Prompt Đúng = Email Chuẩn: Chỉ 3 Phút Viết Email Với AI

Bạn từng ngồi hàng giờ chỉ để viết một email mà vẫn thấy... thiếu gì đó? Cứ xoá đi rồi lại viết lại vì lo lắng: “Liệu người nhận có hiểu đúng ý mình?”, “Có đủ chuyên nghiệp chưa?”,...

Tin vui là: bạn không phải vật lộn một mình nữa. AI giờ đây không chỉ "soạn hộ" email, mà còn giúp bạn viết thông minh hơn, cá nhân hóa hơn, thậm chí tiết kiệm nhiều giờ đồng hồ mỗi tuần.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá cách AI có thể trở thành trợ lý viết email đắc lực, giúp bạn giao tiếp hiệu quả – dù là với khách hàng khó tính, sếp bận rộn hay team đang làm việc từ xa.

1. AI Đã Thay Đổi Cách Chúng Ta Viết Email Như Thế Nào?

Trước đây, viết email là một công việc thủ công: bạn phải nghĩ từng câu, dò từng lỗi ngữ pháp, cố gắng giữ giọng văn chuyên nghiệp mà vẫn gần gũi. Nhưng giờ đây, AI đã và đang thay đổi cách thức người dùng soạn mail với những mặt lợi ích sau:

(1) Tự động hoàn thiện nội dung

Hầu hết các công cụ AI được xây dựng trên các mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) như GPT-4o của Openai, Gemini của Google, LLaMA của Meta. Những mô hình này đã được đào tạo với hàng tỷ điểm dữ liệu để hiểu tone giọng, ngữ pháp, cấu trúc và sức thuyết phục trong từ ngữ, hoàn toàn có thể hỗ trợ bạn viết một email hoàn chỉnh nếu câu lệnh của bạn đầy đủ và chính xác.

(2) Tiết kiệm thời gian

Theo một cuộc khảo sát thực hiện tại Mỹ, 15% người dùng internet đã sử dụng các công cụ AI để soạn email. Bên cạnh đó, quá trình làm email marketing bằng AI theo ước tính đã tiết kiệm được khoảng 40% thời gian so với viết thủ công.

(3) Phân tích ngữ cảnh và phản hồi thông tin

AI ngày nay không chỉ "viết giúp", mà còn hiểu mạch trao đổi trong email trước đó. Ví dụ như với tính năng Smart Reply của Gmail, AI có thể đọc toàn bộ luồng hội thoại, hiểu ai đang nói gì – từ đó gợi ý những phản hồi nhanh, đúng trọng tâm.

5 yếu tố cần có của một prompt

Tiết kiệm thời gian soạn email với sự hỗ trợ từ AI

Nội dung này được tài trợ bởi Skills Bridge. Trước khi đi tiếp, Skills Bridge muốn giới thiệu khóa học AI Productivity dành cho DOANH NGHIỆP.

Nếu bạn đang tìm kiếm cách thức để đột phá hiệu suất và giải quyết các thách thức trong công việc, khóa học AI Productivity - x10 hiệu suất doanh nghiệp với AI chính là sự lựa chọn dành cho bạn.

Với khóa học này, đội ngũ của bạn sẽ được trang bị tư duy làm việc mới và học cách thành thạo 10 công cụ AI để tối ưu quy trình làm việc một cách thông minh. Từ đó, chuyển hóa những thách thức thành cơ hội phát triển mới.

Nhấn vào LINK NÀY để tìm hiểu và đăng ký ngay!

2. Cách Sử Dụng AI Để Viết Email Hiệu Quả

AI chỉ là phương tiện – còn kỹ năng và tư duy áp dụng chính là thứ tạo nên sự khác biệt. Cùng Skills Bridge khám phá 3 yếu tố quan trọng nhất để bạn có thể biến AI thành trợ lý viết email thực thụ.

2.1. Công Cụ AI Nào Là “Trợ Lý” Đáng Tin Cậy Nhất?

(1) ChatGPT: Đa năng, dễ tùy chỉnh prompt theo ngữ cảnh. Phù hợp với email công việc, chăm sóc khách, đến phản hồi nhanh cho nội bộ. Có thể tích hợp với Gmail thông qua tiện ích mở rộng.

(2) Jasper AI: Ưu thế trong viết email bán hàng, chào mời và các chiến dịch marketing. Có thư viện template phong phú, chuyên nghiệp và dễ chỉnh sửa.

(3) MailMaestro: Tích hợp trực tiếp vào Outlook/Gmail, có nhiều tính năng mở rộng, phù hợp xử lý nhanh khối lượng email lớn.

