Theo báo cáo Job Outlook 2025, hơn 77% nhà tuyển dụng xếp kỹ năng viết vào nhóm năng lực thiết yếu, chỉ đứng sau khả năng làm việc nhóm và giải quyết vấn đề. Điều này có nghĩa là: dù bạn làm kỹ thuật, tài chính, nhân sự hay… kể cả là giám đốc điều hành thì khả năng viết rõ ràng, mạch lạc, thuyết phục, chính là yếu tố phân biệt bạn với tất cả mọi người còn lại.

Hãy đọc đến cuối bài viết, Linh sẽ chia sẻ phương pháp giúp bạn phát triển kỹ năng viết với AI, ngay cả khi bạn chưa từng học giỏi Văn.

Trước khi đi sâu vào kỹ năng viết, Linh muốn bạn nắm rõ một điều: viết nội dung không phải là một kỹ năng đơn lẻ, mà là sự kết hợp của nhiều kỹ năng nhỏ, hoạt động cùng nhau như một hệ sinh thái. Và chính sự phối hợp này mới tạo nên những nội dung hiệu quả.

Kỹ năng đầu tiên – và cũng là quan trọng nhất – chính là tư duy logic, hay khả năng cấu trúc hóa ý tưởng. Đây là nền tảng để bạn viết rõ ràng, mạch lạc. Bạn cần biết cách sắp xếp thông tin theo thứ tự ưu tiên: từ vấn đề đến giải pháp, từ nguyên nhân đến kết quả.

Ví dụ, khi viết email xin sếp duyệt ngân sách, thay vì nói mơ hồ “dự án này rất tiềm năng”, hãy nêu cụ thể: “Em đề xuất tăng ngân sách 50 triệu để rút ngắn tiến độ 2 tuần.” Vì phần lớn người đọc, đặc biệt là sếp, sẽ không có thời gian để đoán ý bạn, mà cần một lộ trình suy nghĩ rõ ràng từ đầu đến cuối để dễ ra quyết định.

Kỹ năng thứ hai là sáng tạo có mục tiêu rõ ràng. Khác với sáng tạo nghệ thuật, sáng tạo trong viết nội dung cần hướng đến một kết quả cụ thể – như thu hút sự chú ý, tăng chuyển đổi, hoặc truyền cảm hứng để người đọc hành động. Đó là khả năng tìm ra một góc nhìn mới, một cách diễn đạt thú vị, hoặc một ví dụ khiến nội dung của bạn nổi bật giữa hàng loạt thông tin mỗi ngày.

Ví dụ, thay vì viết: “Chúng tôi bán sơn tường chất lượng cao”, bạn có thể nói: “Nếu tường nhà bạn biết nói, nó sẽ cảm ơn bạn vì lớp áo mới chống nấm mốc, chịu nắng và tự làm sạch sau mưa.” Chỉ một hình ảnh khác biệt, bạn đã khiến người đọc dừng lại – và nhớ đến công dụng thật sự của sản phẩm.

Thứ ba là kỹ năng diễn đạt bằng ngôn ngữ theo đối tượng. Đây là kỹ năng phân biệt khi nào dùng ngôn ngữ trang trọng, khi nào dùng giọng điệu thân thiện, làm sao để nội dung phức tạp trở thành đơn giản, dễ hiểu nhưng cũng không mất đi độ chính xác.

Cũng giống như chọn trang phục: đi họp với ban giám đốc chắc chắn bạn không thể ăn mặc như khi đi dã ngoại với nhóm bạn thân. Viết cho sếp cần ngắn gọn, trọng tâm. Viết cho nhóm kỹ thuật thì cần chi tiết, rõ ràng. Một nội dung, nhưng cách trình bày sẽ cần thay đổi theo đối tượng đọc.

