Mục lục
Bạn đã lãng phí bao nhiêu giờ cho việc check lịch, lọc email, và quản lý dự án mỗi ngày?
Mỗi sáng, vừa ngồi vào bàn làm việc, mở laptop là đã thấy một "núi" công việc chờ sẵn từ bao giờ. Cảm giác như lập tức bị công việc cuốn phăng đi ngay tức thì.
Đầu tiên là phải vào Google Calendar để kiểm tra xem hôm nay có bị trùng lịch hay cuộc họp sát nhau không, sau đó mở gấp email để lọc hàng chục mail trong inbox, xác định cái nào là sếp gửi, cái nào là thư rác. Chưa kịp trả lời thì thông báo nhiệm vụ quá hạn Asana hiện lên, vậy là bạn lại phải chuyển qua Asana để xem và tính lại tiến độ làm việc.
Và vậy là, bạn chưa kịp làm được bất cứ công việc quan trọng nào, nhưng bộ não đã cạn năng lượng chỉ sau 9 giờ sáng.
Hãy tưởng tượng một ngày, bạn thức dậy và khi mở điện thoại lên, bạn thấy tin nhắn chờ sẵn từ một trợ lý AI.
Tin nhắn đó không chỉ liệt kê lịch trình, mà còn gợi ý cho bạn một khung giờ vàng từ 2 giờ đến 4 giờ chiều để tập trung làm việc chuyên sâu. Thậm chí, trợ lý này còn đã quét hết toàn bộ email trong ngày, phân loại cái nào quan trọng, cái nào là rác, và soạn sẵn cho bạn bản nháp trả lời cực kỳ chuyên nghiệp. Bạn không cần phải tự tay làm bất cứ điều gì trong số đó cả.
1. Làm Quen Với Connectors Và Scheduled Tasks
Trước khi chúng ta cùng nhau xây dựng các trợ lý này, có một bước mà bạn không thể bỏ qua, đó là cài đặt Claude. Nếu bạn đã cài rồi thì có thể lướt qua đoạn này, nhưng nếu bạn là người mới hoàn toàn, thì đừng lo lắng. Linh đã có một tập hướng dẫn rất chi tiết. Bạn chỉ cần nhấp vào đường link tại đây để xem hướng dẫn đó nha.
Bây giờ, sau khi bạn đã tải và cài đặt xong, Linh muốn bạn nắm rõ hai tính năng cốt lõi. Đây chính là “xương sống” cho tất cả những gì chúng ta sắp làm hôm nay, đó là Connectors và Scheduled Tasks. Nếu bạn hiểu rõ hai khái niệm này, bạn sẽ không chỉ làm theo Linh mà còn có thể tự tạo ra hàng chục trợ lý khác làm được việc cho riêng mình.
Đầu tiên là Connectors, hay “Bộ kết nối”. Bạn hãy tưởng tượng Claude giống như một bộ não cực kỳ thông minh, nhưng nếu không có Connectors, bộ não này chỉ có thể trò chuyện với bạn mà không thể chạm vào dữ liệu thực tế của bạn ở những ứng dụng khác như Gmail, Drive, thậm chí là Canva hay Figma.
Trong giao diện Claude, bên góc trên cùng bên trái màn hình, nhấp vào biểu tượng giống như biểu tượng căn lề trái, để mở thanh sidebar. Tiếp theo, bạn click chọn mục Customize. Tại đây, bạn sẽ thấy một tab tên là Connectors.
Khi click vào, bạn sẽ thấy một danh sách các ứng dụng đã được kết nối sẵn, ví dụ như Asana, Gmail, Google Calendar hay Slack.
Nếu bạn muốn tìm thêm những công cụ khác mà mình thường dùng, bạn chỉ cần click vào biểu tượng dấu cộng và nhấn chọn Browse connectors. Lúc này, việc của bạn chỉ là chọn ứng dụng mình cần và cấp quyền cho Claude truy cập.
