm quá nhiều diện tích, khiến người xem khó nhận ra con số quan trọng nhất.
Vòng chỉnh sửa đầu tiên sẽ tập trung nhiều hơn vào bố cục. Linh yêu cầu Copilot: Giữ nguyên toàn bộ dữ liệu và các tương tác. Đưa phần tổng chi phí và ngân sách còn lại lên phía trên. Rút gọn phần mô tả dự án và làm nổi bật mức ngân sách đang được chọn.
Sau khi Copilot cập nhật, ba con số quan trọng đã được đưa lên vị trí dễ quan sát hơn. Linh chuyển lần lượt qua ba mức ngân sách để kiểm tra. Danh sách dự án, tổng chi phí và ngân sách còn lại vẫn phải trùng với file Excel. Nếu Copilot thay đổi một con số hoặc một dự án, bạn cần yêu cầu nó khôi phục lại đúng dữ liệu nguồn trước khi tiếp tục nha.
Giờ với vòng chỉnh sửa thứ hai, Linh sẽ tập trung vào màu sắc và bộ lọc. Ở phiên bản hiện tại, Copilot đang sử dụng khá nhiều màu trên các thẻ dự án, khiến slide trông sinh động nhưng hơi khó tập trung. Với một dashboard dùng trong cuộc họp, màu sắc cần giúp người xem nhận biết trạng thái, chứ không nên cạnh tranh sự chú ý với dữ liệu ha các bạn.
Linh sẽ yêu cầu Copilot sử dụng nền trắng. Phần tiêu đề, tên dự án và các con số chính dùng màu xanh navy đậm, mã màu 17324D. Mức ngân sách đang được chọn và bộ lọc đang hoạt động dùng màu xanh teal, mã màu 00A88F, với chữ trắng. Những nút chưa được chọn dùng màu xám nhạt, mã màu E9EEF2, với chữ xanh navy. Bạn có thể mô tả màu sắc mình muốn, nhưng nếu cung cấp mã màu thì Copilot sẽ điều chỉnh chính xác hơn nha.
Linh nhập yêu cầu như sau:
Giữ nguyên toàn bộ dữ liệu và tương tác. Đổi nền slide thành màu trắng. Dùng màu 17324D cho tiêu đề, tên dự án và số liệu chính. Dùng màu 00A88F cho mức ngân sách đang được chọn và bộ lọc đang hoạt động, với chữ trắng. Dùng màu E9EEF2 cho các nút chưa được chọn, với chữ màu 17324D. Hiển thị phòng ban bằng nhãn chữ, không tạo thêm màu mới. Thêm bộ lọc theo phòng ban và một lựa chọn để hiển thị lại tất cả dự án.
Sau khi cập nhật, trải nghiệm tương tác trở nên rõ ràng và mượt mà hơn.
Sau mỗi vòng chỉnh sửa, chúng ta đều phải đối chiếu lại với Excel. Một yêu cầu thay đổi bố cục hoặc màu sắc đôi khi có thể khiến Copilot thay đổi cả nội dung mà mình không yêu cầu. Vì vậy, hãy chỉnh từng nhóm vấn đề và thử lại các mức ngân sách, bộ lọc cùng thông tin chi tiết trước khi chuyển sang bước tiếp theo.
Khi slide đã đúng dữ liệu và dễ theo dõi, chúng ta mở chế độ Slide Show để chạy thử như trong một cuộc họp thật. Linh lần lượt chuyển giữa ba mức ngân sách, sử dụng bộ lọc phòng ban và mở chi tiết một dự án.
Ở bước này, hãy chú ý xem tiêu đề và số liệu có đủ lớn để người ngồi xa vẫn đọc được không. Mức ngân sách đang chọn có nổi bật rõ so với hai mức còn lại không? Các nút có đủ lớn để bấm chính xác không? Khi đổi bộ lọc, nội dung thay đổi có đủ rõ để người xem nhận ra không?
Thấy là kiểm tra hơi nhiều đúng không? Nhưng bạn đừng bỏ qua bước này nha! Bởi vì một slide có thể nhìn ok trong chế độ chỉnh sửa chưa chắc đã dễ sử dụng khi trình chiếu toàn màn hình. Chỉ khi đã nhấn thử toàn bộ tương tác trong Slide Show, chúng ta mới nên lưu file, chia sẻ cho các thành viên trong cuộc họp.
3. Khi Nào Interactive Slides Thực Sự Hữu Ích
Ngoài việc so sánh các phương án ngân sách, tính năng Interactive Slides này còn phù hợp với những nội dung có nhiều lựa chọn, trạng thái hoặc nhánh thông tin. Ví dụ, một đội bán hàng có thể tạo slide so sánh các gói dịch vụ. Người trình bày chọn quy mô doanh nghiệp hoặc nhu cầu của khách hàng, sau đó linh hoạt nhấn chuyển giữa các gói để so sánh tính năng, chi phí và đối tượng phù hợp.
Trong đào tạo, một slide tương tác có thể giúp người học khám phá cấu tạo của một đối tượng hoặc hệ thống. Chẳng hạn, khi học về các thành phần của máy tính, người học có thể nhấn vào từng bộ phận để xem tên, chức năng và cách bộ phận đó liên kết với những thành phần còn lại. Thay vì tiếp nhận tất cả thông tin cùng lúc, họ có thể chủ động khám phá từng phần theo tốc độ của mình.
Interactive Slides cũng phù hợp với timeline dự án. Người xem có thể chọn từng giai đoạn để mở và xem nhiệm vụ, người phụ trách và các mốc quan trọng.
Điểm chung của những tình huống này là nội dung có nhiều lớp thông tin mà người xem cần chủ động khám phá. Vậy nên, nếu một slide chỉ truyền tải một thông điệp đơn giản hoặc một kết luận duy nhất, việc biến slide đó thành slide tương tác có thể không cần thiết.
Vì vậy, đừng biến tất cả slide thành slide tương tác nha. Hãy ưu tiên slide tương tác với những nội dung có nhiều phương án cần so sánh, nhiều trạng thái dữ liệu hoặc nhiều bước cần được khám phá để giúp bài thuyết trình trở nên dễ hình dung hơn.
4. Bắt Đầu Với 1 Slide Duy Nhất
Có một điều Linh nhận thấy trong công việc: Chúng ta dành rất nhiều thời gian chuẩn bị tài liệu, nhưng sau khi cuộc họp kết thúc, không ít bộ slide lại nằm yên mãi trong một thư mục nào đó. Trong khi đó, kiến thức và công sức đầu tư của bạn vào chúng hoàn toàn có thể tiếp tục tạo ra giá trị.
Với Interactive Slides, một bài thuyết trình có thể trở thành tài liệu để đồng nghiệp tự tìm hiểu, để người quản lý tham khảo lại, hoặc để cả nhóm tiếp tục sử dụng trong những cuộc họp sau.
Và Linh nghĩ, một bước tiến trong năng lực làm việc là khi những gì bạn tạo ra vẫn tiếp tục hữu ích, ngay cả khi bạn không trực tiếp tham gia. Vậy nên, hãy tận dụng AI để biến công sức của mình thành những giá trị có thể được chia sẻ và sử dụng lâu dài hơn.
Sau khi đọc xong bài viết này, bạn chỉ cần chọn 1 slide trong một bộ slide thuyết trình bất kỳ và thử ngay tính năng hữu ích này của Copilot trong Powerpoint nha!