Và cuối cùng, viết còn bao gồm kỹ năng điều chỉnh và tối ưu hóa nội dung của mình. Đây là khả năng nhìn lại sản phẩm của mình với con mắt của người đọc. Việc cắt bỏ những câu rườm rà, sắp xếp lại thông tin, chỉ giữ lại những gì phục vụ đúng mục tiêu – đó chính là điểm khác biệt giữa người viết trung bình và người viết hiệu quả.

Vậy với một tổ hợp kỹ năng như trên, thì giỏi viết nội dung sẽ giúp ích gì cho các công việc khác nhau? Kể cả khi bạn không phải là một nhân viên phòng tiếp thị.

Nếu bạn đã biết về tầm quan trọng của kỹ năng viết, bạn có thể lướt qua phần này và đi thẳng đến phần Làm thế nào để rèn luyện kỹ năng viết ở sau đó nha.

Một hiểu lầm mà Linh thấy rất phổ biến, đó là: nhiều bạn nghĩ giao tiếp tốt nghĩa là nói chuyện khéo, trình bày trôi chảy trong các cuộc họp, hoặc thuyết trình giỏi trước đám đông. Nhưng thực tế ở môi trường công sở hiện đại, phần lớn các tình huống giao tiếp lại diễn ra qua chữ viết: từ email, tin nhắn, báo cáo, tài liệu cho đến slide trình bày. Bạn thuyết phục sếp duyệt một ý tưởng – là viết. Bạn hướng dẫn team làm đúng quy trình – cũng là viết luôn.

Trong công việc chuyên môn, kỹ năng viết gần như hiện diện ở mọi ngành nghề. Một kỹ sư không chỉ viết code mà còn phải biên soạn tài liệu kỹ thuật đủ rõ ràng để cả những người không tham gia trực tiếp cũng có thể hiểu được hệ thống. Một bác sĩ, bên cạnh việc khám và điều trị, cũng cần viết bệnh án, hướng dẫn chăm sóc. Và chỉ một sơ suất nhỏ trong câu chữ thôi, cũng có thể gây ra hiểu nhầm nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe người bệnh.

Còn trong lĩnh vực kinh doanh, kỹ năng viết lại càng đóng vai trò then chốt. Một bản proposal, một slide thuyết trình, hay chỉ một đoạn giới thiệu sản phẩm – tất cả đều là cơ hội để bạn thuyết phục khách hàng hay đối tác. Và nếu bạn không thể trình bày rõ ràng, mạch lạc thì cho dù ý tưởng có hay đến đâu, cũng rất khó để nhận được cái gật đầu của nhà đầu tư. Vì thực tế, một tầm nhìn mạnh mẽ thôi là chưa đủ – bạn cần truyền tải nó sao cho người ta hiểu được, cảm được, và tin rằng nó có thể trở thành sự thật.

Nếu trong công việc, kỹ năng viết giúp bạn trình bày ý tưởng để người khác hiểu và hành động, thì trong xây dựng thương hiệu cá nhân – đây chính là cầu nối để người khác nhận ra giá trị thật sự mà bạn mang lại. Một bài viết rõ ràng, đúng trọng tâm và chạm được cảm xúc, không chỉ giúp bạn được ghi nhớ, mà đôi khi còn mở ra những cơ hội không ngờ: một lời mời hợp tác, một cuộc phỏng vấn, hay đơn giản là một mối quan hệ tiềm năng.

Bạn không cần phải viết hoa mỹ. Cũng không cần phải kể một câu chuyện "để đời". Chỉ cần bạn diễn đạt điều mình hiểu, điều mình đã trải nghiệm – một cách chân thành, mạch lạc, có mục tiêu – thì đó đã là bước khởi đầu rất vững chắc để xây dựng thương hiệu cá nhân rồi.

Khoan đã? Có gì đó hơi kỳ ở đây ha các bạn? Nếu kỹ năng viết quan trọng đến vậy, thì tại sao nhiều người lại ngại viết, thậm chí sợ viết?