Tính năng thứ hai chính là Scheduled Tasks, tức là các Tác vụ được lên lịch. Thông thường, khi dùng AI, bạn phải nhập câu lệnh thì nó mới trả lời, đúng không? Tức là bạn đang yêu cầu AI “hãy làm việc này” cho bạn. Nhưng với Scheduled Tasks, bạn đang ra lệnh cho AI rằng “Hãy làm việc này vào giờ này, ngày này” mà không cần bạn phải nhắc.
Có hai loại Scheduled Tasks mà bạn cần phân biệt. Loại thứ nhất là các tác vụ chỉ thực hiện nội bộ trong Claude, ví dụ như mỗi 8:30 sáng thứ 2, Claude sẽ tổng hợp và phân tích dữ liệu từ các tệp mà bạn đã tải về từ tuần trước và gửi cho bạn một báo cáo chi tiết kèm ngay trong ứng dụng.
Và nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về các quy trình nâng cao hơn, cũng như nắm vững sức mạnh của Claude với những tính năng mạnh mẽ như Claude Skills, Claude Cowork hay Claude Code nhưng vẫn chưa biết cách để tận dụng, thì khoá học Claude Productivity chính là dành cho bạn.
Bạn sẽ học cách sử dụng Claude Cowork để làm việc tự động, tương tác trực tiếp với tài liệu trên chính máy tính của bạn, chuẩn hóa quy trình với Claude Projects, nơi bạn thiết lập các dự án để nhân sự luôn làm việc đúng format, đúng tiêu chuẩn và đúng yêu cầu ngay từ đầu. Hay, đóng gói kỹ năng với Claude Skills để tự động hóa những việc lặp đi lặp lại.
Toàn bộ quy trình khai thác các tính năng này đều có trong khoá học Claude Productivity. Đặc biệt, Skills Bridge hiện đang triển khai ưu đãi Earlybird GIẢM ĐẾN 46% kèm nhiều quà tặng bonus khác. Thời hạn đến ngày 24/05.
Bạn có thể nhấn vào đây để xem thông tin chi tiết nha!
Và loại thứ hai, cũng là trọng tâm của video hôm nay, đó là các tác vụ thực hiện bên ngoài Claude. Đây là lúc Claude sẽ tự động nhảy sang Google Calendar để đọc lịch, sang Gmail để quét thư, rồi lại nhảy sang Slack để gửi báo cáo cho bạn. Chính khả năng điều phối giữa các ứng dụng này biến Claude thành một trợ lý vận hành thực thụ.
2. Trợ Lý Lịch Trình Làm Việc
Hãy bắt đầu với trợ lý đầu tiên và cũng là công cụ mà Linh tin rằng sẽ thay đổi hoàn toàn buổi sáng của bạn: Trợ lý Lên lịch trình làm việc.
Để Trợ lý Lên lịch trình làm việc này vận hành, bạn cần sử dụng Claude để kết nối và tự động hóa giữa Google Calendar và Slack.
Ở đây, Linh chọn gửi kết quả qua Slack vì đây là ứng dụng mà team Skills Bridge thường dùng để giao tiếp nội bộ. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể chọn các ứng dụng khác phù hợp hơn với công việc của mình nha.
Mục tiêu của trợ lý này là: Thay vì bạn phải tự vào lịch để xem hôm nay làm gì, Claude sẽ chủ động tổng hợp, phân tích thời gian và đề xuất cho bạn 1-2 khoảng trống để bạn có thể làm việc tập trung trong ngày, sau đó gửi thẳng vào Slack để bạn đọc nhanh ngay sau khi ngồi vào bàn làm việc.
Để cài đặt trợ lý này, đầu tiên, bạn hãy quay trở lại màn hình chat chính của Claude Cowork. Tại khung chat, bạn nhập câu prompt mà Linh đã chuẩn bị sẵn.
Vào lúc 8:00 mỗi sáng, hãy truy cập Google Calendar của tôi để thực hiện các việc sau:
1/ Liệt kê toàn bộ lịch trình trong ngày hôm nay.
2/ Chỉ ra các cuộc họp quan trọng và cảnh báo nếu có bất kỳ khoảng nghỉ nào dưới 10 phút giữa các sự kiện.
3/ Đề xuất một khung giờ “Deep Work” dựa trên các khoảng trống trong lịch.
