Thuyết trình thuyết phục

Phân loại và cấu trúc bài thuyết trình

1. Phân loại 5 dạng bài thuyết trình khác nhau

Nghiên cứu đã chỉ ra rằng tỷ lệ người nghe nhớ về nội dung bạn trình bày nhiều hơn 22 lần nếu các chi tiết này được “đóng gói” trong hình thức Storytelling - Kể chuyện. Điều đó cho thấy, các loại hình trình bày khác nhau sẽ mang đến những trải nghiệm đặc biệt, từ đó thể hiện được chủ đích của tác giả. Bây giờ chúng ta hãy cùng tìm hiểu về một vài dạng bài thuyết trình phổ biến:

a. Storytelling - Kể chuyện

Vài năm trở lại đây, kỹ thuật storytelling ngày càng phổ biến và được ứng dụng nhiều hơn tại Việt Nam. Cụ thể, storytelling cho phép bạn truyền tải nội dung một cách gần gũi với người nghe, tạo ra mạch dẫn dắt liền mạch hơn. Bạn có thể tham khảo các thành tố và một dạng trình tự phát triển câu chuyện dùng kỹ thuật storytelling như sau:

i. Nhân vật chính (NVC) → Gặp phải những khó khăn cần giải quyết → May mắn gặp được nhà cố vấn → Cùng những lời khuyên thiết thực mà cố vấn gửi gắm → Điều này tạo động lực khiến NVC quyết định hành động → Giúp NVC vượt qua được những rào cản → Và đạt được thành công cuối cùng. 

Kỹ thuật storytelling

ii. Bạn có thể thấy những từ in đậm chính là thành tố cần có, và hãy dùng mạch truyện này để kết nối các thành tố với nhau. 

iii. Để có thể thực hành, trước tiên hãy chọn ra những thành tố bạn muốn, sau đó liên kết chúng theo thứ tự thời gian, và dùng thêm các từ nối câu và nối đoạn (nhưng, và, tuy nhiên, do đó, bởi vì) để khiến mạch truyện của bạn hoàn chỉnh hơn.

b. Thuyết trình giới thiệu thông tin

Mục đích của dạng thuyết trình này nhằm cung cấp kiến thức chung cho người nghe.

Ví dụ: bộ phận nhân sự giới thiệu tổng quan về công ty cho nhân viên mới, hay nhân viên thuyết trình cho khách hàng về sản phẩm, dịch vụ mới.

Đối với dạng thuyết trình này, bạn hãy dùng tỷ lệ 3:1 để hoàn thành phần trình bày của mình. Cụ thể, cứ 3 slide thông tin thì dùng 1 hoạt động tương tác khoảng 5-10 phút. Điều này giúp người nghe tránh được cảm giác thụ động hoặc nhàm chán với bài thuyết trình có quá nhiều nội dung.

c. Thuyết trình tạo động lực

Thuyết trình tạo động lực

Đối với hình thức này, những câu nói truyền cảm hứng có thể tạo được hiệu ứng tại một thời điểm nhất định, song sử dụng nhiều sẽ khiến khán giả cảm thấy phần trình bày của bạn thiếu thực tế, hoặc quá ủy mị. Do vậy, bạn có thể chọn sử dụng chúng để mở màn như một cách dẫn nhập, hoặc chọn chúng làm câu kết để tạo sự lắng đọng cho người nghe.

Như tên gọi, thuyết trình tạo động lực mong muốn kêu gọi người nghe hành động. Các bài thuyết trình tạo động lực có thể dùng kỹ thuật storytelling để tạo mạch truyện, hoặc đơn giản là người thuyết trình kể câu chuyện của chính mình, hoặc dùng những nội dung mang tính ước lệ, kích thích phản ứng cảm xúc của người nghe (ví dụ: chúng ta chỉ sống một lần trong đời, nên đừng chần chờ mà hãy hành động).

d. Thuyết trình về vấn đề-giải pháp

Nhiệm vụ của dạng thuyết trình này là để chia sẻ về một vấn đề, tiến trình để đưa đến các giải pháp, và các giải pháp được đề xuất. Đối với dạng thuyết trình này, bạn có thể cân nhắc dành 50% thời lượng để trình bày (trong đó dành khoảng 20% để trình bày về vấn đề và 80% trình bày về giải pháp) và 50% thời lượng cho các câu hỏi và giải đáp. Với mục đích chính là tìm được giải pháp tối ưu, cơ hội trao đổi, hỏi đáp giữa những người tham dự sẽ mang lại nhiều giá trị hơn.

