Trong mô hình của Horenso, báo cáo là một nhiệm vụ thiết yếu. Nếu bạn không báo cáo tiến độ của mình, cấp trên sẽ không biết công việc của bạn đang tiến triển như thế nào và có thể trở nên lo lắng vì họ rất bận và rất nhiều công việc đang cần được giải quyết. Do đó, điều quan trọng là phải chủ động báo cáo tiến độ của bạn, ngay cả khi sếp của bạn không yêu cầu bạn. Điều này sẽ giúp sếp hiểu tình hình công việc của bạn và khiến họ nghĩ tốt về bạn.

Vậy nên báo cáo vào thời điểm nào? Cách thức ra sao. Một vài điểm bạn cần lưu ý:

Thời điểm báo cáo:

Khi kết thúc công việc được giao: Đối với các dự án dài hạn bạn nên báo cáo tiến độ thường xuyên, không chỉ khi kết thúc.

Phương pháp báo cáo:

Bạn nên báo cáo định kỳ, chính xác, đầy đủ, văn phong lịch sự và tôn trọng người nhận tin tránh báo cáo ngẫu hứng, thiếu chính xác và thiếu thông tin. Khi bạn làm như vậy sẽ thể hiện thái độ làm việc chuyên nghiệp và không gây mất thời gian cho đôi bên.

Giao tiếp là cả một nghệ thuật và đây cũng là bước khó nhất trong mô hình HoRenSo. Vì trong không gian làm việc, mọi người đều có công việc, nhiệm vụ riêng và không phải ai cũng luôn có thời gian dành cho bạn. Vì vậy việc trao đổi phải vô cùng cẩn trọng và phù hợp. Khi trao đổi thông tin hay công việc bạn nên:

• Truyền đạt thông điệp ngắn gọn và kịp thời: Khi có việc đơn giản hoặc cần gấp, hãy sử dụng các phương tiện như điện thoại, fax để truyền đạt thông điệp một cách nhanh chóng. Hạn chế sự rườm rà và chỉ nêu những điểm cần thiết.
• Sử dụng văn bản cho những vấn đề quan trọng: Khi thảo luận về các phương châm, cải tiến chất lượng, rút kinh nghiệm cho lần sau và những vấn đề quan trọng khác, hãy sử dụng văn bản để liên lạc. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin được ghi chép và truyền đạt một cách rõ ràng.

Tuy nhiên bạn cũng cần lưu ý những điều không nên làm trong quá trình liên lạc với đồng nghiệp hay cấp trên của mình như tránh liên lạc quá dài dòng và khó hiểu và không liên lạc với những đối tượng hoặc nội dung không liên quan đến công việc hiện tại.

Chìa khóa để các thành viên trong nhóm giải quyết vấn đề hiệu quả chính là thảo luận. Bằng cách thảo luận và chia sẻ các quan điểm khác nhau, các thành viên trong nhóm có thể đưa ra các giải pháp giải quyết tất cả các khía cạnh của vấn đề, lựa chọn phương án tối ưu nhất. Điều này có thể cải thiện hiệu suất công việc và dẫn đến kết quả tốt hơn.

Một buổi trao đổi và thảo luận thành công phải có mục đích rõ ràng, giao tiếp cởi mở và sẵn sàng thỏa hiệp. Mọi người hiểu được vai trò của mình như thế nào đối với sự thành công của cả đội. Thảo luận giữa các thành viên thất bại là khi ý kiến không được ghi nhận hoặc bị bác bỏ ngay lập tức.

Quy tắc HoRenSo có thể được áp dụng trong bất kỳ tình huống nào mà việc giao tiếp và làm việc nhóm là quan trọng. Đó là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để nâng cao hiệu suất và hiệu quả trong cả công việc và cuộc sống. Bằng cách tuân thủ những nguyên tắc trên, bạn có thể nâng cao khả năng giao tiếp và tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp. Điều này giúp cải thiện giao tiếp và tinh thần đồng đội giữa các đồng nghiệp đồng thời giúp tạo mối quan hệ gần gũi hơn giữa cấp trên và nhân viên. Hãy đón chờ những khóa học cũng như các sự kiện sắp tới tại Skills Bridge để không bỏ lỡ những cơ hội quý giá phát triển bản thân và sự nghiệp.