4/ Gửi báo cáo này vào Slack cá nhân của tôi với tiêu đề “Chào buổi sáng! Đây là lộ trình hôm nay [dd/mm/yyyy] của bạn”.
Ở phần này, Linh giải thích thêm một chút về 2 điểm Linh đã thêm vào trong câu prompt này nha:
Về cảnh báo khoảng nghỉ dưới 10 phút, đây sẽ là một cảnh báo rất hữu ích, vì nó nhắc Linh rằng Linh cần phải sắp xếp lại lịch trình hoặc ít nhất là có chuẩn bị để mình làm việc liên tục. Ví dụ, trong trường hợp Linh có một buổi gặp mặt đối tác ngay sau một cuộc họp quan trọng, Claude sẽ cảnh báo trước cho Linh để Linh có thể chủ động chuẩn bị tài liệu, hoặc đặt xe trước để ngay khi họp xong là Linh có thể đi gặp đối tác ngay.
Về khung giờ làm việc sâu, Claude sẽ xem các khoảng trống trong lịch của Linh để đề xuất. Tuy nhiên, trong trường hợp không có khung giờ trống, trợ lý sẽ chủ động thông báo: hôm nay không có khung giờ phù hợp để Linh tập trung làm việc sâu dựa trên lịch trống trong ngày. Điều này giúp Linh lập tức điều chỉnh ưu tiên công việc trong ngày, tránh lãng phí thời gian và năng lượng tìm kiếm khoảng trống làm việc sâu không khả thi.
Sau khi nhập xong, bạn nhấn Enter. Sau vài phút xử lý, Claude sẽ hiển thị một khung thông báo Schedule task. Bạn chỉ cần nhấn xác nhận “Schedule” hay Lên lịch để hoàn tất cài đặt cho trợ lý này.
Để kiểm tra xem trợ lý này đã được lưu lại chưa, bạn nhìn sang thanh sidebar bên trái màn hình, click vào mục Scheduled. Tại đây, bạn sẽ thấy tác vụ mà mình vừa tạo với tên gọi Daily morning briefing. Linh khuyên bạn là đừng đợi đến 8 giờ sáng mai mới xem nó có chạy hay không, mà hãy kiểm tra ngay lập tức. Bạn hãy click vào tên tác vụ này, sau đó nhấn nút Run now để bắt đầu chạy kiểm tra.
Ngay lập tức, bạn sẽ thấy Claude bắt đầu hoạt động, hiển thị quá trình kết nối với Google Calendar để đọc dữ liệu và kết nối với Slack để gửi tin nhắn. Trong quá trình này, một bảng thông báo yêu cầu quyền truy cập sẽ hiện ra, hỏi bạn có cho phép Claude gửi tin nhắn vào Slack không. Để không phải nhấn đồng ý mỗi ngày, bạn hãy chọn mục Allow for all scheduled runs, nghĩa là bạn cấp quyền tự động cho tất cả các lần chạy sau này.
Khi AI thông báo đã hoàn tất, bạn sẽ thấy một đường link Xem tại đây trong câu trả lời. Bạn hãy click vào đó để mở ứng dụng Slack lên và xem kết quả nha.
Bạn sẽ nhận được một bản báo cáo cực kỳ chuyên nghiệp trong tin nhắn cá nhân của mình. Tiêu đề sẽ là Chào buổi sáng! Đây là lộ trình hôm nay cùng với ngày tháng cụ thể. Bên dưới là lịch trình chi tiết, liệt kê từng đầu việc theo khung giờ, ví dụ từ 9 giờ đến 9 giờ 15 là làm việc gì, 9 giờ 30 đến 10 giờ 30 làm việc gì.
Ngoài ra, bạn cũng sẽ thấy một mục gọi là CUỘC HỌP QUAN TRỌNG, nơi AI đã lọc ra những sự kiện then chốt nhất trong ngày để bạn ưu tiên chuẩn bị. Tiếp theo là mục CẢNH BÁO KHOẢNG NGHỈ. Nếu bạn có hai cuộc họp sát nhau, ví dụ cuộc họp trước kết thúc lúc 10 giờ và cuộc họp sau bắt đầu đúng 10 giờ, AI sẽ cảnh báo bạn là nghỉ 0 phút.
