3 Cấp Độ Làm Việc Với AI - Khi AI Workflow Và AI Agent Thay Đổi Cách Bạn Làm Việc

Bạn có bao giờ tự hỏi, vì sao mình đã dùng AI rồi mà vẫn bận rộn, vẫn mệt mỏi, và vẫn phải làm đi làm lại những công việc cũ?

Hãy thử nghĩ xem: ChatGPT đã ra mắt gần ba năm và trải qua nhiều lần nâng cấp, nhưng bạn có đang dùng nó khác gì so với ngày đầu tiên không?

Nhiều người cho rằng, chỉ cần biết sử dụng ChatGPT hay một vài công cụ AI khác là đã thật sự bước vào kỷ nguyên làm việc cùng AI. Nhưng thực tế, phần lớn chúng ta vẫn đang dùng nó theo cách rất thủ công: đặt câu hỏi, nhận câu trả lời, rồi lại tiếp tục hỏi. Giống như bạn có một trợ lý cực kỳ thông minh bên cạnh, nhưng mỗi ngày chỉ nhờ họ viết giúp một email hay soạn vài dòng caption, thay vì giao hẳn cho họ cả dự án để xử lý từ đầu đến cuối.

Cứ thế, việc nối tiếp việc. Bạn vẫn phải là người suy nghĩ, sắp xếp, kiểm tra và ghép nối mọi thứ lại với nhau. AI giúp bạn tiết kiệm thời gian - đúng, nhưng nó vẫn chỉ là công cụ, chưa thực sự làm việc thay bạn.

Thực tế, AI ngày nay đã đủ thông minh để làm nhiều hơn thế. Vấn đề không nằm ở khả năng của AI, mà ở cách chúng ta sử dụng nó. Nhiều người chưa tin tưởng hoặc chưa khai thác hết tiềm năng của AI, nên vẫn mắc kẹt trong vòng lặp của những tác vụ lặp đi lặp lại.

Trong bài viết này, Linh sẽ chia sẻ với bạn về ba cấp độ sử dụng AI - từ giai đoạn cơ bản đến khi bạn thật sự làm chủ và tự động hóa được công việc của mình. Quan trọng hơn, bạn sẽ hiểu rõ vì sao AI Workflow chính là bước đột phá bạn cần học ngay lúc này, không chỉ để tiết kiệm thời gian, mà còn để đạt hiệu suất làm việc cao hơn.

Skills Bridge

23/10/2025

1. phân biệt 3 cấp độ sử dụng ai hiện nay

Cách chúng ta sử dụng AI có thể ví như quá trình một nhân viên mới học việc. Ban đầu, bạn chỉ giao cho họ những nhiệm vụ rất nhỏ như nhập dữ liệu, soạn lại biên bản hay gửi email xác nhận. Họ làm đúng, nhanh, nhưng vẫn cần bạn hướng dẫn từng bước.

Sau một thời gian, khi họ đã hiểu công việc hơn, bạn bắt đầu giao việc theo quy trình, ví dụ tổng hợp báo cáo tuần hay chuẩn bị tài liệu họp. Họ biết cách thực hiện từ đầu đến cuối, chỉ cần bạn kiểm tra lại. Và khi họ đủ giỏi, bạn chỉ cần nói “chuẩn bị bản kế hoạch cho dự án A”, họ sẽ tự biết phải làm gì, tìm ai, lấy thông tin ở đâu và hoàn thiện kết quả.

Làm việc với AI cũng tương tự. Ở giai đoạn đầu, bạn phải hướng dẫn từng bước, đó là khi bạn mới “làm quen” với AI. Sau đó, bạn có thể giao cả quy trình, đó là lúc bạn bước vào giai đoạn “tối ưu hóa” với AI Workflow. Và cuối cùng, khi AI có thể tự suy nghĩ, tự chọn công cụ và tự hoàn thành mục tiêu, đó là cấp độ cao nhất - AI Agent, nơi AI thật sự “tự vận hành”. Giờ hãy cùng đi sâu vào từng cấp độ.

Nghiên cứu chuyên sâu với tính năng “Deep Research” tại ChatGPT

3 cấp độ sử dụng AI hiện nay

1.1. Cấp độ 1: Sử dụng công cụ AI

Đây là cấp độ khởi đầu, và cũng là cách hầu hết mọi người đang dùng AI hiện nay. Bạn mở ChatGPT, Gemini hoặc Claude, gõ một câu hỏi hay yêu cầu, và chỉ sau vài giây, bạn nhận được một câu trả lời khá ổn. Cách dùng này gọi là “one-shot prompting” - hỏi một lần, nhận một kết quả. Thường thì bạn sẽ phải chỉnh sửa, bổ sung vài lần nữa để có được kết quả chính xác và phù hợp.

One-shot prompting với

Thực tế, chỉ với cấp độ này, AI đã có thể giúp bạn xử lý nhiều việc và thay đổi cách làm việc hằng ngày. Ví dụ, nếu bạn làm trong lĩnh vực tài chính, bạn có thể nhờ AI tóm tắt dữ liệu bán hàng, phát hiện điểm bất thường trong báo cáo doanh thu hoặc viết phần nhận xét tổng quan cho cấp trên. AI có thể chỉ ra nhóm khách hàng nào tăng trưởng mạnh nhất hoặc khoản chi quảng cáo nào đang vượt ngân sách.

