5 Cách Ứng Dụng AI Vào Công Việc Hiệu Quả 2025

Bạn có thể đã nghe, đọc và thử qua rất nhiều công cụ AI. Nhưng khi áp dụng vào công việc, câu hỏi thường trực lại xuất hiện: “AI thực sự giúp mình như thế nào?”

Sự thật là, phần lớn thời gian mỗi ngày của dân văn phòng bị chiếm bởi những tác vụ lặp lại như làm slide, kiểm tra email hay ghi chú cuộc họp. Những công việc này có thể ngốn tới 60 - 70% quỹ thời gian, khiến bạn luôn bận rộn.

Nếu biết cách kết hợp, AI có thể trở thành một trợ lý ảo thông minh, giúp bạn tăng năng suất công việc và tập trung vào những nhiệm vụ chiến lược hơn. Trong bài viết này, bạn sẽ khám phá 5 cách ứng dụng AI vào công việc phổ biến nhất 2025, đi kèm gợi ý công cụ thực tế để áp dụng.

Skills Bridge

02/10/2025

1. Tác vụ (1): Thiết Kế Slide Tự Động Bằng AI

Một bản slide chuyên nghiệp có thể giúp bạn tạo dựng niềm tin, trong khi một bản slide sơ sài lại dễ làm mất đi sức nặng của thông điệp.

Thế nhưng, việc thiết kế slide thường tiêu tốn hàng giờ cho những công đoạn lặp lại: căn chỉnh bố cục, chọn màu sắc, tìm icon hay hình minh hoạ. Đây chính là một trong những “hố đen thời gian” phổ biến của dân văn phòng. AI có thể giúp bạn rút ngắn quy trình này.

Bạn có thể sử dụng các công cụ AI vào tác vụ tạo ra slide thuyết trình. Không chỉ là thiết kế slide, mà cả một quy trình từ tìm kiếm thông tin, cấu trúc thông tin và cuối cùng là thiết kế. Sau đây là quy trình 3 bước cụ thể kèm theo những mẹo nhỏ để bạn có thể làm slide một cách nhanh chóng và đẹp mắt.

Bước 1: Nghiên cứu thông tin (ChatGPT & NotebookLM)

Bên cạnh những thông tin đã chuẩn bị sẵn. Bạn có thể tìm kiếm thêm số liệu, thống kê, khảo sát thị trường nhằm giúp cho thông tin trong slide thuyết trình của bạn thêm phần thuyết phục hơn.

Với ChatGPT, tính năng “Deep Research” hay “Nghiên cứu chuyên sâu” là công cụ giúp bạn tìm kiếm thông tin hiệu quả kèm nguồn dẫn chính xác.

Nghiên cứu chuyên sâu với tính năng “Deep Research” tại ChatGPT

Với NotebookLM, bạn có thể nhanh chóng tóm lược và phân tích nội dung từ một video hay bài viết liên quan. Chỉ cần thêm link vào phần “Add”, chọn “Reports”, nhấn vào phần “Briefing Doc”, NotebookLM sẽ giúp bạn hệ thống lại ý chính và phân tích sâu từng hạng mục, tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý thông tin.

Giao diện NotebookLM với các định dạng báo cáo được AI gợi ý, hỗ trợ tổng hợp và xử lý thông tin nhanh chóng.

NotebookLM hỗ trợ tổng hợp và xử lý thông tin nhanh chóng.

Bước 2: Cấu trúc thông tin theo từng slide (ChatGPT)

Đây là bước để bạn có thể tổng hợp hết tất cả thông tin và phân chia nội dung cho từng slide. Hãy gửi hết thông tin bạn đang có lên ChatGPT, sau đó nhập câu lệnh để công cụ phân chia nội dung cho từng slide phù hợp.