Phân chia thời lượng thuyết trình

e. Thuyết trình về tiến độ

Thuyết trình về tiến độ cho phép bạn tổng kết về những nhiệm vụ cần đạt được và đã đạt được trong từng giai đoạn. Bạn có thể tham khảo 2 cách dàn ý sau đây:

i. 5W1H: Tuần tự trả lời các câu hỏi sau (hoặc bỏ những yếu tố không liên quan): What (hạng mục gì), Where (ở đâu), When (khi nào), Why (vì sao), Who (ai là các bên liên quan, hoặc đã liên hệ với ai), và How (các hạng mục được xử lý thế nào).

ii. PPF: Với cách tiếp cận này, bạn sẽ chú trọng vào yếu tố thời gian với Past (quá khứ, tức lúc bắt đầu triển khai dự án), Present (đến thời điểm hiện tại), và Future (dự kiến về dự án trong tương lai).

Với nội dung về tiến độ, bạn sẽ muốn trình bày theo dạng biểu đồ để có thể lượng hóa được yếu tố thời gian và công việc, và cũng tránh được tính nhàm chán trong các số liệu mà bạn cần trình bày.

2. Thế nào là một bài thuyết trình thành công? Các bước chuẩn bị nội dung cho bài thuyết trình

Nếu bạn hỏi diễn giả Carmine Gallo, nhà huấn luyện về truyền thông cho những tập đoàn nổi tiếng chắc hẳn bạn đã từng nghe tên như Coca-Cola, Google, LinkedIn, Walmart, rằng thế nào là một bài thuyết trình thành công, thì câu trả lời của ông ấy sẽ là understandable (dễ hiểu), memorable (dễ nhớ), and emotional (đầy xúc cảm). Quả thật vậy, một bài thuyết trình không dễ hiểu làm bạn thấy mình chẳng liên quan, bài thuyết trình đó không dễ nhớ thì cũng làm bạn chẳng có mấy ấn tượng, và nếu chúng cũng không mang xúc cảm thì chẳng khác nào bạn đang nghe một bài báo cáo thống kê. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu cách thiết kế một bài thuyết trình thành công theo tiêu chí của Carmine Gallo bạn nhé.

Bạn có thể xem thêm về 2 công cụ giúp bài thuyết trình cuốn hút hơn trong video bên dưới: 

3.3. Cách đơn giản lên ý tưởng cho bài thuyết trình

Có thể hiểu ý tưởng, hoặc chủ đề rõ ràng thể hiện được nội dung chính mà bạn muốn trình bày, không gây khó hiểu/nhầm lẫn cho người đọc, và gói gọn trong khoảng dưới 15 từ để người nghe có thể dễ nhớ.

Ví dụ về tiêu đề không rõ ràng, gây hiểu lầm/khó hiểu

a. Thuyết trình về tiến độ

Những điều tạo cảm hứng cho bạn sẽ khiến bạn hứng thú hơn khi nói về chúng, làm tâm trạng bạn phấn chấn hơn, và bạn chắc hẳn cũng sẽ vui lòng tìm hiểu về chúng nhiều hơn. Do vậy, hãy chọn ý tưởng cho bài thuyết trình của mình từ những điều bạn thích. Để có thể làm điều này, hãy viết ra tất cả những chủ đề bạn quan tâm, từ trong nước đến quốc tế, từ kinh doanh đến giáo dục. Ở giai đoạn này, bạn chỉ cần từ khóa để có cái nhìn tổng quan về nguồn cảm hứng của bản thân là được. Nếu vẫn chưa biết bắt đầu từ đâu, mẹo là bạn có thể tham khảo các chủ đề có trên TED hoặc Pinterest, từ đó chọn và viết xuống những điều tạo hứng thú cho bạn:

Ví dụ về các chủ đề trên trang web của TED được chia theo bảng chữ cái

Ví dụ về các chủ đề trên Pinterest

b. Hiểu rõ về mục đích truyền tải thông điệp của bạn

Sau khi đã biết đâu là nguồn thông tin mà bạn muốn truyền tải, tiếp theo hãy tìm xem bạn muốn nói về chúng ở khía cạnh nào bằng cách sử dụng công cụ 5W1H. Giả sử chúng ta yêu thích chủ đề về giáo dục trẻ em, bạn có thể áp dụng công cụ 5W1H như dưới đây:

Công cụ 5W1H

c. Mở cuộc bình chọn để biết chủ đề nào đang được quan tâm

Cuộc bình chọn trên LinkedIn Thai Van Linh

Sau khi đã biết về chủ đề bản thân yêu thích, những khía cạnh mà bạn có thể trình bày, hãy tận dụng sức mạnh kết nối của các trang mạng xã hội để lắng nghe thêm ý kiến từ cộng đồng. Hãy chọn ra 3-5 chủ đề bạn muốn trình bày nhất và tạo cuộc bình chọn trên LinkedIn, Facebook, Instagram, hoặc Zalo. Bạn đồng thời có thể trao đổi trực tiếp với những người xung quanh và lắng nghe ý kiến từ họ.

4. Làm thế nào để phát triển cấu trúc bài thuyết trình mạch lạc?

a. Trả lời câu hỏi “Điều quan trọng nhất mình muốn gửi gắm là gì?”