Điều này cực kỳ hữu ích vì nó nhắc bạn rằng bạn cần phải sắp xếp lại hoặc chuẩn bị tâm lý để chuyển đổi trạng thái làm việc ngay lập tức. Và cuối cùng là mục GỢI Ý DEEP WORK - Làm việc sâu. Dựa trên những khoảng trống trong lịch, AI sẽ đề xuất cho bạn một khung giờ vàng, ví dụ từ 8 giờ đến 9 giờ sáng, để bạn tắt mọi thông báo và tập trung hoàn toàn vào công việc khó nhất.
Nếu bạn muốn thử nghiệm thêm với Calendar, Linh gợi ý bạn có thể tạo thêm một quy trình nữa. Ví dụ như vào lúc 9 giờ tối mỗi Chủ nhật, hãy yêu cầu Claude quét lịch tuần tới và gửi cho bạn một bản tóm tắt về khối lượng công việc của tuần mới để bạn có sự chuẩn bị tâm lý tốt nhất.
3. Trợ Lý Trả Lời & Phân Loại Email
Xong với lịch trình, chúng ta hãy sang một nỗi “đau khổ” khác của dân văn phòng, đó là Email.
Chắc là ai cũng từng thấy hơi sợ khi mở hòm thư vào cuối ngày và thấy hàng chục email chưa đọc, đúng không? Bạn không biết cái nào cần trả lời ngay, cái nào chỉ để đọc cho biết, và cái nào là thư rác.
Để giải quyết việc này, Linh sẽ hướng dẫn bạn xây dựng Trợ lý Trả lời và Phân loại Email.
Mỗi ngày, vào lúc 5 giờ chiều, hãy quét các email mới chưa đọc trong ngày của tôi và thực hiện các bước sau:
1/ Phân loại email thành 4 nhóm: [Cần phản hồi gấp], [Theo dõi/Chờ xử lý], [Chỉ để biết], và [Spam]
2/ Với các email cần phản hồi, hãy viết sẵn một bản thảo trả lời dựa trên ngữ cảnh của email đó.
3/ Gửi kết quả cho tôi thông qua Slack vào channel có tên: email-assistant.
Sau khi nhập xong, bạn nhấn Enter. Hãy chờ một chút để AI xử lý yêu cầu. Khi bảng thông báo Schedule task hiện ra với tiêu đề Daily email digest 5pm, bạn hãy click vào nút Enter để xác nhận. Bây giờ, tương tự như lần trước, bạn hãy vào mục Scheduled ở thanh menu sidebar bên trái, chọn tác vụ Daily email digest 5pm và nhấn Run now để chạy thử nghiệm ngay lập tức.
Khi AI kết nối với Gmail và Slack, nó sẽ lại yêu cầu cấp quyền gửi tin nhắn. Bạn hãy tiếp tục chọn Allow for all scheduled runs để mọi thứ vận hành tự động. Sau khi AI báo hoàn thành trong khung Chat, bạn hãy chuyển sang ứng dụng Slack và vào channel email-assistant.
Kết quả bạn nhận được là một bản tóm tắt nhanh, ví dụ như hôm nay có 7 email chưa đọc, trong đó có 2 cái cần phản hồi gấp, 1 cái cần theo dõi, 4 cái chỉ để biết và không có spam.
Đầu tiên là danh sách các email CẦN PHẢN HỒI GẤP. Với mỗi email, AI không chỉ liệt kê tiêu đề mà còn cung cấp cho bạn bản nháp trả lời email đó. Nội dung phản hồi đã được AI soạn sẵn, và bạn chỉ cần đọc lại, chỉnh sửa một chút nếu cần và mọi thứ đã sẵn sàng để gửi đi. Tiếp theo là mục THEO DÕI hoặc CHỜ XỬ LÝ, dành cho những email mà bạn không cần trả lời ngay nhưng không được phép quên. Kế đó là mục CHỈ ĐỂ BIẾT cho các thông báo chung, và cuối cùng là mục SPAM nơi AI lọc ra các mail rác không cần thiết.