👇 Prompt mẫu để cấu trúc thông tin:

Bạn là [vị trí công việc] đang làm trong lĩnh vực [ngành nghề]. Nhiệm vụ của bạn: chuẩn bị một bài thuyết trình cho [vị trí cấp trên / đối tượng khán giả].
Bối cảnh: dựa trên số liệu và nghiên cứu thị trường toàn diện đã có.
Mục tiêu: xây dựng một bài thuyết trình nhằm [mục tiêu cụ thể của bài thuyết trình: thuyết phục, báo cáo, đề xuất giải pháp…].

ChatGPT sẽ cấu trúc và chia nội dung theo từng slide giúp toàn bộ bản thuyết trình trở nên rõ ràng, có hệ thống hơn. Bạn chỉ cần sao chép kết quả và dán vào trong file thuyết trình, tạo thành bản slide thô, sẵn sàng cho bước thiết kế.

Bước 3: Thiết kế slide (Gamma)

Đây là phần thông tin thô sau khi tổng hợp thông tin:

Văn bản thô chuẩn bị để upload lên AI Gamma

Văn bản thô chuẩn bị để upload lên Gamma

Tiếp theo, bạn chỉ cần truy cập vào Gamma, tải lên file dữ liệu thô này và bắt đầu tạo thiết kế mới cho slide.

Và đây là bản slide thuyết trình đã được thiết kế lại bằng công cụ Gamma:

Slide thuyết trình hoàn chỉnh được thực hiện bằng công cụ AI Gamma

Slide thuyết trình hoàn chỉnh được thực hiện bằng Gamma

Đó là quy trình để bạn có thể áp dụng các công cụ AI vào tác vụ làm slide.

Slide đủ thông tin, rõ thông điệp và quan trọng là bạn không cần phải ngồi chỉnh sửa từng dòng thủ công.

Đây cũng chính là một trong những nội dung có trong khóa học AI Productivity - làm chủ 10+ công cụ AI để tăng tốc công việc, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất.

👉 Tìm hiểu khóa học ngay tại đây!

2. Tác vụ (2): Tạo Ảnh Quảng Cáo Sản Phẩm Với Công Cụ AI

Với ChatGPT và Recraft AI, việc tạo ra hình ảnh quảng cáo ấn tượng giờ đây đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Không cần đội ngũ thiết kế chuyên nghiệp, bạn vẫn có thể sở hữu những ấn phẩm trau chuốt, hiện đại và bắt mắt.

Đây là quy trình 3 bước giúp bạn tạo ra hình ảnh quảng cáo sản phẩm chuyên nghiệp:

Bước 1: Tạo ảnh mock-up theo mô tả với Recraft AI

Đầu tiên, bạn vào trang recraft.ai, và đăng ký bằng tài khoản Google nếu chưa có tài khoản và sau đó đăng nhập để bắt đầu.

Ở phần Project, chọn "Create new project" để tạo dự án mới. Trong giao diện tạo ảnh, bạn chọn nút Mock-up. Sau đó dán câu lệnh tạo mock-up vào vào khung tạo ảnh.

👇 Câu lệnh mẫu với ChatGPT:

Hãy lấy đoạn gợi ý hình ảnh sơ lược sau và viết lại thành một đoạn gợi ý chi tiết, chất lượng cao, phù hợp cho việc tạo ảnh bằng AI. Cải thiện cảnh bằng cách thêm bố cục có cấu trúc, kết cấu ảnh chân thực, ánh sáng, độ sâu và cảm xúc. Chỉ rõ các vật liệu vật lý, chi tiết môi trường và thứ bậc thị giác. Sử dụng mô tả theo từng lớp (tiền cảnh → chủ thể → hậu cảnh → ánh sáng → chi tiết bề mặt → tông màu). Đảm bảo tông màu rõ ràng (ví dụ: mộng mơ, điện ảnh, tối giản), và bố cục cuối cùng phải cân đối và mang tính chuyên nghiệp.

Sau khi chỉnh xong tỷ lệ, nhấn "Recraft" để bắt đầu tạo ảnh. Chỉ trong vài giây, bạn sẽ có ngay một bức ảnh mock-up đúng với mô tả ban đầu.

