Môi trường chuỗi cung ứng và sản xuất phụ thuộc vào sự phối hợp nhanh chóng và chính xác giữa nhiều đội nhóm, địa điểm và các đối tác bên ngoài.

Trong mạng lưới vận hành phức tạp như vậy, chỉ một hiểu lầm nhỏ cũng có thể dẫn đến chậm trễ, phải làm lại công việc hoặc thiếu sự thống nhất, đặc biệt khi giao tiếp phải diễn ra giữa nhiều phòng ban, cấp bậc và nền văn hóa khác nhau.

Do đó, doanh nghiệp nhận thấy cần nâng cao năng lực giao tiếp của các lãnh đạo cấp trung và cấp cao, giúp họ tác động đến kết quả công việc hiệu quả hơn, giảm ma sát trong vận hành hằng ngày và xây dựng sự hợp tác dựa trên niềm tin cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức.

Các thách thức chính bao gồm

Vấn đề về giao tiếp và sự thống nhất

• Trong môi trường chuỗi cung ứng và sản xuất phức tạp với nhiều bên liên quan, việc đảm bảo thông tin đến đúng người và duy trì trách nhiệm rõ ràng cho kết quả công việc trở nên khó khăn.
• Cần cải thiện cách truyền đạt mục tiêu, bối cảnh và kỳ vọng khi phối hợp giữa các phòng ban và với các đối tác bên ngoài, đặc biệt trong các tình huống giao tiếp đa văn hóa.

Thách thức trong đàm phán, báo cáo và ra quyết định

• Khi đàm phán với nhà cung cấp, các cuộc trao đổi thường tập trung vào yêu cầu, trong khi bối cảnh và giá trị chung chưa được truyền đạt rõ ràng.
• Các hoạt động báo cáo và ra quyết định liên quan đến nhà cung cấp sẽ hiệu quả hơn nếu có cấu trúc và phạm vi rõ ràng, giúp đạt được sự thống nhất nhanh hơn và đưa ra quyết định tự tin hơn.

Sự sẵn sàng lãnh đạo, kỹ năng lắng nghe và áp lực công việc

• Kỹ năng lắng nghe và đặt câu hỏi chưa luôn được áp dụng một cách có cấu trúc, khiến việc làm rõ vấn đề, xác định nguyên nhân gốc rễ và thống nhất các bên liên quan trở nên khó khăn hơn.
• Tốc độ cao của môi trường vận hành hằng ngày đặt ra áp lực lớn đối với các lãnh đạo đang phát triển, làm tăng nhu cầu về các framework giao tiếp lãnh đạo rõ ràng để quản lý áp lực và hỗ trợ phát triển năng lực.

Skills Bridge đã thiết kế và triển khai chương trình đào tạo thực tiễn dựa trên các tình huống, phù hợp với bối cảnh thực tế của các lãnh đạo chuỗi cung ứng và sản xuất. Workshop tập trung nâng cao năng lực giao tiếp lãnh đạo trong môi trường vận hành tốc độ cao, sử dụng các tình huống thực tế để học viên thực hành kỹ năng giao tiếp, đàm phán và báo cáo gắn chặt với công việc hằng ngày.

Các nội dung trọng tâm của chương trình

• Tăng cường năng lực giao tiếp lãnh đạo và sự hiện diện trong các cuộc thảo luận vận hành
• Áp dụng phương pháp đàm phán dựa trên nguyên tắc với nhà cung cấp và các bên liên quan nội bộ
• Cải thiện sự rõ ràng trong báo cáo thông qua giao tiếp có cấu trúc và định hướng hành động
• Phát triển kỹ năng lắng nghe chủ động và đặt câu hỏi chất lượng cao để làm rõ vấn đề và thống nhất các bên liên quan
• Xây dựng niềm tin nhằm hỗ trợ sự hợp tác và thực thi hiệu quả trong vận hành hằng ngày

Các framework được áp dụng

• Mô hình giao tiếp Mehrabian để tăng độ tin cậy và sự hiện diện
• Phương pháp Getting to Yes của Harvard để hỗ trợ đàm phán dựa trên lợi ích
• Kỹ thuật BLUF (Bottom Line Up Front) để cải thiện độ rõ ràng của báo cáo và tăng tốc ra quyết định
• Funnel questioning và active listening để xác định nguyên nhân gốc rễ và định hướng sự thống nhất
• Nguyên tắc Speed of Trust của Stephen R. Covey nhằm củng cố mối liên hệ giữa niềm tin, tốc độ và hiệu quả thực thi

Phản hồi sau đào tạo cho thấy chương trình mang lại giá trị thực tiễn cao và tạo ra môi trường học tập tích cực. Học viên cho biết họ cải thiện rõ ràng trong cách giao tiếp, lắng nghe và cấu trúc thông điệp trong công việc hằng ngày. Chương trình được đánh giá là có thể áp dụng trực tiếp vào bối cảnh chuỗi cung ứng và sản xuất, hỗ trợ sự hợp tác hiệu quả hơn, báo cáo rõ ràng hơn và xây dựng mối quan hệ làm việc tốt hơn với cả các đội nhóm nội bộ và nhà cung cấp.

“Chương trình đào tạo này đã tạo ra một môi trường chuyên nghiệp và cởi mở, khuyến khích sự tham gia tích cực và trao đổi quan điểm đa dạng một cách tôn trọng, ngay cả khi các quan điểm đó khác với quan điểm hiện có.”
— Syed Irfan Hossain

Top 3 nội dung hữu ích nhất

• Nhận diện và điều chỉnh phong cách giao tiếp
• Lắng nghe chủ động và đặt câu hỏi chất lượng cao
• Kỹ thuật BLUF (Bottom Line Up Front)
  

Kế hoạch hành động của học viên (2 tháng tiếp theo)

Sau khóa đào tạo, học viên đã xác định các kế hoạch cụ thể để áp dụng nội dung học vào công việc:

• Áp dụng giao tiếp có cấu trúc bằng cách sử dụng BLUF một cách nhất quán trong báo cáo, email, cuộc họp và trao đổi với nhà cung cấp, đồng thời khuyến khích đội ngũ áp dụng.
• Thực hành điều chỉnh phong cách giao tiếp bằng cách thay đổi giọng điệu và cách tiếp cận dựa trên nhu cầu của các bên liên quan, bối cảnh văn hóa và tình huống cụ thể.
• Tăng cường thói quen lắng nghe và đặt câu hỏi bằng cách chủ động sử dụng lắng nghe tích cực và các câu hỏi mở trong các cuộc họp và thảo luận với nhà cung cấp, đồng thời phản tư về kết quả đạt được.
• Chia sẻ nội dung học với đội ngũ và các đối tác nhằm củng cố các thực hành giao tiếp nhất quán và hỗ trợ sự thống nhất rộng hơn.

Chương trình khẳng định vai trò quan trọng của năng lực giao tiếp lãnh đạo trong các môi trường vận hành phức tạp. Cách tiếp cận của Skills Bridge không xem giao tiếp chỉ là một kỹ năng riêng lẻ, mà là yếu tố thúc đẩy sự hợp tác, hỗ trợ ra quyết định và phát triển năng lực lãnh đạo dài hạn trong các chức năng chuỗi cung ứng và sản xuất của doanh nghiệp.