Vậy là, thay vì phải đọc từng email một và tự vắt óc suy nghĩ xem nên trả lời thế nào, giờ đây bạn chỉ đóng vai trò là một người duyệt cuối cùng. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm bớt áp lực tinh thần khi phải xử lý quá nhiều email sau một ngày làm việc.
Để nâng cấp quy trình này, bạn có thể thử yêu cầu AI phân loại email theo mức độ ưu tiên từ 1 đến 5, hoặc yêu cầu nó tự động tóm tắt các email dài thành 3 ý chính để bạn nắm bắt nhanh hơn. Thậm chí, bạn có thể thiết lập để AI tự động lưu các email quan trọng vào một bảng trong Notion hoặc Google Sheets để quản lý lâu dài.
4. Trợ Lý Quản Lý Dự Án
Cuối cùng, chúng ta sẽ đến với trợ lý dành cho những bạn đang quản lý nhiều dự án hoặc làm việc trong team, đó là Trợ lý Quản lý Dự án.
Nếu bạn dùng Asana, bạn sẽ biết cảm giác mệt mỏi khi phải vào kiểm tra từng task một để xem ai đã làm xong, việc nào đang bị chậm tiến độ, và dự án tổng thể đang chạy đến đâu. Thay vì làm thủ công việc này vào cuối tuần, chúng ta sẽ để Claude làm thay.
Hãy hình dung, cứ đến chiều Thứ Sáu, khi mọi người chuẩn bị ra về, bạn sẽ nhận được một bản báo cáo chi tiết về trạng thái hiện tại của dự án.
Để làm điều này, bạn hãy nhập câu lệnh:
Vào lúc 4:00 chiều mỗi Thứ Sáu, hãy truy cập vào dự án Product Launch - Verde Serum Q3/2026 trên Asana của tôi để đánh giá tiến độ tuần qua:
1/ Thống kê các Task đã hoàn thành và các Task bị quá hạn (Overdue).
2/ Phân tích “nút thắt cổ chai”: Có thành viên nào đang nhận quá 5 task chưa hoàn thành không?
3/ Tính toán % tiến độ hoàn thành của dự án so với mục tiêu tháng.
4/ Đề xuất danh sách 3 đầu việc ưu tiên cần thực hiện ngay vào sáng Thứ Hai tuần tới.
5/ Gửi báo cáo “Cập nhật dự án hàng tuần” vào kênh có tên verde-product-launch.
Đến đây nhiều bạn sẽ hỏi: Vì sao lại là 4 giờ chiều thứ 6? Đơn giản là Linh muốn có một "điểm tổng kết" cuối tuần cho dự án. Việc nhận báo cáo lúc 4 giờ chiều Thứ Sáu, giúp cả nhóm có cái nhìn tổng thể chi tiết về trạng thái hiện tại của dự án. Nhờ đó, cả team không bị "lơ lửng" qua hai ngày nghỉ, và mọi người cũng biết mình cần ưu tiên làm gì cho tuần tiếp theo.
Tiếp theo, việc thống kê các tasks hoàn thành và quá hạn giúp team thấy được tuần qua dự án đã được hoàn thành, và còn trễ những gì.
Còn việc phân tích điểm nghẽn, giúp người quản lý dự án nắm được cụ thể thành viên nào đang “ôm” quá nhiều việc hoặc đang bị quá tải, từ đó có thể kịp thời phân bổ lại nguồn lực để để dự án không bị kẹt lại.
Ngoài ra, khi yêu cầu AI tính toán phần trăm tiến độ, người quản lý dự án sẽ có góc nhìn tổng thể xem team đang chạy nhanh hay chậm hơn, không chỉ trong tuần đó, mà còn là trong cả kế hoạch hoặc chiến dịch.
Cuối cùng, việc đề xuất 3 việc ưu tiên cho sáng Thứ Hai giúp cả team khởi động tuần mới một cách rõ ràng, mà không cần phải mất nhiều thời gian họp lại vào sáng thứ Hai chỉ để giao việc.
Tuy nhiên, khi cài đặt cho Trợ lý của mình, bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa, hoặc cập nhật thêm tuỳ vào yêu cầu công việc và phong cách quản lý dự án của riêng bạn nha.
