Một trong những kỹ năng giao tiếp với cấp trên là thiết lập một cuộc họp trao đổi 1:1 với sếp của bạn. Những cuộc họp này sẽ cho phép bạn nói chuyện với sếp về các chủ đề như công việc hiện tại, ý tưởng mới hoặc thậm chí là những khó khăn bạn đang gặp phải. Đừng chỉ lặng lẽ làm việc và bỏ qua giao tiếp với cấp trên, bởi vì sếp của bạn có thể không biết bạn đang làm gì khi họ bận rộn với trách nhiệm của mình. Hơn nữa, cuộc trò chuyện sẽ cung cấp cho sếp nhiều cơ hội hơn để đánh giá khả năng của bạn và tìm hiểu thêm về mong muốn phát triển của bạn.

Hãy chuẩn bị rõ ràng kế hoạch bạn cần trình bày, điều khó khăn bạn gặp phải và một số ý tưởng mới với một số cải tiến thú vị. Báo cáo và khó khăn của bạn sẽ được sếp cất nhắc, và dành cho bạn những câu trả lời sâu sắc hơn.

Trước cuộc họp, hãy nghiên cứu kỹ lưỡng và lên kế hoạch về những gì bạn sẽ thảo luận với sếp. Bạn nên chuẩn bị sẵn sàng để trả lời thêm ba cấp độ câu hỏi từ sếp cho bất kỳ vấn đề nào.

Nghĩa là hãy thử tưởng tượng nếu người khác đưa ra những đề nghị này thì bạn sẽ hỏi lại những gì. Đó là tất cả các câu hỏi bạn nên chuẩn bị trước câu trả lời trước khi vào buổi họp để chứng tỏ cho sếp thấy bạn đã nghiên cứu sâu.

Khi trình bày kế hoạch, tốt nhất bạn nên đưa ra 3 lựa chọn. Vì nếu có ít hơn 3 thì cảm giác là bạn đã nghiên cứu chưa đủ. Nhưng nếu có quá nhiều lựa chọn, có thể bạn chưa thực sự sàng lọc đủ sâu để đưa ra đánh giá cho những lựa chọn tốt nhất. Chắc chắn rằng lựa chọn của bạn thể hiện rõ vấn đề và nhu cầu của nó.

Khi nói, hãy chuẩn bị các slide tóm tắt ý tưởng của bạn hoặc một vài hình ảnh cụ thể nếu bạn không có thời gian làm slide, hãy vận dụng kỹ năng thuyết trình của bạn vào công việc. Mục tiêu của mỗi slide là để người đọc có thể đọc nó trong 5 giây và hiểu thông điệp chính ngay lập tức bằng mô tả và hình ảnh thực tế. Biểu đồ và bảng số liệu có thể được sử dụng để cung cấp phân tích sâu hơn, hợp lý hơn hoặc vạch rõ số liệu, KPI cần đạt được. Tránh trình bày quá nhiều từ ngay trong slide vì bạn có thể đưa ra gợi ý và giải thích rõ ràng các ý tưởng bằng lời nói trong cuộc họp.

Hơn nữa, bạn phải có một cấu trúc rõ ràng về bố cục và thứ tự trình bày. Báo cáo nên bắt đầu với một cái nhìn tổng quan và sau đó tiến hành các chi tiết, hãy chắc chắn rằng bạn đã có phần mục lục trong slide trình bày. Khi Linh nói chuyện với một số bạn trẻ, họ thường mắc lỗi bắt đầu bằng chi tiết và sau đó đưa ra gợi ý. Vì sếp sẽ không có đủ thời gian để nghe phân tích toàn bộ mà họ chỉ quan tâm đến tổng quan công việc. Công việc của bạn là sàng lọc tất cả các thông tin, nghiên cứu và lọc ra những yếu tố quan trọng, sau đó phân tích và trình bày với họ.

Bên cạnh đó, nếu trong cuộc họp bạn được hỏi những vấn đề chưa rõ thì nên trả lời “Vấn đề này tôi chưa tìm hiểu kỹ, để tôi xem lại và trả lời bạn sau”. Nếu bạn không có câu trả lời trong lĩnh vực đó, hãy nói rõ rằng bạn không biết và không nên suy đoán.

Nó sẽ khác khi chúng ta viết so với khi chúng ta nói trong cuộc họp. Nó đòi hỏi khả năng trình bày một cách mạch lạc và thuyết phục. Hãy nhớ chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hành kế hoạch của bạn trước khi trình bày với sếp.

SkillsBridge sẽ chia sẻ với các bạn một số đúc kết hữu ích về cách trình bày ý tưởng hay báo cáo công việc. Mong bạn sẽ hoàn thành tốt công việc của mình khi hoàn thiện kỹ năng giao tiếp ứng xử và kỹ năng thuyết trình. SkillsBridge chúc bạn thành công và thăng tiến trong sự nghiệp!