Linh có 1 bảng số liệu rất nhiều số. Và Linh có 1 quy trình tự động để biến bảng số liệu này thành 1 dashboard cấu trúc, dễ hiểu, và dễ ra quyết định. Đặc biệt, chỉ tạo 1 lần là bạn có thể tiếp tục dùng mà không cần tạo mới.

Hãy đọc đến cuối bài viết, bạn sẽ biết cách biến dữ liệu thô thành một dashboard trực quan, biết chọn chỉ số nào là phù hợp, vẽ biểu đồ sao cho dễ hiểu và tạo ra báo cáo có thể dùng luôn cho công việc hàng ngày. Đảm bảo là sếp của bạn sẽ rất thích.

Trước khi vào phần thực hiện, Linh muốn bắt đầu với ba cấp độ nhân viên khi làm báo cáo. Bạn hãy xem thử mình thuộc cấp độ mấy nhé!

Hãy nhìn vào bảng này. Linh đã nhờ ChatGPT tạo file dữ liệu về thông tin khách hàng. Trong đó có các trường thông tin như: tên khách hàng, giới tính, độ tuổi, thành phố, sản phẩm đã mua, doanh thu, và nhóm khách hàng.

Nếu phải trình bày báo cáo về kết quả bán hàng từ file này vào cuộc họp chiều nay, bạn sẽ nói gì? Có 3 cấp độ thường thấy.

(1) Cấp độ 3, bạn sẽ chọn cách nhanh nhất: nhập công thức SUM tính tổng doanh thu, liệt kê số lượng sản phẩm bán ra, rồi báo cáo ngắn gọn: “Doanh thu tuần này là 210 triệu. Sản phẩm bán được nhiều nhất là Giày sneaker.” 

Rất ngắn gọn, nhưng… rất thiếu thông tin. Lúc này, sếp sẽ hỏi tiếp: "Kênh nào có sản phẩm được bán nhiều nhất? Tỷ lệ khách hàng nam/nữ ra sao?”. Và bạn sẽ trả lời: "Anh chị đợi em chút nha, để em tính".

(2) Cấp độ thứ 2, một nhân viên có tư duy cấu trúc hơn, đã tính trước một vài câu hỏi từ sếp. Bạn sẽ biết cách nhóm dữ liệu theo từng tiêu chí. Ví dụ doanh thu theo thành phố, theo độ tuổi, theo giới tính hay kênh mua hàng. Bằng cách dùng Pivot Table, bạn có thể trình bày rõ hơn, giả sử: “Doanh thu qua mobile chiếm 54.4%, tập trung ở nhóm khách hàng thân thiết. Kênh website chiếm hơn 27% đơn hàng.” Đây là cấp độ giúp sếp hiểu toàn cảnh điều gì đang xảy ra. Thấy khá tốt.

(3) Một nhân viên xuất sắc Cấp độ 1 sẽ không chỉ dừng lại ở việc trình bày kết quả. Thay vào đó, bạn cần suy nghĩ sâu hơn, có định hướng rõ ràng hơn và quan trọng nhất là đưa ra các hành động cụ thể dựa trên dữ liệu, thay vì chỉ chia sẻ cảm nhận cá nhân.

Khi bạn sử dụng hệ thống biểu đồ trực quan như thế này để trình bày báo cáo, cả bạn và người xem sẽ dễ dàng nhìn ra mối liên hệ giữa các chỉ số, từ đó có thể đưa ra quyết định nhanh và chính xác hơn. Và với những đề xuất được trình bày rõ ràng, có cơ sở như vậy, sẽ rất dễ để Linh chấp thuận đề xuất của bạn.

Khi đã có một dashboard đúng và rõ ràng trong tay, việc lên ý tưởng cho chiến dịch mới cũng sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Ví dụ, nếu nhìn vào dashboard của tuần trước và thấy rằng nhóm khách hàng chính là nữ, trên 45 tuổi và thường mua hàng qua trang web, bạn có thể đề xuất thử nghiệm tăng nội dung nhắm đến nhóm này hoặc chạy quảng cáo riêng để kiểm tra xem doanh thu có thay đổi không. Với Linh thì làm kinh doanh không cần phải phức tạp, chỉ cần bạn có công cụ phù hợp, mọi thứ sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều.

Nghe đến đây thì ai cũng muốn trở thành nhân viên cấp độ 1 đúng không? Nhưng làm thế nào để đạt được điều này? Hãy bắt đầu với quy trình tạo dashboard, bao gồm 4 bước.