Recraft tạo ảnh mock-up theo mô tả

Bước 2: Dán hình sản phẩm vào mock-up

Sau khi có mock-up, bạn có thể tải logo và hình sản phẩm lên Recraft qua công cụ “Import image”. Sau đó, chỉ cần kéo thả vào mock-up, hệ thống sẽ tự động chèn hình vào vị trí mong muốn.

Nếu hình ảnh của bạn có nền, bạn có thể chọn Remove Background để xóa nền. Hoặc nếu ảnh đang quá to so với ảnh sản phẩm, hoàn toàn có thể điều chỉnh bằng cách kéo 4 góc của tấm ảnh.

Điểm hay của Recraft là có tính năng tự "warp" hình theo độ cong của bề mặt, nên mọi thứ nhìn rất chân thật.

Hình ảnh tải lên Recraft AI tự động chèn vào ảnh mock-up

Hình ảnh tải lên tự động chèn vào ảnh mock-up

Bước 3: Tinh chỉnh hình ảnh

Khi logo hay hình minh họa đã được gắn lên sản phẩm, bạn hoàn toàn có thể tinh chỉnh để hình ảnh trông sống động và chuyên nghiệp hơn: điều chỉnh độ sáng, độ tương phản, độ trong suốt, hay thêm chút hiệu ứng phản chiếu tinh tế.

Nếu muốn, bạn có thể cắt, phóng to - thu nhỏ, căn chỉnh sát sản phẩm hoặc thay đổi background để có bố cục hoàn hảo hơn. Recraft còn hỗ trợ xuất ảnh nền trong suốt (PNG), giúp bạn dễ dàng sử dụng trên website, banner hay bất kỳ thiết kế nào khác.

Cuối cùng, chỉ cần nhấn Export, chọn định dạng phù hợp và tải về - thế là bạn đã có ngay một sản phẩm hoàn chỉnh, sẵn sàng sử dụng.

3. Tác vụ (3): Quản Lý & Sắp Xếp Email Với AI

Trong một ngày làm việc, hộp thư email của bạn có thể tràn ngập hàng chục, thậm chí hàng trăm thông báo, báo cáo và trao đổi nội bộ. Việc lọc thủ công, gắn nhãn hay tìm lại email quan trọng không chỉ chiếm nhiều thời gian mà còn khiến bạn dễ bỏ sót những thông tin cần thiết.

Để giải quyết vấn đề này, có rất nhiều công cụ AI hữu ích: Zapier hoặc Make giúp bạn tự động phân loại email ngay khi chúng vừa đến hộp thư; ChatGPT hay MailMaestro có thể tóm tắt nội dung dài thành vài ý chính; và Google Apps Script hỗ trợ gắn nhắc nhở hoặc tạo tác vụ follow-up luồng email.

AI có thể biến hộp thư lộn xộn thành một “trợ lý email” thông minh. Sau đây là quy trình 3 bước cụ thể để bạn quản lý email một cách gọn gàng và khoa học.

Bước 1: Kết nối Gmail với các công cụ AI tự động hoá (Zapier hoặc Make)

Bạn có thể tạo luồng tự động để phân loại email ngay khi chúng đến hộp thư. Ví dụ, email từ sếp sẽ tự động gắn nhãn “Ưu tiên”, email có từ khóa “invoice” sẽ chuyển vào thư mục “Hóa đơn”.

Với Zapier hoặc Make, việc này chỉ cần thiết lập một lần và áp dụng cho toàn bộ email về sau.

Bước 2: Tóm tắt nội dung chính (ChatGPT hoặc MailMaestro)

Thay vì phải đọc từng email dài, bạn có thể dùng AI để rút gọn lại thành 2 - 3 ý chính. ChatGPT hoặc MailMaestro sẽ giúp bạn biết ngay nội dung quan trọng, hành động cần làm và deadline nếu có.

