Đây Là Cách Team Của Linh Dựng Báo Cáo Tự Động (Chỉ Cần Kéo Thả)

Có những việc bạn biết rõ là tốn thời gian, không hiệu quả… nhưng vẫn phải làm. Nghe quen đúng không? 😄

Trước đây, mỗi lần team của Linh thực hiện báo cáo là cả một chuỗi công việc lặp đi lặp lại. Ví dụ với Google Ads, mỗi lần làm báo cáo đều phải mở dashboard Google Ads, kéo xuống để lấy số liệu từng chiến dịch, chọn từng chỉ số như impressions, clicks, CPC, conversions… Sau đó bấm Export, chờ file CSV tải về. Tiếp đến lại mở Excel và copy thủ công vào bảng tổng hợp.

Xong Google Ads thì đến Facebook Ads. Vào Ads Manager, lọc chiến dịch theo ngày, chọn cột chỉ số cần thiết, rồi Export. Xuất dữ liệu xong lại mở thêm một file Google Sheets mới để dán vào.

Mà đâu chỉ có Ads, còn cả CRM, rồi các Google Sheets nội bộ. Có đến hàng chục file nằm rải rác trong thư mục “Report tuần này”.

Chưa hết! Sau khi tải dữ liệu, bạn phải ngồi căn chỉnh bảng: gộp cột, xóa dòng trùng, đổi định dạng ngày tháng, đảm bảo mọi dữ liệu khớp với nhau. Tiếp đó là dựng biểu đồ: chọn chart, kéo dữ liệu, chỉnh màu, căn lề. Rồi cuối cùng mở PowerPoint để biến tất cả thành slide báo cáo cho sếp.

Chỉ để có một báo cáo chi tiết cho một bộ phận như Marketing, team có thể mất 6-7 tiếng đồng hồ. Và đau nhất là… tuần nào cũng lặp lại y như vậy. Làm xong báo cáo thì gần như không còn thời gian để phân tích chi tiết hay sáng tạo giải pháp.

Biết là tốn thời gian, nhưng quy trình này vẫn kéo dài khá lâu. Thậm chí nhiều bạn trong team còn hay hỏi đùa: “Chị ơi, có cách nào để em làm thêm việc mà không cần phải làm báo cáo không chị?” 😂

Mọi thứ chỉ thay đổi khi Linh và team bắt đầu ứng dụng công cụ mới vào báo cáo. Thay vì sáng thứ Hai cuống cuồng mở Google Ads, Facebook Ads, CRM để tải dữ liệu, bây giờ team chỉ cần mở Looker Studio. Dashboard đã tự động cập nhật số liệu chi phí, doanh thu, leads…

Các bạn leader trong team không còn phải hối nhân sự nhập liệu vào file tổng hợp nữa. Thay vào đó, họ có thời gian đọc dữ liệu, phát hiện vấn đề và bàn cách tối ưu.

Đây không phải là điều xa vời, mà chính là trải nghiệm mỗi ngày của team Linh. Linh chia sẻ câu chuyện này không phải để khoe, mà để cho bạn thấy: Nếu team Linh làm được, thì bạn và team của bạn cũng hoàn toàn có thể làm được.

Skills Bridge

02/10/2025

1. Bạn Sẽ Nhận Được Gì Từ Bài Viết Này?

Linh biết rằng bạn đã từng tham khảo rất nhiều hướng dẫn tạo báo cáo khác nhau: thử qua Excel, Google Sheets, thậm chí cả các công cụ BI chuyên nghiệp. Nhưng rồi lại phải quay về cách làm cũ, vì hoặc là quá phức tạp, hoặc kết quả không hiệu quả.

Có thể ngay lúc này, bạn đang rất bận và e ngại rằng nếu thử thêm một phương pháp mới, sẽ lại mất nhiều công sức mà kết quả chẳng khác gì trước đây.

Nhưng hãy tin Linh, bài viết này sẽ thay đổi hoàn toàn cách bạn và team của mình tối ưu thời gian cũng như hiệu suất làm báo cáo. Trong phần tiếp theo, bạn sẽ thấy rõ:

(1) Vì sao cách làm báo cáo thủ công không còn phù hợp cho một quản lý bận rộn.
(2) Cách Linh và team đã thay đổi tư duy về báo cáo, biến báo cáo thành công cụ ra quyết định thay vì chỉ là nhiệm vụ lặp lại.
(3) Và quan trọng nhất: từng bước cụ thể để bạn cũng có thể tự động hóa báo cáo bằng Looker Studio.

