Mục lục
Nếu bạn vẫn đang copy-paste dữ liệu từ Google Docs, Slides, hay Sheets sang Gemini để hỏi, thì bạn đang lãng phí 90% sức mạnh của nó.
Trong bản cập nhật mới cho Workspace Intelligence, Gemini giờ đây đã được “cấy” sâu vào bên trong bộ máy làm việc của bạn, có thể tự kết nối các điểm trong toàn bộ hệ sinh thái để đưa ra câu trả lời và kết quả tốt nhất, liên quan nhất mà không cần nhập câu lệnh và danh sách file dài nữa.
Trong bài viết hôm nay, Trí sẽ cùng bạn khám phá 4 ứng dụng hữu ích của Workspace Intelligence. Cùng Trí bắt đầu ngay nha!
1. Gemini Tích Hợp Workspace
Với cập nhật mới, bạn không cần phải tải tài liệu của mình về máy tính, sau đó tải ngược lên Gemini để thao tác và đặt câu hỏi nữa.
Giờ đây, bạn chỉ cần gõ câu lệnh trong Gemini kèm theo lệnh gọi @workspace là Gemini có thể tự tìm thông tin liên quan được lưu trong Workspace cho bạn.
Ví dụ, Trí đã có bộ Guideline cho thương hiệu Verde như thế này được lưu trong Drive. Giả sử, bạn muốn tạo một bộ slide tuân thủ theo Guideline thương hiệu, thì điều duy nhất mà bạn cần làm là mở Gemini, và nhập câu lệnh: “Tìm guideline cho thương hiệu Verde để chuẩn bị tạo slide giới thiệu về thương hiệu.” và kèm theo lệnh gọi @Workspace.
Sau khi Gemini đã tìm thấy guideline, bạn nhập “Tạo slide thuyết trình”, sau đó nhấn enter. Chưa đến 1 phút, Gemini đã tạo cho bạn bộ slide đúng theo yêu cầu, và hướng dẫn của thương hiệu Verde. Đây là một điểm rất hữu ích.
Và để lưu bộ slide này, bạn chỉ cần chọn nút Export to Slides hoặc nhấn Download để tải về.
2. Tìm Kiếm & Soạn Email Thông Minh
Tiếp theo, Trí đến với một cập nhật thú vị khác trong ứng dụng Gmail.
Trong giao diện email quen thuộc, bạn có thể chat trực tiếp với Gemini bằng cách nhấn vào biểu tượng Gemini ở góc phải màn hình.
Giả sử, bạn đang cần tìm email xin nghỉ phép gần nhất để đối chiếu với bảng lương, nhưng email đã trôi khá xa và bạn không nhớ tiêu đề email là gì, cũng không có thời gian để tìm 1 email trong hàng trăm email công việc khác.
Với tình huống này, bạn có thể nhập câu lệnh như: “Tìm email xin nghỉ nghỉ phép gần nhất của tôi.” rồi nhấn Enter.
Ngay sau đó, Gemini sẽ quét qua toàn bộ các email có trong hòm thư của bạn và đưa về thông tin chi tiết về email xin nghỉ phép gần nhất, như ngày tháng, lý do, tình trạng đã duyệt hay chưa, kèm theo link nguồn dẫn đến chính email đó.
Một tình huống khác là khi bạn muốn soạn một email xin nghỉ phép tương tự cho tuần tới, bạn chỉ cần nhập thêm câu lệnh: “Viết nội dung 1 bản nháp email xin nghỉ cho thứ 4 tuần tới. Lý do: Xử lý công việc cá nhân.” rồi nhấn gửi.
Lập tức, Gemini sẽ soạn một email với tông giọng, cách trình bày chính xác với cách bạn thường dùng. Điều thú vị hơn là bạn không cần phải sao chép nội dung này một cách thủ công, vì bạn chỉ cần rê chuột đến biểu tượng dấu ba chấm và chọn “Chèn”. Gmail sẽ tự động chèn toàn bộ nội dung từ Gemini vào một bản nháp. Tại đây, bạn có thể tinh chỉnh thêm nếu muốn. Đây là một cách làm rất tiện lợi và nhanh chóng.
3. Tự Động Hóa Với Workspace Studio
Một tính năng mới khác mà Trí rất ấn tượng đó là Workspace Studio. Bạn có thể truy cập tính năng này bằng cách nhấn vào biểu tượng của ứng dụng trên góc phải màn hình, sát bên biểu tượng của Gemini. Hoặc, bạn cũng có thể truy cập đường link trên màn hình.