Nhờ đó, bạn có thể nắm được thông tin nhanh chóng và ưu tiên xử lý công việc quan trọng trước.

Bước 3: Đặt nhắc nhở & theo dõi luồng mail (Google Apps Script + ChatGPT)

Những email cần phản hồi hoặc theo dõi sẽ được tự động đưa vào danh sách việc cần làm. Bạn có thể cài đặt để chúng xuất hiện trong Google Tasks, hoặc tạo nhắc nhở trực tiếp trong Google Calendar. Với Google Apps Script kết hợp ChatGPT, bạn thậm chí có thể thiết lập để hệ thống nhắc lại nếu email chưa được trả lời trong vòng 48 giờ.

Đó là quy trình mà bạn có thể áp dụng AI vào việc quản lý email hằng ngày. Không chỉ tiết kiệm thời gian, bạn còn đảm bảo rằng không một email quan trọng nào bị bỏ sót.

4. Tác vụ (4): Tóm Tắt Và Ghi Chú Cuộc Họp Bằng AI

Họp xong nhưng không ai ghi chú đầy đủ? Đây là tình trạng quen thuộc ở nhiều doanh nghiệp. Việc ghi lại từng ý chính, phân công công việc và deadline thường bị bỏ qua hoặc làm sơ sài, dẫn đến tình trạng “họp xong lại họp tiếp” vì không ai nhớ mình cần làm gì. Điều này không chỉ làm mất thời gian mà còn khiến hiệu quả triển khai sau họp giảm đáng kể.

Hiện nay, nhiều công cụ AI có thể thay bạn xử lý toàn bộ quá trình này: Otter.ai và Notta.ai tự động ghi âm và chuyển giọng nói thành văn bản; ChatGPT hỗ trợ tóm tắt nội dung và phân loại ý chính.

AI có thể biến một buổi họp dài dòng thành báo cáo súc tích và rõ ràng. Sau đây là quy trình 3 bước cụ thể để bạn có thể tóm tắt và gửi ghi chú cuộc họp một cách nhanh chóng.

Bước 1: Ghi âm & chuyển giọng nói thành văn bản (Otter.ai hoặc Notta.ai)

Thay vì ghi chép thủ công, bạn chỉ cần bật công cụ ghi âm. AI sẽ tự động tạo transcript (bản chuyển đổi giọng nói sang văn bản) đầy đủ, đi kèm với phần phát biểu của từng người. Điều này giúp bạn không bỏ sót chi tiết nào, kể cả khi cuộc họp kéo dài hàng giờ.

Bước 2: Tóm tắt & phân loại ý chính (ChatGPT)

Sau khi có transcript, bạn có thể yêu cầu AI rút ra 3 phần quan trọng: (1) Quyết định đã được thống nhất, (2) Nhiệm vụ được giao cho từng người, (3) Deadline cụ thể.

👇 Câu lệnh mẫu với ChatGPT:

“Đây là toàn bộ nội dung cuộc họp: [dán transcript]. Hãy tóm tắt và phân loại theo 3 mục:
1. Quyết định đã thống nhất
2. Nhiệm vụ được giao (ghi rõ người phụ trách)
3. Deadline cụ thể cho từng nhiệm vụ
Trình bày ngắn gọn, rõ ràng và dễ theo dõi”

Bước 3: Gửi báo cáo họp

Từ thông tin có ở bước 2, bạn sẽ nhanh chóng có được bản báo cáo tóm tắt cuộc họp. Bây giờ, bạn chỉ việc kiểm tra lại và gửi cho tất cả thành viên trong team.

Việc dùng AI để ghi chép cuộc họp không còn là điều quá xa lạ. Nhưng làm sao chọn đúng công cụ và khai thác để tối ưu hiệu suất mới là bí quyết tạo khác biệt. Đó cũng chính là điều bạn sẽ khám phá trong AI Productivity - khóa học giúp bạn X10 hiệu suất làm việc với AI.