Linh và đội ngũ đã tham khảo rất nhiều quy trình trên các khóa học trực tuyến hay Youtube, và nhận thấy quy trình của bạn Youtuber này khá chi tiết và dễ thực hiện. Nhóm đã cấu trúc lại theo góc nhìn của mình và bổ sung thêm các phần giải thích để bạn không chỉ biết cách làm, mà quan trọng hơn, là hiểu làm thế nào quy trình này được tạo ra. Bạn có thể nhấn xem video How I Built a ONE CLICK Excel Dashboard with ChatGPT để học hỏi thêm nha.

Linh sẽ mô tả một chút về quy trình 4 bước này để bạn có góc nhìn tổng quan.

(1) Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu đầu vào. Nếu đang dùng file Excel hay Google Sheets, bạn cần chuyển chúng sang định dạng JSON. Lý do là ChatGPT đọc dữ liệu ở dạng JSON dễ hơn và xử lý tốt hơn.

(2) Bước 2: Sao chép một phần dữ liệu từ file JSON ở trên vào ChatGPT để phân tích thử. ChatGPT sẽ giúp bạn xác định những chỉ số nào quan trọng và gợi ý luôn loại biểu đồ phù hợp để thể hiện trên dashboard. Vì sao chỉ cần sao chép một phần dữ liệu thì các bạn hãy xem tiếp ở bước thực hiện nhé.

(3) Bước 3: Yêu cầu ChatGPT tạo đoạn mã HTML và JavaScript để dựng dashboard. Sau khi chạy đoạn mã, bạn chỉ cần tải file JSON ban đầu lên là dữ liệu sẽ được hiển thị thành biểu đồ một cách trực quan.

(4) Bước 4: Cuối cùng, bạn có thể điều chỉnh dashboard theo ý mình, như đổi kiểu biểu đồ, chỉnh màu sắc, định dạng số liệu, để dashboard trông đẹp mắt và chuyên nghiệp hơn.

Với quy trình này, bạn chỉ cần tạo dashboard một lần. Và lần tới, bạn chỉ cần bổ sung dữ liệu cho file đầu vào, chuyển đổi file đó sang định dạng JSON, là có thể có ngay 1 dashboard được cập nhật mới. Rất tiện cho những bạn cần làm báo cáo hàng ngày, hàng tuần, thậm chí là hàng giờ cũng được. Linh sẽ nói rõ hơn quy trình này ở phần cuối bài viết.

Sau khi đã nắm tổng quan về quy trình 4 bước tạo dashboard, hãy đến với bước đầu tiên là chuyển đổi file dữ liệu từ Microsoft Excel hay Google Sheets thành định dạng JSON.

Tải file thực hành Tại đây.

Bước này sẽ gồm 2 bước nhỏ hơn. Xuất file dữ liệu mẫu ra định dạng CSV, và từ CSV chuyển sang định dạng JSON.

(1) Nếu bạn đang sử dụng Google Sheets, hãy chọn File, chọn Download, sau đó chọn CSV. Còn nếu bạn làm việc trên file Microsoft Excel, hãy vào File, chọn Export, rồi chọn định dạng CSV. 

(2) Sau khi có file CSV, chúng ta sẽ chuyển file này sang định dạng JSON. Nghe có vẻ hơi kỹ thuật, nhưng thật ra rất nhanh thôi. Bạn hãy truy cập đường dẫn csvjson.com, rồi tải file CSV lên. Sau đó nhấn “Convert”. Công cụ sẽ chuyển đổi tự động và bạn chỉ cần tải file JSON vừa tạo về máy là xong. 

Vậy là bạn đã có file dữ liệu ở định dạng JSON rồi. Bây giờ, chúng ta sẽ bắt đầu bước tiếp theo là lên ý tưởng thiết kế dashboard. Trong bước này, bạn sẽ sử dụng ChatGPT để xác định các chỉ số nào là quan trọng và gợi ý loại biểu đồ nào phù hợp để thể hiện chúng.

Bạn hãy mở file JSON vừa chuyển đổi, rồi sao chép phần đầu tiên của bảng dữ liệu. Đó là phần chứa tên các cột như mã khách hàng, giới tính, độ tuổi, sản phẩm. Sau đó, chọn thêm khoảng 5 dòng dữ liệu mẫu bên dưới và dán toàn bộ đoạn này vào khung chat của ChatGPT.

Việc này sẽ giúp ChatGPT hiểu được cấu trúc của bảng dữ liệu, biết được bạn đang làm việc với những loại chỉ số nào và mỗi chỉ số có dạng dữ liệu ra sao. Nhờ đó, ChatGPT có thể đưa ra các đề xuất phù hợp mà bạn không cần cung cấp toàn bộ dữ liệu, giúp hạn chế rủi ro về bảo mật hoặc lỗi khi hệ thống phải xử lý quá nhiều thông tin.