Nói một cách ngắn gọn, đây là chức năng giúp bạn tự động hóa một số tác vụ trong hệ sinh thái Google, đặc biệt là trong Gmail.
Ở giao diện chính của ứng dụng, bạn có thể thấy một số quy trình mẫu có sẵn như: Tóm tắt email chưa đọc, tóm tắt tin tức nhận được mỗi ngày, và thông báo khi có email khẩn cấp.
Ngoài ra, khi lướt xuống bên dưới, bạn cũng sẽ thấy rất nhiều quy trình tự động khác được phân chia theo mục đích khác nhau như cho email, cho cuộc họp, cho nhiệm vụ và hành động,...
Bên cạnh các quy trình tự động có sẵn, bạn còn có thể tự tạo quy trình bằng cách nhấn vào dấu cộng trên thanh công cụ bên trái màn hình, hoặc mô tả quy trình mong muốn với Gemini ở giữa giao diện chính. Ví dụ như: Cập nhật toàn bộ tin nhắn quan trọng chưa được đọc của ngày hôm qua mỗi 8 giờ sáng trong tuần. Sau đó nhấn Create hay Tạo. Và chỉ trong vài giây, Gemini sẽ trả về cho bạn một quy trình hoàn chỉnh cùng mô tả nhiệm vụ chi tiết.
Sau khi đã hài lòng với quy trình vừa tạo, bạn có thể chạy thử bằng cách chọn Test run, sau đó chọn Start để bắt đầu. Sau khi chạy qua 3 bước, bạn có thể nhấn vào chip được đính kèm ở đây để kiểm tra thông báo kết quả tóm tắt tin nhắn chưa đọc của ngày hôm qua như thế này. Vậy là giờ đây, cứ mỗi sáng lúc 8 giờ, bạn sẽ nhận được cập nhật từ chat về những tin nhắn chưa đọc vào hôm qua một cách hoàn toàn tự động.
4. Quản Lý Dự Án Trong Google Drive
Tính năng cuối cùng của bài viết hôm nay là Quản lý dự án trong Google Drive.
Để sử dụng, bạn mở Google Drive của mình lên. Ở bên thanh điều hướng bên trái, bạn sẽ thấy chức năng dự án, hay projects như thế này. Bạn chỉ cần click vào là có thể truy cập và sử dụng.
Một lưu ý là tính năng này đang trong giai đoạn mới, nên có một số tài khoản chưa hiện lựa chọn Project trong thanh điều hướng. Nhưng trong thời gian tới, Google có thể sẽ triển khai đồng loạt cho tất cả người dùng.
Trở lại với Projects. Để tạo một dự án mới, bạn nhấn vào Create a project. Sau đó, bạn cần điền tên cho dự án, ví dụ ở đây, Trí điền: Thương hiệu Verde. Và chọn Add sources để thêm nguồn cho dự án. Ngay lập tức, Gemini sẽ quét toàn bộ drive của bạn và đề xuất các nguồn liên quan, ở đây Trí sẽ chọn các nguồn liên quan của dự án này.
Sau khi thêm xong nguồn, bạn sẽ được chuyển đến cửa sổ chat để bắt đầu làm việc. Ví dụ: Bạn có thể yêu cầu Gemini tìm ý tưởng hoặc tìm kiếm thông tin liên quan đến dự án một cách dễ dàng hơn bao giờ hết.
Lời kết:
Vậy là Trí đã cùng bạn khám phá sức mạnh của Gemini thông qua Workspace Intelligence, với khả năng kết nối sâu vào toàn bộ hệ sinh thái Google Workspace. Giờ đây, Gemini không chỉ là một chatbot mà là một trợ lý thông minh hiểu toàn bộ ngữ cảnh của dự án, đem lại kết quả liên quan và chính xác nhất.
Sau bài viết này, bạn hãy thử ngay một trong các ứng dụng mà Trí đã giới thiệu. Trí tin là sự đột phá về hiệu suất làm việc này sẽ khiến bạn bất ngờ.
Cuối cùng, nếu bạn thấy bài viết hữu ích, đừng quên chia sẻ để đồng hành cùng Trí trong những nội dung tiếp theo. Hẹn gặp lại bạn trong bài viết sau!