Nếu bạn đã từng ngán ngẩm mỗi khi nghe đến chữ “báo cáo”, hãy tiếp tục đọc đến cuối bài để thấy một cách làm hoàn toàn khác.

2. thay đổi tư duy về báo cáo

Trước đây, Linh từng nghĩ rằng làm báo cáo là chuyện hiển nhiên, cứ đến kỳ thì phải làm. Nhưng càng thực hiện nhiều, Linh càng nhận ra: phần lớn thời gian chỉ để nhập liệu và căn chỉnh, trong khi phần phân tích - vốn quan trọng nhất - lại bị bỏ ngỏ.

Điều này không chỉ xảy ra với Linh hay với bạn, mà còn là vấn đề chung của rất nhiều nhân sự văn phòng. Theo một nghiên cứu của McKinsey, mỗi nhân viên dành trung bình 1,8 giờ mỗi ngày - tức gần 9 giờ mỗi tuần - chỉ để tìm kiếm và tổng hợp thông tin.

Mỗi nhân viên dành trung bình 1,8 giờ mỗi ngày chỉ để tìm kiếm và tổng hợp thông tin

Với các quản lý, con số này thậm chí cao hơn, bởi ngoài việc tìm dữ liệu, họ còn phải ghép file và dựng báo cáo thủ công. Không ít người mất tới 5-10 tiếng mỗi tuần chỉ để hoàn thành một bộ báo cáo.

Không ít người mất tới 5-10 tiếng mỗi tuần chỉ để hoàn thành báo cáo

Rủi ro sai số cũng rất lớn. Chỉ cần một công thức Excel lệch đi, toàn bộ báo cáo có thể sai theo. Và bạn biết rồi đấy, một bản báo cáo sai có thể làm ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của người quản lý.

Chính vì vậy, Linh và team đã quyết định phải thay đổi cách làm. Thay vì dành hàng giờ cho nhập liệu, nhân sự cần có thêm thời gian đọc dữ liệu, phân tích vấn đề và đưa ra quyết định sâu sắc hơn.

3. Hành Trình Thay Đổi

Điều đầu tiên mà Linh cùng nhân sự thay đổi chính là tư duy về báo cáo.

Báo cáo không chỉ để “trình cho xong”. Báo cáo phải là công cụ giúp ra quyết định nhanh hơn và rõ ràng hơn.

Thực tế, khi ngồi làm báo cáo thủ công, hầu hết mọi người đều có chung suy nghĩ: “Thôi thì làm cho kịp deadline, còn phân tích thì tính sau.” Chính mindset này khiến báo cáo chỉ dừng lại ở mức “nhiệm vụ bắt buộc”, chứ chưa trở thành công cụ quản lý.

Vậy nên Linh đặt câu hỏi cho cả team: “Có cách nào để tự động hóa những gì chúng ta đang làm không?” Từ đó, cả team bắt đầu ngồi lại và nhìn thẳng vào quy trình báo cáo hiện tại.

a. Bước 1: Xác định báo cáo quan trọng nhất cần tự động hóa

Xu hướng chung là càng chi tiết càng tốt, càng nhiều bảng biểu càng yên tâm. Nhưng chính vì vậy mà báo cáo lại không trả lời được câu hỏi cốt lõi.

Team Linh quyết định chỉ chọn những báo cáo lặp lại hàng tuần, hàng tháng, và có ảnh hưởng trực tiếp đến việc ra quyết định. Ví dụ: chi phí quảng cáo theo kênh, doanh thu, ROAS, số leads và tỷ lệ chuyển đổi. Đây là những con số mà bất kỳ quản lý nào cũng cần để biết tiền bỏ ra có thực sự hiệu quả hay không.

VCòn những báo cáo quá chi tiết như từng từ khóa nhỏ, từng quảng cáo hay chiến dịch thì để team vận hành xử lý riêng. Vì tư duy đúng không phải là “báo cáo càng nhiều càng tốt”, mà là: mỗi báo cáo phải trả lời được một câu hỏi cụ thể.