Sau khi dán xong dữ liệu mẫu, Linh sẽ nhập một câu lệnh để ChatGPT đọc hiểu bảng đó, xác định các chỉ số nên được trực quan hóa và gợi ý loại biểu đồ tương ứng cho một dashboard về Kết quả bán hàng và Chân dung khách hàng. Đồng thời, ChatGPT cũng sẽ giải thích lựa chọn các chỉ số và biểu đồ đó. Nếu bạn đang làm việc với dữ liệu riêng, chỉ cần thay đổi nội dung cho phù hợp với file của bạn. 

ChatGPT đã phân tích và chỉ ra các chỉ số liên quan đến kết quả bán hàng như doanh thu theo thành phố, theo kênh, theo sản phẩm, và các chỉ số về chân dung khách hàng như độ tuổi, giới tính, thành phố hay nhóm khách hàng. Như bạn thấy, mỗi chỉ số đều được gợi ý kèm với một loại biểu đồ phù hợp để thể hiện trực quan.

Lúc này, việc của bạn là xem lại xem các đề xuất đó có hợp lý không. Nếu thấy biểu đồ chưa phù hợp hoặc không dễ hiểu, bạn có thể yêu cầu ChatGPT thay đổi sang dạng khác mà bạn muốn. Trong trường hợp bạn chưa rõ nên dùng loại biểu đồ nào, bạn hoàn toàn có thể nhờ ChatGPT tư vấn dựa trên một vài nguyên tắc cơ bản về cách chọn biểu đồ. Các nguyên tắc này đã được đội ngũ Skills Bridge tổng hợp sẵn thành một file PDF. 

Tải file PDF Tại đây.

ChatGPT đã đề xuất một vài biểu đồ mới. Nếu chưa hài lòng thì bạn cứ chỉnh sửa từng phần nhé. 

Khi bạn đã hình dung được những biểu đồ nào cần có trong dashboard, bước tiếp theo là yêu cầu ChatGPT vẽ ra dashboard đó cho bạn. Việc đầu tiên là bạn cần nhờ ChatGPT tạo một đoạn mã HTML để thể hiện các ý tưởng vừa đề xuất ở bước trước.

Trong ví dụ này, Linh sẽ viết một câu prompt để yêu cầu ChatGPT tạo một dashboard hiển thị kết quả bán hàng và chân dung khách hàng, với 8 biểu đồ trực quan, được tạo bằng HTML và JavaScript. ChatGPT sẽ sử dụng phiên bản mới nhất của Plotly.js CDN để vẽ biểu đồ. Lưu ý, dashboard này phải đọc dữ liệu từ tệp JSON mà bạn tải lên từ máy tính.

Trong câu prompt có một thuật ngữ mới là Plotly.js CDN. Nói đơn giản thì đây là một cách để sử dụng thư viện vẽ biểu đồ trực tiếp từ Internet mà không cần cài đặt gì thêm. Giống như việc bạn xem phim online thay vì phải tải phim về máy. Nếu bạn muốn hiểu sâu hơn thì có thể tra cứu từ khóa này trên Google hoặc hỏi ChatGPT nhé.

Lưu ý, trước khi sử dụng prompt mẫu, nhớ thay đổi lại các phần in đậm sao cho đúng với nội dung trong bảng dữ liệu của bạn nhé.

Đây là kết quả mà ChatGPT trả về cho Linh. Một đoạn mã HTML hoàn chỉnh.

Lúc này Linh sẽ kiểm tra lại xem đã đủ dữ liệu cho cả 8 biểu đồ chưa. Nếu mọi thứ đã đầy đủ, chúng ta sẽ nhờ ChatGPT tạo thành một file HTML để tải về. Và nhớ đặt tên cho file, ví dụ, Kết quả kinh doanh và Khách hàng Tháng 5. Sau đó, ChatGPT sẽ gửi lại một đường link. Bạn chỉ cần bấm vào đó là có thể tải file về máy.

Sau khi tải xong, bạn chỉ cần mở file đó lên, ngay lập tức trình duyệt sẽ hiện ra một trang web. 

Tại đây, bạn nhấn vào nút Choose File để chọn file dữ liệu đã lưu dưới dạng JSON ở Bước 1. Và chỉ trong vài giây, các chỉ số sẽ được hiển thị thành những biểu đồ trực quan như bạn đang thấy. Quá tiện lợi và thú vị đúng không?

Các biểu đồ nhìn chung đã thể hiện khá đầy đủ. Tuy nhiên, biểu đồ về độ tuổi thì các cột bị dính sát vào nhau nên hơi khó đọc, còn biểu đồ thể hiện số lượng sản phẩm và doanh thu thì lại thiếu cột số lượng. Linh sẽ yêu cầu ChatGPT nhóm độ tuổi lại thành 4 nhóm cho dễ nhìn và thêm cột số lượng sản phẩm vào biểu đồ.

