6 Cấu Trúc Cuộc Họp Nội Bộ Giúp Tăng Hiệu Suất Làm Việc Của Đội Ngũ

6 Cấu Trúc Cuộc Họp Nội Bộ Giúp Tăng Hiệu Suất Làm Việc Của Đội Ngũ

“Các loại cuộc họp mà công ty tôi nên tổ chức là gì, với ai và tần suất như thế nào?”

Vì vậy, tiếp theo là danh sách không kém phần quan trọng về sáu cuộc họp thiết yếu mà một tổ chức nên tổ chức. Đối với mỗi loại cuộc họp, tôi đưa ra một bản tóm tắt ngắn gọn về tần suất bạn nên tổ chức (tần suất), ai nên có mặt (người tham dự), tại sao nó quan trọng và nó nhằm mục đích gì (mục đích), nên làm gì được đề cập (chương trình nghị sự), những nội dung không được đề cập trong cuộc họp cụ thể đó (tránh), và cuối cùng, các câu hỏi phổ biến cần hỏi hoặc các ví dụ để cung cấp, khi minh họa.

1. Cuộc họp nhóm lớn

  • Tần suất: Lý tưởng nhất là hàng tuần
  • Người tham dự: Người quản lý với tất cả các báo cáo trực tiếp
  • Mục đích: Có ý thức, phối hợp chéo trong một nhóm để hoàn thành các mục tiêu cụ thể
  • Nội dung họp (agenda): Xây dựng một mẫu agenda, sử dụng những cấu trúc chung trong mọi cuộc họp thông thường như sau:

  1. Ăn mừng thành công
  2. Xem xét dữ liệu OKR / KPI quan trọng
  3. Đặt mục tiêu / thời hạn trong 1-2 tuần tới
  4. Thảo luận về rào cản, rào cản và tắc nghẽn cản trở việc thực thi
  5. Đi sâu vào một chủ đề cụ thể, được xác định trước
  6. Chụp và chỉ định các mục hành động

  • Nên tránh: N Các cuộc họp cập nhật tình trạng định kỳ chỉ xem xét tiến trình mà không thảo luận về ý tưởng mới, thay đổi; Rời đi mà không có mục hành động rõ ràng.

2. Cuộc họp All-hand

  • Tần suất: Hàng tuần / Hàng tháng / Hàng quý
  • Người tham gia: Tất cả mọi người
  • Mục đích: Xây dựng môi trường làm việc teamworks, sử dụng key-learning của các nhóm để làm bài học chung.
  • Agenda:

  1. Ăn mừng thành công
  2. Xem lại báo cáo tuần/tháng/quý trước
  3. Chia sẻ các kế hoạch, hành động chiến lược cho tuần/tháng/quý sắp tới
  4. Khởi động các quy trình/dự án cốt lõi

  • Tránh: Leader trình bày toàn bộ thời gian; phân cấp chia sẻ thông tin càng nhiều càng tốt để nâng cao người khác.

3. Cuộc họp 1-1

  • Tần suất: Lý tưởng là 3-4 lần/tháng
  • Người tham dự: Người quản lý với nhân viên báo cáo trực tiếp
  • Mục đích: Kết nối trực tiếp với vấn đề thông qua trao quyền, thảo luận và đưa ra kết luận cuối cùng
  • Agenda: Yêu cầu báo cáo trực tiếp với agenda cụ thể và để nhân viên thực hiện 90% với báo cáo của mình; xem xét KPIs / OKRs khi cần thiết.
  • Tránh: Người quản lý yêu cầu cấp dưới trực tiếp phải làm gì

  1. Các câu hỏi 1-1 phổ biến dành cho Người quản lý:
  2. Bạn đang theo dõi như thế nào để đạt được mục tiêu của mình?
  3. Những rào cản hoặc vấn đề bạn đang phải đối mặt?
  4. Cung cấp báo cáo trực tiếp với bất kỳ thông tin phản hồi cần thiết. → Lần sau bạn có thể làm điều này khác đi như thế nào?
  5. Làm thế nào tôi có thể giúp bạn đạt được mục tiêu của bạn?
  6. Điều gì đang khiến công việc của bạn trở nên khó khăn hay gặp sự cố?
  7. Khối lượng công việc của bạn như thế nào?

