Bạn có mua một căn penthouse để chỉ sống ở phòng khách không? Nghe vô lý, đúng không? Nhưng đây là cách rất nhiều bạn đang dùng Google Workspace mà không hề nhận ra. Trong khi công ty đã trả từ 10 đến 20 đô, là gần 300 nghìn đồng, cho mỗi email bạn dùng.

Bạn có trong tay cả một hệ sinh thái với 17 ứng dụng mạnh mẽ, nhưng lại chỉ dùng một vài tính năng quen thuộc của Gmail, Google Drive, hay Google Meet, và bỏ lỡ những công cụ có thể giúp bạn làm việc hiệu suất hơn. Nhất là khi Google vừa tích hợp AI vào các công cụ làm việc hàng ngày này. Trong bài viết hôm nay, Linh muốn chia sẻ về hai công cụ trong hệ sinh thái Google Workspace rất hữu ích, mà có thể nhiều bạn chưa biết, hoặc chưa khám phá hết những tính năng của nó.

Trước khi đi sâu vào Google Workspace, hãy làm rõ sự khác biệt cơ bản giữa tài khoản Google cá nhân và tài khoản Google doanh nghiệp để bạn dễ hình dung.

Tài khoản Google cá nhân là loại tài khoản bạn tự đăng ký, thường có địa chỉ email kết thúc bằng @gmail.com. Với tài khoản này, bạn được miễn phí sử dụng các ứng dụng phổ biến như Gmail, Drive, Docs, Calendar, YouTube, và một loạt công cụ hữu ích khác mà Google cung cấp. Đây là lựa chọn lý tưởng nếu bạn dùng cho mục đích cá nhân, học tập hay làm việc độc lập.

Trong khi đó, tài khoản Google doanh nghiệp là dịch vụ có trả phí, thường được công ty hoặc tổ chức cung cấp cho nhân viên. Email sẽ mang tên miền riêng theo thương hiệu của tổ chức, chẳng hạn như bạn tên Linh Thái và công ty dùng tên miền kynangmoi.vn thì địa chỉ email của bạn sẽ là linhthai@kynangmoi.vn.

Không chỉ có sự khác biệt về hình thức, loại tài khoản này còn đi kèm với nhiều công cụ quản trị nâng cao như Google Workspace. Vậy Google Workspace là gì?

Google Workspace là một bộ công cụ làm việc trực tuyến do Google phát triển, được thiết kế dành cho cá nhân, nhóm và doanh nghiệp để làm việc hiệu quả hơn – mọi lúc, mọi nơi. Bộ công cụ này hiện có ít nhất 17 ứng dụng. Để bạn dễ hình dung, Linh sẽ chia chúng thành hai nhóm. 

Nhóm đầu tiên là những công cụ quen thuộc mà bạn hay dùng hàng ngày như Gmail, Drive, Docs, Calendar, Meet hay Chat. Chúng giúp bạn làm nhiều tác vụ như gửi email, sắp xếp lịch, họp online, viết tài liệu, chia sẻ file, làm việc nhóm. Tất cả trong cùng một hệ thống. Nếu bạn đang dùng tài khoản cá nhân thì chắc cũng đã quen với phần lớn trong số này rồi.

Điểm khác biệt nằm ở chỗ: với tài khoản Google Workspace, các ứng dụng này sẽ có thêm tính năng nâng cao, đặc biệt là tích hợp AI. Ví dụ như trong Google Docs, bạn có thể nhờ AI hỗ trợ viết nội dung, tạo bảng nhanh, theo dõi tiến độ công việc, thậm chí tóm tắt cả tài liệu bằng một cú nhấp chuột nhờ vào công cụ Gemini của Google. Một số tính năng AI này cũng có thể sử dụng được nếu bạn đăng ký gói Google One AI Premium, nhưng với Workspace, bạn sẽ được tích hợp sẵn mà không cần cài đặt thêm. Ngoài Docs, các công cụ khác của Google cũng được cập nhật rất nhiều trong thời gian gần đây. 

Nhóm thứ hai là các công cụ nâng cao hơn, tập trung vào AI và tìm kiếm thông minh, như Gemini Advanced, Cloud Search, và NotebookLM Plus. Gemini thì chắc nhiều bạn đã nghe quen rồi đúng không? Đó là AI của Google, tương tự như ChatGPT. Tin vui là nếu công ty bạn dùng các gói Google Workspace Business hoặc Enterprise, bạn sẽ được truy cập vào Gemini Advanced mà không cần đăng ký gói riêng trị giá gần 500 ngàn mỗi tháng như tài khoản cá nhân. Ở phần tiếp theo, Linh sẽ đi sâu hơn vào hai công cụ còn lại là Cloud Search và NotebookLM Plus để bạn không lãng phí các công cụ hữu ích này.

Chúng ta sẽ bắt đầu với Cloud Search. Bạn có thể truy cập công cụ này tại cloudsearch.google.com. Bạn có thể hình dung đây là “bộ não tìm kiếm” cho toàn bộ Google Workspace. Thay vì phải mở từng ứng dụng như Gmail, Drive hay Docs để tìm tài liệu, bạn chỉ cần gõ từ khoá vào Cloud Search và nó sẽ quét tất cả các ứng dụng cùng lúc.

Một ưu điểm lớn là Cloud Search chỉ trả về kết quả mà bạn có quyền truy cập. Nói cách khác, dù bạn dùng email công ty, tài liệu của bạn vẫn riêng tư nếu bạn chưa chia sẻ quyền truy cập, kể cả với quản trị viên hệ thống.