Nhờ vậy, báo cáo trở nên nhẹ nhàng, tập trung và đặc biệt dễ tự động hóa hơn rất nhiều.

b. Bước 2: Chọn công cụ phù hợp

Một sai lầm phổ biến là chọn công cụ càng “xịn” càng tốt: như PowerBI bản enterprise, hoặc thử cùng lúc 3-4 nền tảng khác nhau. Kết quả là mất cả tuần để học cách dùng, dữ liệu kết nối thì chỗ có chỗ không, và cuối cùng lại quay về Excel vì… “dễ nhất”.

Bài học rút ra là: công cụ không cần hoành tráng, mà phải phù hợp với nhu cầu và nguồn lực hiện tại. Sau nhiều thử nghiệm, team Linh chọn Looker Studio bởi vì:

(1) Kết nối dễ dàng với Google Sheets, Facebook Ads, Google Ads, CRM.
(2) Có thể tạo dashboard trực quan, dễ đọc cho cả team.
(3) Và dữ liệu cập nhật theo thời gian thực.

Lý do team Linh chọn Looker Studio

c. Bước 3: Từng bước xây dựng dashboard

Cả team bắt đầu đưa báo cáo lên Looker Studio, khởi đầu từ những biểu đồ cơ bản như chi phí quảng cáo theo ngày. Sau khi kiểm tra số liệu chính xác, mới nhân bản thành nhiều báo cáo nhỏ khác và ráp lại thành dashboard tổng thể.

Nghe có vẻ phức tạp, nhưng thực tế lại khá đơn giản!

4. Case Study: Báo Cáo Digital Marketing

Để bạn dễ hình dung, Linh sẽ lấy ví dụ ngay trong bộ phận Digital Marketing của team. Với mảng này, việc cập nhật báo cáo từ các nguồn quảng cáo mỗi tuần gần như là tất yếu.

Tuần nào team cũng phải tổng hợp: chi phí Ads, doanh thu, số leads, số lượt chuyển đổi… Dữ liệu lại rải rác ở nhiều nơi: Facebook Ads một chỗ, Google Ads một chỗ, rồi còn CRM và Google Sheets.

Trước đây, mỗi tuần cả team phải ngồi kéo dữ liệu về, copy vào Excel rồi ghép lại thành báo cáo. Quá trình này ngốn ít nhất 6-7 tiếng, và hầu như tuần nào cũng lặp lại y hệt. Càng muốn chi tiết, càng mất thêm thời gian.

Với Looker Studio, toàn bộ việc này được rút gọn thành 4 bước:

a. Bước 1: Kết nối dữ liệu

Kết nối dữ liệu từ Facebook Ads và doanh thu thông qua Google Sheets. Trong Looker Studio, bạn chọn Add data source, chọn file Google Sheets hoặc tài khoản ads đã chuẩn bị, rồi nhấn Add. Khi kết nối thành công, các trường dữ liệu sẽ hiển thị trong thanh Data bên phải màn hình.

Kết nối dữ liệu Google Sheets vào Looker Studio

b. Bước 2: Tạo biểu đồ đầu tiên

Ví dụ, Linh tạo biểu đồ chi phí quảng cáo theo ngày. Trên thanh công cụ, chọn Insert → Time series chart. Sau đó thiết lập Dimension (trục phân loại, ví dụ: Tuần) và Metric (chỉ số định lượng, ví dụ: Spent). Kết quả là biểu đồ với trục X là Tuần, trục Y là chi phí Ads.

ạo biểu đồ chi phí quảng cáo theo ngày

c. Bước 3: Nhân bản các biểu đồ khác

Từ biểu đồ chi phí, bạn có thể copy và đổi Metric sang Revenue, hoặc tạo thêm biểu đồ ROAS (Revenue/Cost), Leads, Conversions… Chỉ trong vài phút, bạn đã có 4-5 biểu đồ quan trọng nhất để theo dõi hiệu quả marketing.