ìm hiểu và đăng ký khoá học này TẠI ĐÂY nhé!

Khóa học AI Productivity giúp bạn tối ưu hiệu suất công việc gấp 10 lần

5. Tác vụ (5): Trực Quan Hoá Dữ Liệu Bằng AI

Hàng loạt file chứa số liệu doanh thu, dữ liệu marketing hay nhân sự có thể khiến bạn “hoa mắt”. Việc ngồi lọc thủ công, viết công thức và tạo biểu đồ bằng tay không chỉ mất nhiều giờ mà còn dễ sai sót.

Giờ đây, AI có thể giúp bạn biến dữ liệu thô thành báo cáo và dashboard sinh động chỉ trong vài phút. Những công cụ như Looker Studio, Powerdrill AI hay Julius AI hỗ trợ trực quan hoá và tạo báo cáo tự động; trong khi ChatGPT và NotebookLM có thể viết phân tích, highlight thông tin quan trọng.

So sánh 2 nền tảng trực quan hoá dữ liệu Julius & Powerdrill

AI không chỉ vẽ biểu đồ mà còn kể câu chuyện đằng sau con số. Sau đây là quy trình mẫu 3 bước giúp bạn có thể nhanh chóng phân tích và trực quan hoá dữ liệu với Julius AI.

Bạn có thể tải file dữ liệu mẫu "AI Job Dataset" tại đây để bắt đầu thực hành.

Bước 1: Tải file dữ liệu mẫu lên Julius AI

Bắt đầu truy cập vào trang Julius.ai, chọn sign up.

Bạn có thể đăng nhập nhanh chóng bằng tài khoản Google, Apple, hoặc điền email. Ở giữa giao diện chính là một câu hỏi lớn: “What do you want to analyze today?”, tạm dịch là “Hôm nay bạn muốn phân tích điều gì?”. Ngay bên dưới là ô nhập liệu để bạn gõ câu hỏi hoặc câu lệnh yêu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên.

Bạn có thể tải file dữ liệu lên dưới định dạng CSV. Khi đó, Julius AI sẽ lập tức đọc và nhận diện được cấu trúc bảng dữ liệu.

Các giao diện đồ họa khác nhau của Julius AI

Bước 2: Bắt đầu phân tích dữ liệu

Nếu bạn chưa biết phải bắt đầu từ đâu với file dữ liệu gốc. Hãy đưa ra câu lệnh phân tích tổng quát như: “Thống kê thông tin chính từ bảng dữ liệu trên”.

Julius sẽ thống kê thông tin theo từng bảng dữ liệu. Tiếp đến, hệ thống sẽ đề xuất một vài câu hỏi cho bạn chọn. Ví dụ “Xác định các kỹ năng hàng đầu cần thiết”. Rất nhanh, Julius AI sẽ cung cấp Top 15 và biểu đồ Top 10 kỹ năng được yêu cầu nhiều nhất trong các vị trí tuyển dụng liên quan đến AI.

Và cứ như vậy, các bạn cứ tiếp tục hỏi đáp với Julius theo nhu cầu quan tâm.

Julius AI đưa ra biểu đồ Top 10 kỹ năng được yêu cầu nhiều nhất

Bước 3: Tạo biểu đồ và đưa ra đề xuất với Julius

Mỗi loại biểu đồ sẽ tương ứng với từng mục đích phân tích: line chart (biểu đồ đường) để xem xu hướng, bar chart (biểu đồ cột) để so sánh, pie chart (biểu đồ tròn) để thể hiện tỷ lệ.

Tùy theo mục đích phân tích, bạn có thể yêu cầu cụ thể Julius AI tạo ra đúng loại biểu đồ đó. Ví dụ: “Ở vị trí AI Consultant, mức lương trung bình ở các khu vực khác nhau thế nào? Hãy tạo biểu đồ cột để so sánh.”