Ví dụ, nếu Linh muốn tìm tất cả thông tin liên quan đến series Làm Bạn Với AI, chỉ cần gõ đúng cụm từ “Làm bạn với AI” vào ô tìm kiếm. Cloud Search sẽ tổng hợp mọi kết quả từ Docs, thư mục trên Drive, lịch quay phim trên Calendar, đến cả email có nhắc đến cụm từ này. Rất nhanh và tiện.

Nếu kết quả quá nhiều, bạn có thể lọc tìm kiếm theo từng ứng dụng như Mail, Drive hay Calendar, hoặc thu hẹp phạm vi theo thời gian, người tạo file, loại tài liệu. Đây là cách cực kỳ hữu ích cho những dự án phức tạp và kéo dài.

Một điểm mạnh khác là Cloud Search không chỉ tìm theo tên file như Drive, mà còn theo nội dung bên trong tài liệu. Ví dụ bạn không nhớ tên file hay người gửi, chỉ nhớ một đoạn nội dung trong tài liệu, ví dụ như “hiện tượng ảo giác AI”, hãy cứ nhập cụm từ này vào Cloud Search. Lưu ý là bỏ cụm từ vào ngoặc kép nha các bạn. Nó sẽ hiện tất cả các tài liệu, email, lịch họp có chứa đoạn nội dung trên và cho bạn xem trước phần văn bản có từ khóa. Như vậy, bạn không cần mở từng file ra kiểm tra nữa. Thấy là tiết kiệm rất nhiều thời gian tìm kiếm, đúng không?

Ứng dụng tiếp theo trong hệ sinh thái Google Workspace mà Linh muốn giới thiệu là NotebookLM. Đây một công cụ ghi chú thông minh tích hợp AI, cực kỳ hữu ích cho những ai làm việc nhiều với tài liệu. Nó không chỉ hỗ trợ bạn tóm tắt, tìm kiếm, đặt câu hỏi theo ngữ cảnh, mà còn giúp tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn rất nhanh chóng. Linh đã giới thiệu và hướng dẫn chi tiết cách sử dụng NotebookLM trong bài viết "Nghiên Cứu Dữ Liệu: Chọn NotebookLM Hay ChatGPT?," bạn có thể nhấn đọc để biết thêm chi tiết nhé.

Nếu bạn đang dùng Google Workspace, bạn sẽ được sử dụng luôn phiên bản NotebookLM Plus – bản nâng cấp mà bình thường người dùng cá nhân phải trả gần 500 ngàn mỗi tháng. Tin vui là bạn không cần trả thêm đồng nào.

Vậy bản Plus có gì hấp dẫn? Có 4 điểm cộng.

(1) Khả năng xử lý gấp 5 lần tài liệu so với bản miễn phí. Nghĩa là nếu bạn đang nghiên cứu một đề tài lớn, như chuẩn bị kế hoạch kinh doanh mới, hoặc viết nội dung đào tạo từ hàng chục file, bạn có thể gom hết các file PDF, Google Docs, slide… vào một notebook để AI hỗ trợ phân tích và tóm tắt hết cho bạn. Không cần mở từng file đọc thủ công nữa.

(2) Thứ hai, bạn được quyền tùy chỉnh cách AI trả lời. Giả sử bạn đang chuẩn bị báo cáo tháng cho sếp, bạn có thể yêu cầu AI viết ngắn gọn, theo tone trang trọng. Còn nếu bạn làm nội dung cho mạng xã hội thì sao? Bạn có thể chọn kiểu thân thiện, súc tích, dùng ngôn ngữ đời thường. Điều này giúp bạn tiết kiệm kha khá thời gian định dạng và viết lại nội dung thủ công.

(3) Thứ ba, bạn có thể chia sẻ notebook với đồng nghiệp để cùng tham khảo tài liệu. Ví dụ, bạn đang quản lý phòng Marketing và cần chia sẻ tài liệu nghiên cứu đối thủ. Thay vì gửi từng file rời, bạn chỉ cần gửi một notebook đến các bạn trong nhóm của mình. Ngoài ra, bạn còn xem được phần nào trong bản nghiên cứu được xem nhiều nhất. Từ đó, xác định được những chủ đề hay thông tin nào đang được nhóm quan tâm nhiều nhất.

(4) Cuối cùng là bảo mật. Tất cả nội dung bạn đưa vào đều được bảo vệ nội bộ, không dùng để huấn luyện AI hay chia sẻ với bên thứ ba. Nếu bạn làm việc trong môi trường có dữ liệu nhạy cảm, như tài chính, nhân sự hay pháp lý, thì đây là một yếu tố rất quan trọng.

So với bài viết về NotebookLM trước, phiên bản miễn phí mới được cập nhật gần đây cũng có hai tính năng mới rất thú vị. 

(1) Một là Audio Overview. Công cụ này sẽ “nói chuyện” với bạn để tóm tắt nội dung tài liệu, rất tiện khi bạn đang đi trên đường hay không muốn đọc quá nhiều chữ như Linh.

(2) Hai là sơ đồ tư duy Mindmap, nhanh chóng hiển thị cấu trúc tài liệu dưới dạng sơ đồ, giúp bạn nắm nhanh mạch nội dung chỉ trong vài chục giây.

Linh sẽ hướng dẫn cụ thể cách ứng dụng hai tính năng này vào công việc hàng ngày trong các bài viết tới. Các bạn hãy đón đọc nhé!

Bạn đang sống trong một căn penthouse tiện nghi bậc nhất, thì đừng chỉ loanh quanh ở phòng khách. Không chỉ riêng Google Workspace, hãy dành khoảng 30 phút mỗi tuần để thử một tính năng mới trong các công cụ mà bạn đang có sẵn. Và nếu bạn khám phá được điều gì thú vị, đừng ngại chia sẻ với Linh và đội ngũ Skills Bridge nhé.