Thiết kế và chuẩn bị buổi thuyết trình

Quy tắc 10/20/30 được thiết kế bởi Guy Kawasaki, một tác giả, diễn giả, doanh nhân và nhà truyền giáo ở Thung lũng Silicon, Hoa Kỳ. Cụ thể, quy tắc này gợi ý rằng “một bài thuyết trình nên có 10 slides trình bày, kéo dài không quá 20 phút, và không chứa font chữ nhỏ nào nhỏ hơn kích cỡ 30.”

Lý giải cho từng con số trong quy tắc trên, Guy Kawasaki cho biết:

• 10 slides: Điều quan trọng trong các bài thuyết trình là giúp cho người tham gia nhớ được bạn đã nói gì, với từng slide thể hiện được 1 ý nhất định. Do vậy, 10 slides sẽ là con số phù hợp khiến bài của bạn trông không bị sơ sài, nhưng cũng không khiến khán giả của bạn choáng ngợp.
• 20 phút: Các nghiên cứu khoa học đã chỉ ra rằng thời gian tập trung trung bình của một người trưởng thành thường dao động trong khoảng 20 phút, và họ sẽ mất dần sự tập trung kể cả chủ đề của bạn đủ hấp dẫn.
• Font chữ 30: Font chữ càng to, khả năng thêm nhiều chữ càng ít. Điều này giúp bạn chủ động hạn chế thông tin, tránh làm cho bài thuyết trình của bạn trông lê thê vì quá nhiều chữ, và cũng đồng thời khiến khán giả của bạn không cảm thấy khó chịu khi phải đọc các dòng chữ nhỏ.

Hãy kiểm tra yêu cầu về mặt kỹ thuật tại khán phòng bạn sắp thuyết trình và chọn kích cỡ slide trước khi thiết kế, hạn chế nguy cơ phải chỉnh lại toàn bộ slide nếu phải chỉnh lại kích cỡ.

Để chọn kích cỡ, bạn có thể làm theo các bước sau: Trên tab điều khiển chọn Design → Slide size → Và chọn kích cỡ bạn mong muốn (Standard 4:3 hoặc Widescreen 16:9)

Tông màu ổn định và xuyên suốt phần trình bày sẽ khiến người nghe cảm thấy dễ chịu, tránh được sự tương phản màu sắc. Đồng thời, nếu bạn chọn tông màu này làm màu sắc cá nhân, về sau mọi người sẽ dễ dàng nhận ra bạn nhờ vào điểm nhấn thị giác này.

Để chọn được các màu cùng tông, bạn có thể tham khảo bằng cách tìm kiếm trên Google với cú pháp: [Color] palette (ví dụ: green palette, blue palette,…). Sau đó, bạn có thể tham khảo từ các kết quả tìm kiếm.

Khi sử dụng hình ảnh minh họa cho bài của mình, điều quan trọng cần lưu ý là kích cỡ và phong cách nhất quán. Cụ thể, nếu cần hình ảnh rõ nét, hãy chọn hình có độ phân giải 1024x768. Đây chính là kích thước bằng với kích thước slide. Sau đó, bạn có thể tùy ý điều chỉnh độ lớn nhỏ của hình để phù hợp với bố cục của bạn trên slides.

Đồng thời, hãy đảm bảo tính nhất quán của hình ảnh, tránh sử dụng nhiều phong cách hình khác nhau trong cùng một bài thuyết trình. Ví dụ:

Rất nhiều cuộc họp Linh tham dự gặp trục trặc về lỗi “phần cứng” như: không kết nối được máy chiếu, file trình bày bị lỗi, không sắp xếp đủ chỗ ngồi cho người tham dự và cả sự cố mất điện nữa.

Bạn nên có checklist – bảng liệt kê các đầu việc cần chuẩn bị lẫn phương án dự phòng. Bạn có thể khảo sát địa điểm thuyết trình trước một ngày (cho sự kiện lớn) hoặc đến sớm 30 phút để chuẩn bị (với thuyết trình nội bộ). Việc bạn và đội ngũ chăm chút cho khâu chuẩn bị từ những điều nhỏ nhất sẽ mang đến thiện cảm cho người tham dự và giúp buổi thuyết trình diễn ra trơn tru hơn.

Năng lượng ở đây chính là phong thái chuyên nghiệp, phù hợp và đặc biệt là tâm lý vững vàng, sự tự tin cùng khả năng ứng biến linh hoạt của bạn – người trực tiếp trình bày bài thuyết trình.

Nhiều người thường bảo: “Linh hồn của bài thuyết trình nằm ở người nói và cách họ nói”. Dù nội dung bài thuyết trình của bạn có hay đến thế nào, công tác chuẩn bị có chu đáo ra sao mà người trình bày lại không tự tin, giọng nói ngập ngừng, nội dung ngắt quãng thì cũng khó tạo được hứng thú cho người nghe. Để khắc phục vấn đề này chỉ có 1 phương pháp bạn phải tập, tập,và tập nữa! Luyện tập trước gương để tự điều chỉnh hay nhờ bạn bè, đồng nghiệp lắng nghe và góp ý, rèn luyện cách để tự tin hơn. Như vậy khi đến buổi thuyết trình, bạn sẽ nắm vững bài và tự tin hơn.