Giao diện MailMaestro với các tính năng liên quan đến email

2.2. Prompt chuẩn = Email chuẩn 

AI – dù có mạnh mẽ đến đâu – vẫn cần “chìa khóa” để mở đúng cánh cửa. Chìa khóa đó chính là prompt – tức phần câu lệnh đầu vào bạn cung cấp. Một prompt càng rõ ràng, cụ thể và đúng mục tiêu, AI càng dễ tạo ra nội dung chuẩn chỉnh.

Để thiết lập prompt chuẩn, việc đầu tiên bạn cần trả lời các câu hỏi như sau: 

(1) Mục tiêu email là gì?

(2) Bạn gửi nó cho ai?

(3) Thông điệp chính bạn muốn truyền tải là gì?

(4) Giọng điệu bạn muốn sử dụng (chuyên nghiệp, rõ ràng hay gần gũi, tạo sự dẫn dắt?).

Ví dụ 1: Prompt cho email công việc nội bộ, giao tiếp hàng ngày

Nhấp vào xem Prompt mẫu

Bạn đang là [Vị trí công việc cụ thể]. Hãy viết một email nội bộ với mục đích [mục đích cụ thể: nhắc nhở deadline/cập nhật tiến độ/cảm ơn/đề nghị hỗ trợ...], gửi đến [đối tượng nhận], liên quan đến [ngữ cảnh hoặc sự kiện chính]. Giữ tông giọng [chuyên nghiệp/thân thiện/ngắn gọn,...]. Độ dài email [chỉ 2 đoạn/vừa đủ thông tin]. Nội dung cần rõ ràng, dễ hiểu, đúng mục tiêu, có lời chào và kết thư phù hợp.

Ví dụ 2: Email mời họp, nhắc lịch họp (nội bộ)

Nhấp vào xem Prompt mẫu

Bạn đang là [Vị trí công việc cụ thể]. Hãy viết một email nội bộ với mục đích [mời họp, nhắc lịch, xác nhận lại thời gian, hỏi ý kiến điều chỉnh thời gian...], gửi đến [đối tượng nhận]. Nội dung đề cập đến [sự kiện/ngữ cảnh cụ thể: buổi họp giao ban tuần, cuộc họp review kế hoạch quý, thay đổi lịch họp đột xuất...]. Giữ tông giọng [thân thiện / chuyên nghiệp / ngắn gọn]. Độ dài [2 đoạn ngắn/dưới 200 từ]. Email cần rõ ràng, có đầy đủ các thông tin: thời gian, địa điểm, mục đích cuộc họp, và lời mời hoặc nhắc lịch cụ thể.

Ví dụ 3: Email tóm tắt sau cuộc họp

Nhấp vào xem Prompt mẫu

Bạn đang là [vị trí công việc cụ thể]. Hãy viết một email gửi khách hàng để cảm ơn sau buổi họp diễn ra vào [thời gian cụ thể: ví dụ – sáng thứ Hai, ngày 15/5]. Trong email, tóm tắt ngắn gọn các nội dung đã thống nhất trong cuộc họp, bao gồm: [liệt kê các mục đã thống nhất: ví dụ – timeline dự án, trách nhiệm mỗi bên, bước tiếp theo...]. Email cần có tông giọng chuyên nghiệp, tích cực, thể hiện thiện chí hợp tác lâu dài. Đảm bảo rõ ràng, mạch lạc, có lời chào đầu và kết thúc phù hợp, kèm lời mời phản hồi nếu có chỉnh sửa.

Ví dụ 4: Email nhắc nhở/follow-up

Nhấp vào xem Prompt mẫu

Bạn đang là [vị trí công việc cụ thể]. Hãy viết một email gửi đến [tên người nhận hoặc chức danh], để nhắc rằng bạn đã gửi [loại email: báo giá, đề xuất hợp tác…] vào [ngày cụ thể]. Hỏi thăm liệu người nhận đã có thời gian xem xét chưa, và đề xuất [hành động tiếp theo mong muốn: ví dụ – phản hồi ý kiến, sắp xếp cuộc gọi trao đổi, xác nhận lịch họp...]. Giữ tông giọng [lịch sự / thân thiện / chuyên nghiệp nhẹ nhàng], rõ ràng nhưng không gây áp lực. Email cần có lời chào phù hợp, phần nhắc nội dung rõ ràng, một lời mời hoặc đề xuất cụ thể, và kết thư tích cực, mở ra hướng trao đổi tiếp theo.”