Tạo nhanh 4 biểu đồ để theo dõi hiệu quả marketing với Looker Studio

d. Bước 4: Ghép thành dashboard tổng thể

Kéo các biểu đồ vào bố cục: góc trái là chi phí quảng cáo, góc phải là doanh thu và ROAS, phía dưới là Leads và Conversions. Thêm Date range control để chọn khoảng thời gian, và Drop-down filter để lọc theo từng chiến dịch.

Sắp xếp bố cục các biểu đồ

Sau này, khi muốn xem báo cáo, bạn chỉ cần mở dashboard, toàn bộ dữ liệu đã được cập nhật tự động - không cần vẽ lại biểu đồ từ đầu.

Kết quả rất rõ ràng: nếu trước đây mỗi báo cáo mất 6-7 tiếng, thì giờ đây chỉ cần 30 phút để kiểm tra dashboard. Quan trọng hơn, team Linh có nhiều thời gian hơn để phân tích dữ liệu, tìm insight và đưa ra quyết định nhanh chóng.

Bạn thấy đó, chỉ với vài bước đơn giản, một báo cáo marketing vốn tốn nhiều giờ để thực hiện nay chỉ còn mất vài phút để cập nhật và theo dõi.

Tuy nhiên, Linh cũng muốn nói thật rằng: việc thiết lập dashboard ban đầu không hề nhanh. Bạn sẽ cần khá nhiều thời gian để kết nối dữ liệu, chỉnh biểu đồ, thử đi thử lại cho ra kết quả chính xác. Và đó cũng là lúc nhiều bạn dễ nản, bỏ cuộc giữa chừng.

Chính vì vậy, Linh và team đã đóng gói toàn bộ quy trình thành khóa học Looker Studio for Everyone - giúp bạn rút ngắn thời gian tự mày mò “hàng tuần” xuống chỉ còn vài giờ học.

👉 Tìm hiểu chi tiết tại đây.

Lời kết: Từ vài tiếng xuống chỉ còn vài phút

Sau cùng, Linh muốn nhắc bạn một điều quan trọng: vai trò của một nhà quản lý không phải là ngồi nhiều giờ làm báo cáo, mà là sử dụng dữ liệu từ báo cáo để dẫn dắt team đi đúng hướng.

Nếu bạn muốn thăng tiến lên vị trí cao hơn hay trở thành một nhà lãnh đạo thực thụ, bạn cần có không gian để suy nghĩ chiến lược. Bạn không thể dành cả ngày chỉ để chỉnh sửa hoặc tự tay làm báo cáo.

Thời gian đó cần được dùng để trả lời những câu hỏi lớn hơn như:

(1) Thị trường đang thay đổi theo hướng nào?
(2) Nguồn lực của team nên phân bổ ra sao?
(3) Chiến lược nào sẽ giúp công ty đi nhanh hơn đối thủ?

Báo cáo phải trở thành một trợ thủ thông minh, giúp bạn có dữ liệu rõ ràng và tức thì để tập trung vào những quyết định quan trọng này.

👉 Nếu bạn đã sẵn sàng thay đổi, hãy bắt đầu ngay với Looker Studio. Và nếu muốn có một lộ trình nhanh gọn, đừng quên để lại bình luận “Looker Studio” hoặc nhấn vào link trong phần bình luận để tìm hiểu khóa học mà Linh và team đã chuẩn bị cho bạn.

#Skills

#

#ungdungAI

Mục lục

Đọc tiếp

Bộ 3 Công Cụ AI Của Adobe Cho Nhà Sáng Tạo Nội Dung (Hoàn Toàn Miễn Phí)

Nâng cao hiệu suất

Sep 16, 2025

Bộ 3 Công Cụ AI Của Adobe Cho Nhà Sáng Tạo Nội Dung (Hoàn Toàn Miễn Phí)

Tại Sao 90% Nội Dung Viết Bằng AI RẤT CHÁN 🫠 (+Hướng Dẫn Nâng Cấp)

Nâng cao hiệu suất

Sep 11, 2025

Tại Sao 90% Nội Dung Viết Bằng AI RẤT CHÁN 🫠 (+Hướng Dẫn Nâng Cấp)

Đừng bỏ lỡ

Đây Là Cách Team Của Linh Dựng Báo Cáo Tự Động (Chỉ Cần Kéo Thả)

Nâng cao hiệu suất

Oct 03, 2025