Đầu tiên là đến từ những hiểu nhầm rất phổ biến, như viết giỏi là phải có năng khiếu, nếu không giỏi văn thì không cần học viết tốt luôn. Điều đó không sai, nhưng chưa đủ. Bởi trong công việc, viết giỏi không phải để gây ấn tượng, mà là để người khác hiểu đúng và làm đúng. Câu viết càng ngắn gọn, rõ ràng, đúng trọng tâm sẽ tốt hơn những đoạn nghe hay ho, nhưng lan man, dài dòng.

Lý do thứ hai đến từ cách chúng ta đánh giá kỹ năng viết trong công việc. Trong môi trường công sở, kỹ năng viết thường không được đánh giá đúng mức. Thay vì coi viết là một năng lực chiến lược, nhiều người chỉ xem đó đơn giản như một công việc hỗ trợ: miễn là thông tin được truyền đạt đầy đủ. Điều này dẫn đến việc mọi người sẽ khen ngợi một báo cáo tốt hay một bài thuyết trình mượt mà, song lại không chú ý đến cách tổ chức thông tin, nhận xét số liệu hay khả năng sắp xếp nội dung hợp lý. Kết quả là, kỹ năng viết không được nhìn nhận như một công cụ quan trọng giúp nâng cao hiệu suất và tạo ảnh hưởng trong công việc.

Rào cản cuối cùng nằm ở cảm xúc. Những gì bạn viết sẽ phản ánh cách bạn suy nghĩ, diễn đạt, và nhìn nhận vấn đề. Và điều đó khiến nhiều người thấy dễ tổn thương khi nhận phản hồi. Chỉ một dòng phản hồi kiểu “viết gì mà khó hiểu vậy” cũng đủ khiến bạn ngại viết lần sau. Thêm vào đó là nỗi sợ viết sai chính tả, sợ bị đánh giá thiếu chuyên nghiệp, sợ tốn thời gian mà không ai đọc. Những nỗi sợ nhỏ nhỏ như vậy nhưng đủ mạnh để khiến bạn ngại bắt đầu.

Viết cũng buộc bạn phải nghĩ kỹ hơn. Khi nói chuyện, bạn có thể dùng giọng điệu, ánh mắt, hoặc một nụ cười để che đi sự mơ hồ trong lập luận. Nhưng khi viết, mọi thứ được cố định bằng chữ – rõ ràng hay khó hiểu đều lộ ra hết. Vì thế, thay vì ngồi lại để viết và làm rõ suy nghĩ, nhiều bạn sẽ chọn cách tránh né.

Nói tóm lại, nỗi sợ viết không đơn giản là chưa có kỹ năng. Đó là nỗi sợ phải suy nghĩ rõ ràng – và sợ nhận phản hồi tiêu cực về những gì mình viết ra. Nhưng chính vì thế, vượt qua nỗi sợ này là một bước tiến rất lớn để bạn không chỉ viết tốt hơn, mà còn tư duy tốt hơn trong công việc. Đừng lo, Linh sẽ chia sẻ cách làm ngay sau đây.

Đến đây, có bạn nào tự hỏi là: Khi mà giờ đây, AI có thể viết cả trăm trang trong vài phút thì “Liệu mình còn cần phải viết giỏi nữa không?”

Câu hỏi hoàn toàn hợp lý. Vì đúng là AI có thể giúp bạn viết nhanh hơn, gợi ý ý tưởng, thậm chí sửa lỗi chính tả khá mượt. Nhưng có một điều AI không thể làm thay: đó là đưa ra góc nhìn của bạn. Nó không hiểu bạn đang ở trong hoàn cảnh nào, muốn đạt được điều gì, hay cần truyền tải điều gì, tới ai.

Vậy nên, thay vì chỉ tập trung vào việc tự viết từng câu từng chữ, bạn cần học cách “giao việc” cho AI. Điều này đòi hỏi ba kỹ năng cốt lõi mà Linh sẽ chia sẻ ngay sau đây.

