Bí quyết quản lý nhiều dự án cùng lúc một cách hiệu quả
Khi bạn làm việc đa nhiệm, là bạn đang (1) thực hiện hai hoặc nhiều nhiệm vụ cùng lúc, (2) chuyển đổi qua lại từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác hoặc (3) hoàn thành nhanh chóng một số nhiệm vụ liên tiếp trong một khung thời gian nhất định. Hãy hoàn thiện kỹ năng quản lý thời gian, ưu điểm của nó là cho phép chúng ta giải quyết nhiều vấn đề cùng một lúc và quản lý thời gian hiệu quả. Tuy nhiên, trên thực tế, điều này có thể gây mất tập trung đáng kể, tốn thời gian và giảm năng suất tới 40%. Lý do cho điều này là bộ não không thể xử lý nhiều nhiệm vụ như chúng ta vẫn tưởng.
Ba mẹo dưới đây sẽ hỗ trợ bạn quản lý thành công nhiều dự án hay nhiều nhiệm vụ một lúc.
Thiết lập mục tiêu công việc rõ ràng và tạo danh sách việc cần làm cụ thể
Hãy học cách đặt mục tiêu, chia các nhiệm vụ phức tạp thành các giai đoạn đơn giản, dễ thực hiện và ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ và xây dựng phương pháp quản lý thời gian hiệu quả sau này. Sau đó, trong một khoảng thời gian cụ thể, hãy hoàn thành từng "gói" công việc nhỏ. Điều này sẽ giúp bạn hiểu những nhiệm vụ nào bạn cần hoàn thành và chúng sẽ mất bao lâu. Hãy chia thành 4 cấp độ phù hợp theo công việc
(1) Việc cần gấp và quan trọng
(2) Việc cần gấp nhưng không quan trọng
(3) Việc không cần gấp và không quan trọng
(4) Việc quan trọng nhưng không cần gấp
Nhận sự hỗ trợ từ các phần mềm theo dõi công việc và tự động nhắc việc
Bạn hãy cho vào danh sách những website này. Đây là những công việc về phân bổ và phân chia công việc rất hiệu quả bạn nên thử:
(1) Google Calendar
(2) Trello
(3) Asana
Tất cả các ứng dụng này sẽ giúp bạn và nhóm của bạn lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ dự án hiệu quả hơn. Đồng thời cũng giúp bạn quản lý thời gian dễ dàng. Bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về từng dự án, nhiệm vụ của bạn và các thành viên khác trong nhóm. Đồng thời, nó sẽ gửi thông báo về những việc bạn cần làm hàng ngày hoặc hàng tuần để bạn không bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào.
Một cách để bạn nhìn rõ chúng chính là phân loại màu cho những dự án, nhiệm vụ khác nhau. Đặt chúng vào những thư mục quan trọng và đặt lịch nhắc cụ thể để sẵn sàng gửi báo cáo đúng thời gian quy định.
Thực hành khả năng tập trung cao độ của bạn trong một khoảng thời gian nhất định một cách thường xuyên
Để tránh trở thành người “tham công tiếc việc” nhưng việc lại hoàn thành không đủ tốt. Bạn có thể đưa ra quy tắc không "nhảy" từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác mà phải giải quyết từng vấn đề một, hàng giờ.
Ví dụ: bạn có thể dành 30 phút mỗi sáng và đầu giờ chiều để đọc và trả lời email, sau đó không kiểm tra email và thay vào đó tập trung vào nhiệm vụ tiếp theo. Hoặc bạn có thể áp dụng "Quy tắc 20 phút". Điều này có nghĩa là bạn cam kết dành ít nhất 20 phút cho một nhiệm vụ trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. 20 phút bạn tập trung cao độ khiến bạn tăng hiệu suất làm việc lên được 40%.
Đào tạo kỹ năng làm việc văn phòng và kinh doanh
cho khách hàng cá nhân và doanh nghiệp.
Liên hệ
Skills Bridge cung cấp các chương trình đào tạo giúp cả khách hàng cá nhân và doanh nghiệp nâng cao kỹ năng chuyên môn, kỹ năng lãnh đạo và xây dựng doanh nghiệp thành công.
Liên hệ
Skills Bridge cung cấp các chương trình đào tạo giúp cả khách hàng cá nhân và doanh nghiệp nâng cao kỹ năng chuyên môn, kỹ năng lãnh đạo và xây dựng doanh nghiệp thành công.
Liên hệ