4 Cấp Độ Sử Dụng Gemini Spark (Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao)

Trong bài viết hôm nay, Trí sẽ cùng bạn khám phá 4 cấp độ sử dụng Gemini Spark, từ cơ bản đến nâng cao để bạn có thể tận dụng công cụ này một cách tối đa cho công việc của mình nha!

1. Cấp độ 1: Tạo không gian làm việc

Ở cấp độ thứ nhất, chúng ta sẽ tạo một không gian làm việc để Gemini Spark có đầy đủ tài liệu tham chiếu chuẩn.

Thay vì mỗi lần cần Gemini hỗ trợ, bạn lại phải tải file mẫu lên và giải thích lại từ đầu, Trí sẽ hướng dẫn bạn tạo một thư mục chung trên Google Drive.

Đầu tiên, bạn truy cập vào Google Drive và tạo một thư mục mới đặt tên là “Gemini Spark”. Thư mục này sẽ đóng vai trò như một không gian làm việc chung, lưu trữ toàn bộ các tài liệu mà bạn cần sử dụng thường xuyên. Bạn có thể hiểu nó tương tự như tính năng Project trong Claude hay ChatGPT Work vậy.

Trong thư mục “Gemini Spark” vừa tạo, Trí sẽ tải lên hai tài liệu mẫu chuẩn gồm: “Mẫu ghi chú cuộc họp” và “Mẫu email báo cáo”.

Bây giờ, bạn quay trở lại giao diện Gemini Spark. À! Nếu bạn chưa biết cách truy cập hay kết nối Gemini Spark thì có thể nhấp vào link này để đọc bài viết của tuần trước nha, Trí đã có hướng dẫn khá chi tiết rồi đó!

Trở lại với bài viết, tại khung chat ở giữa màn hình, bạn dán bản ghi chú thô của một cuộc họp, rồi nhập câu lệnh: "Đây là bản ghi chú cuộc họp của tôi. Trong thư mục Gemini Spark, hãy sử dụng Mẫu ghi chú cuộc họp để hệ thống lại nội dung cuộc họp vừa rồi và tạo thành một file Google Docs."

Sau đó nhấn Enter. Chỉ sau vài phút, Gemini Spark sẽ tự động truy cập Drive, đọc mẫu chuẩn và trả về cho bạn một bản ghi chú cuộc họp hoàn chỉnh theo đúng cấu trúc đã thiết lập dưới dạng Google Docs!

Như vậy ở cấp độ 1, thay vì chỉ prompt rồi nhận một câu trả lời đơn lẻ, chúng ta đã bắt đầu cung cấp cho Gemini một không gian làm việc và những tài liệu chuẩn để AI dựa vào.

2. Cấp độ 2: Đóng gói thành kỹ năng

Nhưng nếu tuần nào bạn cũng phải họp thì sao? Chẳng lẽ mỗi lần họp xong, chúng ta lại phải gõ lại một câu lệnh dài dòng như ở bước trước?

Đây là lúc chúng ta tiến lên cấp độ thứ 2: Đóng gói những công việc lặp lại thành kỹ năng (hay Skill).

Sau khi đã có quy trình tạo ghi chú cuộc họp chuẩn ở cấp độ 1, Trí sẽ yêu cầu Gemini Spark đóng gói toàn bộ quy trình này thành một kỹ năng có tên là Meeting Notes.

Tại khung chat, bạn nhập câu lệnh: "Hãy đóng gói quy trình xử lý ghi chú cuộc họp vừa rồi thành một kỹ năng và đặt tên là Meeting Notes."

Sau đó nhấn Enter. Ngay lập tức, Gemini Spark sẽ ghi nhớ toàn bộ quy tắc: tìm template ở đâu, xử lý dữ liệu ra sao và cấu trúc đầu ra là gì. Bạn cũng có thể di chuyển sang thanh công cụ bên trái giao diện, nhấp vào mục Skills để kiểm tra kỹ năng vừa được tạo.