(1) Đầu tiên, là khả năng đặt yêu cầu rõ ràng. Việc chỉ nói cho AI biết bạn cần viết gì không đủ để có kết quả tốt. Bạn cần phân tích và chuyển tải đầy đủ bối cảnh, mục tiêu và các yếu tố quan trọng khác liên quan. Hãy thử nghĩ, việc bạn nhập prompt: “Viết email cho sếp xin duyệt ngân sách về dự án A” cũng giống như gọi điện cho một kiến trúc sư và chỉ nói “Thiết kế nhà cho tôi”, rất mơ hồ.

Thay vào đó, một yêu cầu chuyên nghiệp sẽ bao gồm sáu yếu tố: (1) ai là người đọc, (2) nhu cầu của họ ra sao, (3) mục tiêu bạn muốn đạt được, (4) bối cảnh hiện tại, (5) giọng điệu và mức độ trang trọng phù hợp, và cuối cùng là (6) cấu trúc và độ dài mong muốn. 

Ví dụ, thay vì “Viết email báo cáo cho giám đốc marketing xin phê duyệt ngân sách 500 triệu cho quý 4” bạn có thể yêu cầu: “Viết email cho giám đốc marketing – người rất quan tâm đến lợi nhuận và luôn yêu cầu phân tích chi tiết về rủi ro. Mục tiêu: thuyết phục phê duyệt ngân sách tiếp thị 500 triệu cho quý 4. Bối cảnh: doanh số quý 3 giảm 10%, cần tăng cường marketing để phục hồi. Giọng điệu chuyên nghiệp nhưng thân thiện, thể hiện sự tự tin. Cấu trúc: tình hình hiện tại – đề xuất – lợi ích – kế hoạch thực hiện – yêu cầu quyết định. Độ dài: 200-250 từ.” 

(2) Tiếp theo là khả năng đánh giá và chỉnh sửa. Để làm được điều này, bạn cần có một hệ thống tiêu chí rõ ràng. Đọc và nhận ra chỗ hay chỗ dở không phải dựa vào cảm tính, mà phải dựa vào logic và cấu trúc. Bạn cần phải xem xét liệu (1) mỗi đoạn văn có một ý chính rõ ràng không? (2) Các ý đó đã đúng thông tin sự thật chưa, có bị ảo giác AI không? (3) Từ ngữ có phù hợp với người đọc không? Đồng thời bạn cũng cần đảm bảo rằng (4) thông điệp chính được truyền tải rõ ràng và (5) người đọc sẽ biết họ cần làm gì tiếp theo.

(3) Cuối cùng, là khả năng thêm cảm xúc của bạn vào nội dung. Dù AI có thể tạo ra những câu văn đúng ngữ pháp và hợp lý, nhưng AI vẫn còn hạn chế trong việc tạo ra sự kết nối thực sự với người đọc.

Thay vì viết “Chúng ta cần cải thiện quy trình”, bạn có thể kể lại câu chuyện: “Tuần trước, một khách hàng gọi điện lúc 8h tối, giọng rất lo lắng vì không thể hoàn thành đơn hàng. Sau 30 phút tìm hiểu, team sale phát hiện ra là do quy trình thanh toán quá phức tạp. Vậy nên chúng ta cần thay đổi.” Khi thay đổi từng chút từng chút nhỏ như vậy, nội dung của bạn sẽ tránh được phần “máy móc” và trở nên “người” hơn, gần gũi với người đọc hơn.

Trong bối cảnh hiện tại, AI có thể tạo ra nội dung, nhưng bạn là người điều chỉnh nội dung đó sao cho phù hợp với mục tiêu, tình huống và đối tượng đọc. Nếu bạn chỉ chờ đợi AI làm việc này THAY bạn hoàn toàn, bạn sẽ mất đi khả năng kiểm soát và định hình nội dung theo đúng ý mình. Còn nếu bạn muốn AI xây dựng nội dung THEO đúng yêu cầu của mình, bạn cần phát triển các kỹ năng để sử dụng AI như một công cụ hỗ trợ thay vì thay thế hoàn toàn quá trình sáng tạo của mình.