Bây giờ dễ nhìn hơn rồi.

Nhìn tổng thể thì bố cục cũng rõ ràng. Nhưng phần biểu đồ thì vẫn còn hơi đơn điệu, chưa thật sự cuốn hút. Vì vậy, Linh sẽ tiếp tục nhờ ChatGPT chỉnh lại đoạn mã HTML.

Linh đã yêu cầu thêm số liệu trực tiếp trên mỗi cột để dễ theo dõi hơn, bỏ cột giá trị bên trái để giao diện gọn lại. Linh cũng thử đổi màu nền và chọn một kiểu biểu đồ khác để xem có trực quan hơn không. Nếu bạn cũng muốn thử những cách thể hiện khác, có thể tìm hiểu thêm hoặc hỏi trực tiếp ChatGPT để được gợi ý phù hợp với mục tiêu của mình.

Đây là một vài kiểu thể hiện mà ChatGPT đã đề xuất cho Linh.

Sau khi chỉnh xong, ChatGPT đã gửi lại cho Linh một đường link mới để tải phiên bản cập nhật. Bạn chỉ cần mở lại file HTML và tải file JSON lên lần nữa là xem được ngay. Cùng nhìn kết quả nha!

Các biểu đồ đã được tinh chỉnh lại cho dễ nhìn, màu nền cũng đã đổi. Bạn có thể dùng dashboard này trong các buổi họp, hoặc nếu cần chèn vào báo cáo, chỉ cần bấm vào biểu tượng máy ảnh ở góc phải của mỗi biểu đồ để tải hình ảnh về và thêm vào file của mình.

Có một điểm rất quan trọng bạn cần lưu ý, đó là luôn kiểm tra lại các số liệu được thể hiện trong từng biểu đồ trước khi sử dụng. Dù AI có thể giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, nhưng đến cuối cùng thì vẫn có khả năng xảy ra sai sót. Và bạn chính là người chịu trách nhiệm với kết quả công việc của mình. Vậy nên hãy tập thói quen luôn kiểm tra kỹ mọi thông tin trước khi đưa vào sử dụng.

Vậy làm sao để kiểm tra nhanh mà vẫn hiệu quả? Bạn có thể thiết lập quy tắc màu cho từng loại số liệu trong file gốc. Cách này sẽ giúp bạn nhìn ra ngay điểm nào cần chú ý, đồng thời làm cho bảng dữ liệu trở nên rõ ràng vhttps://gem-3910432.netà chuyên nghiệp hơn. Linh đã chia sẻ rất chi tiết cách làm việc này bằng quy tắc 4 màu trong bài viết Tự Động Đổi Màu Số Trong Google Sheets Và Microsoft Excel. Bạn có thể đọc bài viết để biết thêm chi tiết.

Sau khi hoàn tất phần thiết lập quy tắc màu cho bảng dữ liệu, bạn nên dành thêm thời gian để xây dựng một bộ quy tắc kiểm tra riêng cho dashboard của mình. Bộ quy tắc này nên được điều chỉnh linh hoạt theo từng ngành nghề, vai trò công việc, và nội dung cụ thể của dữ liệu. 

Linh có hai gợi ý quan trọng để bạn bắt đầu. Thứ nhất là kiểm tra xem các con số tổng thể trong biểu đồ có khớp với dữ liệu gốc không. Thứ hai là xem biểu đồ đã đủ nhóm thông tin chưa, ví dụ như biểu đồ kênh bán hàng có đủ cả 5 kênh không hay đang thiếu kênh nào. Khi bạn làm tốt bước này thì vừa yên tâm hơn khi trình bày trong buổi họp, vừa đảm bảo những quyết định đưa ra là dựa trên dữ liệu chính xác.

Chỉ tạo biểu đồ thôi thì chưa đủ. Mục tiêu cuối cùng của việc phân tích dữ liệu không phải chỉ để nhìn lại những gì đã xảy ra, mà quan trọng hơn là giúp bạn nhận ra dấu hiệu, phát hiện xu hướng và đưa ra hành động cụ thể tiếp theo.

Nghe có vẻ không dễ, nhưng bạn đừng lo vì ChatGPT hoàn toàn có thể hỗ trợ bạn ở phần này. Trong khóa học AI for Decision Making, Linh và đội ngũ Skills Bridge đã chia sẻ rất chi tiết cách quan sát các chỉ số quan trọng và đưa ra quyết định hiệu quả hơn nhờ vào các công cụ AI. Hãy tìm hiểu và nhận ưu đãi khoá học này TẠI ĐÂY nhé!