Từ lần sau, bạn không cần phải giải thích lại bất kỳ điều gì. Bạn chỉ cần đưa nội dung cuộc họp thô vào khung chat và gõ /meeting-notes - sau đó nhấn Enter thì chỉ sau vài giây, Gemini Spark sẽ tự động thực hiện lại toàn bộ quy trình đã được thiết lập.

Khác biệt cốt lõi ở cấp độ này chính là: Cấp độ 1 là "Làm việc này cho tôi", còn Cấp độ 2 là "Hãy nhớ cách làm việc này để tôi có thể tái sử dụng bất cứ lúc nào".

Và nếu bạn đang sử dụng các sản phẩm thuộc hệ sinh thái AI của Google, như: Gemini, Notebook, Google Workspace, Google AI Studio thì đội ngũ Skills Bridge đã thiết kế khóa học Gemini Productivity nhằm giúp bạn khai thác Gemini ngay trong Google Workspace. Nhờ tích hợp AI vào các công cụ quen thuộc, bạn có thể tăng hiệu suất công việc lên gấp 5 lần.
Khóa học thực hành kéo dài 9 tiếng với 8 modules, hơn 50 video và bài tập thực tế. Trainer sẽ hướng dẫn bạn từ soạn email, tóm tắt Docs, phân tích Sheets đến tạo hình ảnh, âm thanh trong Google AI Studio. Trí đã để link khóa học kèm ưu đãi tại đây. Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin chi tiết ở đó nha!

3. Cấp độ 3: Tự động hóa công việc

Ở cấp độ 2, chúng ta vẫn phải chủ động mở khung chat và gọi kỹ năng. Sang cấp độ 3, chúng ta sẽ tiến thêm một bước nữa: Tự động hóa công việc theo điều kiện với lịch biểu.

Giả sử, Trí đã có bản tóm tắt cuộc họp. Ngay sau đó, sếp gửi Gmail yêu cầu Trí tổng hợp tình hình công việc qua email. Thay vì phải đọc email, tìm meeting notes, mở Gemini, yêu cầu viết email rồi lại copy dán ngược lại Gmail, Trí muốn Gemini Spark tự động thực hiện phần lớn quy trình này.

Đầu tiên, Trí tạo một skill viết email dựa trên file “Mẫu email báo cáo” nằm trong thư mục Gemini Spark trên Drive. Ví dụ, Trí đã tạo sẵn một Skill tên là /boss-email.

Tiếp theo, tại khung chat bạn nhập: "Hãy tạo cho tôi một lịch biểu sao cho mỗi lần sếp tôi nhắn yêu cầu bản tóm tắt cuộc họp, hãy thực hiện kỹ năng /boss-email và tạo một bản nháp trong Gmail để tôi duyệt trước khi gửi."

Sau đó nhấn Enter. Sau khi thiết lập xong, bạn sẽ thấy lịch biểu tự động hiện ra ở mục Schedule. Trí có thể gửi một email cho chính mình để test luôn.

Sau vài giây, Gemini Spark đã quét thấy email đòi bản tóm tắt và thực hiện ngay công việc bằng cách trả lời email theo kỹ năng đã tạo và lưu vào thư nháp. Gemini Spark còn đính kèm link của bản tóm tắt đầy đủ nữa! Rất chi tiết đúng không? Việc còn lại của bạn chỉ là kiểm tra nhanh và nhấn nút Gửi.

Có một lưu ý ở đây là: Có 2 dạng lịch biểu bạn có thể tạo với Gemini Spark.

(1) Loại thứ nhất là lịch biểu lặp lại theo thời gian. Nghĩa là cứ đến một khoảng thời gian nhất định ví dụ như 4 giờ chiều thứ 5, thì công việc sẽ tự động chạy.

(2) Loại thứ 2 là lịch biểu lặp lại với điều kiện. Nghĩa là khi có một hành động nào đó được thực hiện, thì lịch biểu sẽ được kích hoạt. Và lịch biểu chúng ta vừa tạo ở trên là lịch biểu dạng có điều kiện.