Tác giả, diễn giả người Mỹ Nancy Duarte gọi tên điều quan trọng nhất trong một bài thuyết trình là “ý tưởng trung tâm”. Ý tưởng trung tâm là “điểm tựa” để bạn có thể từ đó phát triển các nhánh thông tin nhằm bổ trợ ý nghĩa và làm nổi bật ý tưởng trung tâm này. Ý tưởng trung tâm quan trọng bởi sau cuối mỗi bài thuyết trình, nếu khán giả có thể gọi tên một điều làm họ thích nhất hoặc nhớ nhất, đấy là bạn đã thành công. Song, thay vì trình bày quá nhiều nội dung và mong rằng họ sẽ nhớ ngẫu nhiên một thứ, bạn nên chọn một ý tưởng trung tâm để đảm bảo rằng đây sẽ là điều mà khán giả của bạn chắc chắn nhớ về.

Tiếp tục với việc tìm ý tưởng trung tâm này, giả sử vừa qua trong cuộc bình chọn bạn đã tìm được ý tưởng với số phiếu bầu cao nhất là Tầm quan trọng của việc rèn luyện tính kỷ luật cho trẻ, hãy viết ra 3 đến 5 điều bạn thông qua tìm hiểu và biết là cốt lõi của tầm quan trọng này; ví dụ, giúp trẻ tự tổ chức và có được các hành vi phù hợp, giúp trẻ có được sự trưởng thành về mặt cảm xúc và xã hội, giúp trẻ quản lý được những căng thẳng. Sau đó, hãy sử dụng ma trận sau để tiếp tục tìm hiểu về các ý tưởng trung tâm này để chọn ra ý tưởng bạn tâm đắc nhất:

Ma trận ý tưởng

Khi sử dụng ma trận này, hãy sử dụng trong khoảng 3-5 tiêu chuẩn để đánh giá về các ý tưởng trung tâm của bạn. Bởi ít hơn 3 tiêu chuẩn sẽ khiến ý tưởng của bạn thiếu độ tin cậy do chưa đủ cơ sở thuyết phục, nhiều hơn 5 tiêu chuẩn sẽ làm bạn cảm thấy khó khăn khi đánh giá do có quá nhiều bước để thực hiện. Sau cùng, hãy chọn ra ý tưởng thỏa nhiều tiêu chí nhất trong ma trận này. Nếu có 2 tiêu chí cùng đạt số tiêu chuẩn như nhau, bạn có thể chọn 1 trong 2 hoặc bổ sung một vài tiêu chí phụ để đánh giá.

b. Phân bổ bố cục trước khi phát triển nội dung chi tiết

Giờ đây khi đã chọn được ý tưởng trung tâm (giả sử bạn chọn Giúp trẻ tự tổ chức và có được các hành vi phù hợp), bước tiếp theo là triển khai các phần để bạn có thể làm nổi bật ý tưởng trung tâm này.

Để làm việc này, bạn có thể sử dụng cấu trúc 3 phần. Cụ thể, hãy chia bài của bạn ra làm 3 phần gồm mở bài, thân bài, kết bài:

  • Phần mở bài của bạn nên chiếm 10-20% tổng thời lượng và giới thiệu về bối cảnh, tính cấp thiết của ý tưởng này.
  • Phần thân bài là nơi bạn sẽ chia sẻ 3-5 luận điểm củng cố cho chủ đề (chiếm khoảng 70-80% tổng thời lượng), với thời gian và điểm nhấn phần lớn dành cho ý tưởng trọng tâm.
  • Kết bài là nơi bạn dành khoảng 10-20% thời lượng tổng kết lại toàn bộ các luận điểm bạn đã nêu, với ý tưởng trung tâm được nhấn mạnh/đề cập cuối cùng để tạo điểm nhấn.

c. Chọn từ khóa cho từng phần

Sau khi đã chia được bố cục, chọn được luận điểm cho bài của mình, tiếp theo hãy chọn từ khóa tương ứng cho từng luận điểm. Ví dụ:

  • Mở bài: từ khóa A, B, C, D
  • Thân bài: từ khóa 1, 2, 3, 4
  • Kết bài: Tổng kết các từ khóa trên

Để có thể chọn từ khóa cho từng mục, bạn sẽ cần tìm hiểu các thông tin liên quan đến chủ đề, ý tưởng trung tâm bạn đã chọn để có thể chọn được từ khóa phù hợp. Bạn có thể tham khảo cách ghi chú thông tin bạn tìm được với bảng Excel dưới đây:

Bảng ghi chú thông tin

Bằng cách này, bạn có thể thu thập được và thống kế các từ khóa, các kết quả đi kèm, dẫn chứng, và những từ khóa khác liên quan bạn vô tình tìm được có thể giúp củng cố và làm rộng thêm phần trình bày của bạn.