Sau khi nhập xong, bạn nhấn Enter. Khi cửa sổ Schedule task hiện ra với tiêu đề Verde serum weekly progress report, bạn cũng click vào nút Enter để xác nhận. Tiếp tục quy trình quen thuộc, bạn vào mục Scheduled ở sidebar, chọn tác vụ vừa tạo và nhấn Run now để kiểm tra. Vì đây là lần đầu kết nối với Asana, bạn hãy nhớ nhấn Allow for all scheduled runs khi được yêu cầu cấp quyền.
Bây giờ, hãy cùng Linh kiểm tra kết quả trong channel Slack verde-product-launch. Bạn sẽ thấy một bản tóm tắt dự án rất chi tiết, với tiêu đề “Cập nhật dự án hàng tuần - Verde Serum Q3 2026.” Thay vì một đoạn văn dài, AI sẽ trình bày một bảng tóm tắt nhanh gồm 5 hạng mục chính.
Đầu tiên là số lượng Task đã hoàn thành, giúp bạn thấy được thành quả của cả team trong tuần. Thứ hai là số lượng Task quá hạn, giúp bạn biết chính xác điểm nào đang bị tắc nghẽn. Điểm đặc biệt nhất chính là phần xác định Nút thắt. AI sẽ chỉ đích danh thành viên nào đang bị quá tải, ví dụ như Bạn A đang giữ 7 task chưa xong. Những thông tin này giúp bạn không chỉ quản lý công việc mà còn quản lý được con người, bạn có thể kịp thời hỗ trợ thành viên đó để dự án không bị đình trệ.
Tiếp theo là tỷ lệ phần trăm tiến độ hoàn thành so với mục tiêu tháng, cho bạn góc nhìn tổng thể xem team đang chạy nhanh hay chậm hơn kế hoạch. Và cuối cùng là danh sách 3 việc ưu tiên cho sáng Thứ Hai. Điều này giúp cả team khởi động tuần mới một cách tập trung nhất mà không cần phải họp hành rườm rà vào sáng thứ Hai chỉ để giao việc.
Nếu bạn muốn thử nghiệm thêm với Asana, bạn có thể yêu cầu AI thực hiện quy trình đối chiếu giữa lịch làm việc của các thành viên và deadline của task để cảnh báo những rủi ro có thể xảy ra. Hoặc bạn có thể yêu cầu AI tự động tạo ra một bản tóm tắt thành tích tuần của từng thành viên để bạn dùng làm căn cứ khen thưởng hoặc khích lệ tinh thần đồng đội của mình nha.
5. Từ Làm Việc Thông Minh Sang Làm Việc Tự Động
Vậy là chúng ta đã cùng nhau xây dựng xong 3 trợ lý tự động hóa rồi. Thấy là cũng không quá phức tạp đúng không?
Với sức mạnh của Claude, khả năng của AI không còn dừng lại ở việc một bài blog, 1 email hay tạo một bức hình, mà nằm ở khả năng kết nối và vận hành thay cho con người trong những tác vụ lặp đi lặp lại.
Khi bạn kết nối được Claude với Google Calendar, Gmail và Asana, bạn không còn là một người nhân viên phải chạy theo công việc nữa, mà bạn trở thành một người điều phối. Bạn không còn phải lo lắng về việc quên lịch họp, sót email hay chậm tiến độ dự án, vì bạn đã có một hệ thống tự động cảnh báo và tóm tắt mọi thứ cho mình. Ít nhất là bạn không ngồi tự mày mò mở ra rồi đọc từng cái email.
Điều Linh muốn nhắn nhủ bạn là đừng cố gắng xây dựng tất cả mọi thứ cùng một lúc. Hãy bắt đầu với một trợ lý mà bạn cảm thấy mình đang cần nhất ngay lúc này. Có thể là trợ lý lịch trình nếu bạn thường xuyên bị ngợp vào buổi sáng, hoặc trợ lý email nếu hòm thư của bạn đang là một mớ hỗn độn. Khi bạn đã quen với luồng vận hành, hãy dần dần mở rộng sang các công cụ khác.