Ví dụ 5: Email Marketing giới thiệu sản phẩm mới

Nhấp vào xem Prompt mẫu

Bạn là một [copywriter/content marketer] với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực viết email marketing. Hãy soạn một email giới thiệu sản phẩm mới tên là [Tên sản phẩm], hướng tới nhóm đối tượng mục tiêu là [mô tả cụ thể đối tượng]. Tập trung trình bày nổi bật 2–3 tính năng chính của sản phẩm, bao gồm: [liệt kê các tính năng chính]. Làm rõ lợi ích thực tế mà sản phẩm mang lại – cụ thể là [nêu vấn đề mà sản phẩm giải quyết hoặc mong muốn của khách hàng]. Email cần viết theo cấu trúc AIDA (Attention – Interest – Desire – Action), với tông giọng truyền cảm hứng, dẫn dắt, kích thích sự tò mò ngay từ tiêu đề và đoạn đầu. Kết thúc bằng một lời kêu gọi hành động (CTA) rõ ràng, mạnh mẽ, khuyến khích người đọc mua hàng, dùng thử hoặc tìm hiểu thêm.

2.3 Từ Công Nghệ Đến Kết Nối: Viết Email “Có Hồn” Với AI

Email không chỉ là công cụ giao tiếp – đó là cách bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và năng lực giải quyết vấn đề. Một email "có hồn" là khi người nhận cảm thấy được lắng nghe, thấu hiểu và được dẫn dắt đúng cách.

Để đạt được điều đó, bạn cần:

(1) Thêm dữ liệu cảm xúc vào prompt: Thay vì chỉ nói "viết email thông báo nghỉ lễ", hãy bổ sung yếu tố cảm xúc như “với tinh thần tích cực, tạo cảm giác mong chờ” để AI đưa vào ngôn ngữ phù hợp.

(2) Luôn đọc lại, tối ưu sau khi AI viết xong: AI có thể tạo bản nháp cực nhanh, nhưng bạn nên đọc lại, chỉnh sửa cách dùng từ, nhấn nhá thông điệp hoặc thêm yếu tố cá nhân hóa, chi tiết ngữ cảnh để tăng tính gần gũi.

(3) Giữ sự đồng nhất với văn hóa công ty: Một số công ty ưu tiên sự chuyên nghiệp, số khác lại đề cao sự gần gũi – đừng để AI làm bạn “mất chất” chỉ vì dùng sai tông giọng, đặc biệt với email marketing.

Mẹo nhỏ: Bạn có thể đọc lại email với góc nhìn của người nhận: Họ sẽ cảm thấy gì? Họ cần làm gì tiếp theo? Liệu họ có bị thuyết phục hoặc đồng cảm? Nếu câu trả lời là “chưa chắc”, hãy thêm chút “nghệ thuật con người” vào bản nháp AI tạo ra.

Lời Kết: Khi Email Không Còn Là Gánh Nặng

Email vẫn luôn là nhịp cầu quan trọng giữa bạn và đồng nghiệp, khách hàng, đối tác. Nhưng để viết một email thực sự hiệu quả – không chỉ đúng, mà còn đủ cuốn hút, đầy đủ và thuyết phục. Điều đó chưa bao giờ là dễ.

Hãy xem AI như người đồng hành đáng tin cậy, không chỉ giúp bạn “viết nhanh cho xong”, mà còn nâng tầm cách bạn giao tiếp – rõ ràng hơn, chuyên nghiệp hơn và gần gũi hơn.

Đào tạo kỹ năng làm việc văn phòng và kinh doanh 

cho khách hàng cá nhân và doanh nghiệp.

Liên hệ

© 2023 - Bản quyền của Công ty cổ phần Skills Bridge
Skills Bridge cung cấp các chương trình đào tạo giúp cả khách hàng cá nhân và doanh nghiệp nâng cao kỹ năng chuyên môn, kỹ năng lãnh đạo và xây dựng doanh nghiệp thành công.

Skills Bridge cung cấp các chương trình đào tạo giúp cả khách hàng cá nhân và doanh nghiệp nâng cao kỹ năng chuyên môn, kỹ năng lãnh đạo và xây dựng doanh nghiệp thành công.

© 2024 - Bản quyền của Công ty cổ phần Skills Bridge

Skills Bridge cung cấp các chương trình đào tạo giúp cả khách hàng cá nhân và doanh nghiệp nâng cao kỹ năng chuyên môn, kỹ năng lãnh đạo và xây dựng doanh nghiệp thành công.

© 2024 - Bản quyền của Công ty cổ phần Skills Bridge