Julius AI đưa ra bảng so sánh và tính chênh lệch theo vùng

Thay vì dừng lại ở biểu đồ, bạn có thể yêu cầu AI phân tích sâu hơn: highlight đâu là con số bất thường, đâu là cơ hội tăng trưởng, đâu là rủi ro cần lưu ý.

Julius AI phân tích và trả về kết quả

6. Lời Kết

Với 5 nhiệm vụ quen thuộc: thiết kế slide, tạo ảnh quảng cáo, quản lý email, ghi chú cuộc họp và trực quan hoá dữ liệu, bạn đã thấy rõ AI hoàn toàn có thể trở thành trợ lý đắc lực giúp giảm tải khối lượng công việc lặp lại mỗi ngày.

Đừng chờ đến khi công việc quá tải mới nghĩ đến AI. Thử áp dụng từng bước nhỏ sẽ giúp bạn tiết kiệm thêm thời gian, tăng hiệu suất và có nhiều năng lượng hơn để tập trung vào những đầu việc quan trọng.

Bắt đầu bằng việc chọn 1 trong 5 nhiệm vụ trên, áp dụng thử ngay hôm nay và cảm nhận sự khác biệt mà AI mang lại trong công việc của bạn. Bên cạnh đó, nếu bạn muốn có lộ trình hướng dẫn sử dụng 10 công cụ AI bài bản cùng với tư duy tối ưu hiệu suất cho từng quy trình.

Đừng bỏ qua khóa học AI Productivity - X10 Hiệu suất công việc văn phòng tại Skills Bridge nhé.

👉 Tìm hiểu khóa học ngay tại đây!

#SkillsBridge

#CongcuAI

#UngdungAI

Mục lục

Đọc tiếp

Bộ 3 Công Cụ AI Của Adobe Cho Nhà Sáng Tạo Nội Dung (Hoàn Toàn Miễn Phí)

Nâng cao hiệu suất

Sep 16, 2025

Bộ 3 Công Cụ AI Của Adobe Cho Nhà Sáng Tạo Nội Dung (Hoàn Toàn Miễn Phí)

Tại Sao 90% Nội Dung Viết Bằng AI RẤT CHÁN 🫠 (+Hướng Dẫn Nâng Cấp)

Nâng cao hiệu suất

Sep 11, 2025

Tại Sao 90% Nội Dung Viết Bằng AI RẤT CHÁN 🫠 (+Hướng Dẫn Nâng Cấp)

Đừng bỏ lỡ

5 Cách Ứng Dụng AI Vào Công Việc Phổ Biến Nhất 2025

Nâng cao hiệu suất

Oct 02, 2025

5 Cách Ứng Dụng AI Vào Công Việc Phổ Biến Nhất 2025

3 Cách Ứng Dụng Hiệu Quả Nano Banana (+Hướng Dẫn Chi Tiết)

Nâng cao hiệu suất

Sep 30, 2025

3 Cách Ứng Dụng Hiệu Quả Nano Banana (+Hướng Dẫn Chi Tiết)

Trực Quan Hóa Dữ Liệu Với ChatGPT: Học Nhanh 6 Loại Biểu Đồ Phổ Biến (Phần 1: Biểu Đồ Nền Tảng)

Nâng cao hiệu suất

Sep 25, 2025

Trực Quan Hóa Dữ Liệu Với ChatGPT: Học Nhanh 6 Loại Biểu Đồ Phổ Biến (Phần 1: Biểu Đồ Nền Tảng)

Nâng cao hiệu suất

Sep 16, 2025

Bộ 3 Công Cụ AI Của Adobe Cho Nhà Sáng Tạo Nội Dung (Hoàn Toàn Miễn Phí)

Xem thêm

Skills Bridge cung cấp chương trình đào tạo giúp cá nhân và doanh nghiệp nâng cao kỹ năng chuyên môn, lãnh đạo và xây dựng thành công. Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm tại đây mang đến các kỹ năng và công cụ thực tế, áp dụng ngay vào công việc hàng ngày.

Theo dõi Skills Bridge tại