Tại thời điểm hiện tại, lịch biểu có điều kiện trong Gemini Spark còn khá hạn chế với ít hành động ví dụ như nhận email mới, và chỉ có thể được tạo bằng cách gõ yêu cầu trong khung chat thôi nha các bạn.

4. Cấp độ 4: Cá nhân hóa cách Gemini làm việc

Đến đây, bạn có để ý thấy một vấn đề không? Gemini Spark có thể làm đúng quy trình, nhưng kết quả đôi khi vẫn khá máy móc. Email đúng cấu trúc nhưng chưa chắc giống văn phong của bạn. Cách xưng hô chưa chính xác, và có những nguyên tắc cá nhân bạn cứ phải nhắc đi nhắc lại hết lần này đến lần khác.

Vì vậy, chúng ta đến cấp độ thứ 4 chính là: Cá nhân hóa cách Gemini làm việc.

Nếu trên Claude Cowork chúng ta có file Claude.md để cài đặt hướng dẫn chung, thì với Gemini Spark hoạt động trên đám mây, chúng ta sẽ làm thế nào?

Cũng rất đơn giản, chúng ta sẽ mở Google Drive lên, tải một file văn bản tên là Spark.md và lưu vào thư mục Gemini Spark.

File này sẽ chứa toàn bộ thông tin bối cảnh và nguyên tắc cá nhân mà bạn muốn Gemini luôn tuân theo.

Ví dụ: Bạn là ai, chức vụ và công việc hiện tại. Phong cách viết email của bạn (ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề, không dùng từ sáo rỗng). Những cách diễn đạt cần tránh. Tiêu chuẩn đầu ra cho từng loại tài liệu.

Ở đây, bạn có thể thấy Trí đã quy định khi gửi email cho sếp thì luôn xưng "Em" và gọi sếp là "anh Tú".

Tuy nhiên, có một lưu ý rất quan trọng ở bước này: Gemini sẽ không mặc định tự động đọc file này trước mọi tác vụ. Do đó, bạn nhìn sang thanh menu bên trái, truy cập vào mục Skills, chọn cập nhật các Skill đã tạo (/meeting-notes, /boss-email) và bổ sung thêm một quy định bắt buộc vào phần hướng dẫn: "Hãy tìm kiếm và đọc file Spark.md trong thư mục Drive Gemini Spark trước khi thực hiện bất cứ điều gì."

Bây giờ, Trí thử chạy lại quy trình soạn email cho sếp ở bước trước nha. Và chỉ sau vài giây, bản nháp email mới được tạo ra. Lần này, nội dung không chỉ chuẩn template mà cách xưng hô cũng đã hoàn toàn thay đổi. Đúng như Trí thiết lập trong file Spark.md, Gemini Spark đã tự động gọi đúng tên sếp của Trí là "anh Tú" với văn phong vô cùng tự nhiên!

Lúc này, chúng ta không chỉ dạy Gemini "phải làm gì", mà còn dạy Gemini "phải làm như thế nào"!

Lời kết: 

Vậy là Trí đã cùng bạn khám phá trọn vẹn 4 cấp độ sử dụng Gemini Spark theo một lộ trình rất rõ ràng.

Với 4 cấp độ này, bạn hoàn toàn có thể xây dựng hệ thống tự động cho việc làm báo cáo tuần, tổng hợp nghiên cứu, theo dõi dự án, chuẩn bị tài liệu họp hay xử lý phản hồi khách hàng.

Mục tiêu cuối cùng không phải là học thêm thật nhiều câu prompt lẻ tẻ, mà là từng bước biến những công việc thủ công hàng ngày thành một hệ thống tự động hóa thông minh do Gemini Spark hỗ trợ.

Sau khi đọc xong, bạn hãy thử ngay 4 cấp độ sử dụng Gemini Spark này cho công việc của mình nha!