4 . Cuộc họp theo tiến độ

  • Tần suất: Hàng tháng
  • Người tham dự: Người quản lý với tất cả các báo cáo trực tiếp (nhiều cấp và phòng ban).
  • Mục đích: Xem lại thông tin phiếu điểm; đưa ra quyết định về cách cải thiện hoặc thúc đẩy thay đổi (tức là báo cáo trạng thái khách hàng, báo cáo OKR hoặc KPI, báo cáo tài chính, v.v.)
  • Agenda:

  1. Yêu cầu người tham dự đọc trước bất kỳ tài liệu liên quan nào
  2. Ăn mừng thành công
  3. Tạo điều kiện thảo luận xung quanh các cơ hội và bài học kinh nghiệm
  4. Điều chỉnh mục tiêu, chỉ tiêu (nếu cần)
  5. Chụp và chỉ định các mục hành động

  • Nên tránh: Không rút kinh nghiệm quý trước; một cấu trúc trì trệ không có sự lặp lại (ví dụ: chỉ nói về tiến độ thực hiện các mục tiêu mà không xem xét các nút thắt vĩ mô); tổ chức cuộc họp chỉ để xem xét thông tin mà không đưa ra quyết định mới.

5. Các cuộc họp theo Dự Án

  • Tần suất: Theo tiến độ dự án
  • Mục đích: Thúc đẩy một dự án, mục tiêu hoặc quyết định cụ thể
  • Agenda: Xem lại tiến độ trong quá khứ, đặt mục tiêu cho khoảng thời gian tới, đưa ra cam kết, phân công trách nhiệm.
  • Tránh: Đi qua các chuyển động

6. Cuộc họp tổ chức bên ngoài

  • Tần suất tổ chức: Quý hoặc Năm
  • Người tham dự: Khác nhau, nhưng thường là Nhóm Lãnh đạo
  • Mục đích: Đưa ra các quyết định chiến lược và định hướng xung quanh các cơ hội và ưu tiên hàng đầu
  • Agenda: Khác nhau dựa trên mục đích
  • Tránh: Bỏ qua nó, tin rằng "Không có gì sai; chúng ta không cần điều này. Chúng ta đã đồng bộ rồi."

Tối ưu hóa các cuộc họp là công việc của bạn

Cách tổ chức và điều hành các cuộc họp của tổ chức là một thành phần chính và là bài kiểm tra khả năng lãnh đạo của bạn. 

Để nâng cao hiệu suất trong công việc, xây dựng các cuộc họp đúng cách là một điều cực kỳ quan trọng. Đẩy nhanh quá trình phát triển và thu hút của nhân viên, đồng thời cuối cùng thúc đẩy sự liên kết và tăng trưởng giữa các nhóm. Nhưng nếu làm sai, các cuộc họp có thể lấy đi thời gian của nhân viên của bạn-thời gian mà lẽ ra họ có thể sử dụng để hoàn thành công việc. Những cuộc họp nhất quán, năng suất thấp đó cuối cùng làm giảm sự tham gia và cản trở sự phát triển.

Khi đó, công việc của bạn là tối ưu hóa thời gian sử dụng, cả trong và giữa các cuộc họp trong tổ chức của bạn-bất kể bạn đang ở giai đoạn nào trong hành trình khởi nghiệp.

Đào tạo kỹ năng làm việc văn phòng và kinh doanh 

cho khách hàng cá nhân và doanh nghiệp.

Liên hệ

© 2023 - Bản quyền của Công ty cổ phần Skills Bridge

Skills Bridge cung cấp các chương trình đào tạo giúp cả khách hàng cá nhân và doanh nghiệp nâng cao kỹ năng chuyên môn, kỹ năng lãnh đạo và xây dựng doanh nghiệp thành công.

© 2024 - Bản quyền của Công ty cổ phần Skills Bridge

Skills Bridge cung cấp các chương trình đào tạo giúp cả khách hàng cá nhân và doanh nghiệp nâng cao kỹ năng chuyên môn, kỹ năng lãnh đạo và xây dựng doanh nghiệp thành công.

© 2024 - Bản quyền của Công ty cổ phần Skills Bridge