Tuy nhiên, khi dùng AI lâu hơn, bạn sẽ nhận ra rằng nó không biết bối cảnh công ty, không hiểu lịch trình làm việc, cũng không truy cập được dữ liệu nội bộ. Ở cấp độ này, AI vẫn hoàn toàn thụ động - bạn hỏi gì, nó trả lời nấy. Toàn bộ phần suy luận, sắp xếp và kiểm tra vẫn do bạn gánh.

Dù vậy, Linh xem đây là giai đoạn rất quan trọng. Giống như khi bạn học lái xe, giai đoạn đầu không phải để chạy nhanh, mà để làm quen với cách điều khiển. Nếu bạn đang ở cấp độ này, hãy tận hưởng quá trình khám phá. Cứ thử nghiệm, cứ đặt câu hỏi. Càng sử dụng nhiều, bạn càng hiểu rõ điểm mạnh và giới hạn của AI. Và chính khi bạn bắt đầu muốn “AI làm được nhiều hơn thế”, đó là dấu hiệu bạn đã sẵn sàng bước sang cấp độ 2: AI Workflow - nơi bạn không chỉ dùng AI để xử lý từng việc, mà còn thiết kế cả quy trình để AI làm việc cùng mình.

1.2. Cấp độ 2: AI Workflow - Xây dựng quy trình tự động hóa

Đây là giai đoạn đánh dấu sự thay đổi thực sự trong cách bạn làm việc. Bởi vì trong công việc, làm tốt từng nhiệm vụ có thể giúp bạn được khen ngợi, nhưng chỉ khi biết nhìn toàn cảnh và xây dựng quy trình, bạn mới đạt được hiệu suất vượt trội và tiến xa hơn trong sự nghiệp.

Hãy thử nghĩ xem: bạn không thể có thêm thời gian làm việc mỗi ngày, và chắc chắn cũng không muốn ngày nào cũng phải làm việc đến tận tối muộn. Trong khi đó, phần lớn quỹ thời gian lại bị chiếm bởi những việc phải làm, chứ không phải những việc đáng làm.

Nếu bạn là nhân viên marketing, bạn không thể dành cả ngày chỉ để viết nội dung và cài đặt quảng cáo. Phần việc đó cần được hệ thống hóa để bạn có thể tập trung vào những việc mang tính chiến lược hơn: phân tích dữ liệu, nắm bắt xu hướng thị trường, và sáng tạo ý tưởng mới.

Tương tự, nếu bạn làm nhân sự, việc tổng hợp báo cáo hay gửi thư nhắc phỏng vấn không nên là trọng tâm. Giá trị thật sự của bạn nằm ở khả năng phân tích dữ liệu nhân sự, lên kế hoạch phát triển con người, và cải thiện trải nghiệm nhân viên.

Để làm được những việc mang tính chiến lược mà không bị ngập trong những đầu việc nhỏ, bạn cần tự động hóa các tác vụ lặp lại. Người tạo ra giá trị lớn hơn không phải vì họ làm nhiều hơn, mà vì họ biết xây dựng hệ thống vận hành thay cho mình.

Đó chính là AI Workflow, hay nói cách khác, là việc bạn thiết kế một chuỗi hành động để AI tự động thực hiện tuần tự, giống như một dây chuyền làm việc thông minh. Không còn kiểu hỏi từng câu, chỉnh từng đoạn; mà là một quy trình rõ ràng, có thể lặp lại và cải tiến theo thời gian.

Hãy hình dung bạn đang phụ trách bộ phận đào tạo kỹ năng AI và kỹ năng mềm. Mỗi ngày, bạn nhận hàng chục email hỏi thông tin về các khóa học khác nhau. Thay vì đọc từng email, xác định nhu cầu và phản hồi thủ công, bạn có thể tạo một AI Workflow tự động: hệ thống tự đọc nội dung email, nhận diện khách hàng quan tâm đến khóa học nào, phân loại thông tin vào Google Sheets, rồi gửi phản hồi kèm tài liệu phù hợp. Mọi việc diễn ra trong vài phút, hoàn toàn tự động. Kết quả là bạn tiết kiệm hàng giờ mỗi ngày, khách hàng được phản hồi nhanh hơn, và đội ngũ của bạn có thời gian tập trung cho việc phát triển chương trình đào tạo.

Hoặc bạn là người phụ trách truyền thông, mỗi tuần cần đăng nhiều bài viết trên blog và mạng xã hội. Với AI Workflow, bạn chỉ cần nhập link bài viết gốc vào Google Sheets - quy trình sẽ tự động tải nội dung, để AI tóm tắt, viết tiêu đề và caption phù hợp cho Facebook, sau đó lưu bản nháp để bạn duyệt. Khi bạn đổi trạng thái sang “OK”, hệ thống sẽ tự động đăng bài lên fanpage và cập nhật trạng thái thành “POSTED”.

Quy trình tự động đăng bài với Google Sheets và

Toàn bộ quy trình - từ thu thập dữ liệu, tạo nội dung, duyệt, đăng bài đến báo cáo - diễn ra hoàn toàn tự động và có thể mở rộng. Bạn không lo bỏ sót bài, không mất thời gian đăng thủ công, và vẫn giữ quyền kiểm soát nhờ bước duyệt nội bộ. Cách làm này giúp nhóm marketing tiết kiệm hàng chục giờ mỗi tuần, tăng tốc độ xuất bản nội dung và dành thời gian cho các công việc có giá trị cao hơn như phân tích chiến dịch hay phát triển ý tưởng sáng tạo.

Lần đầu thiết lập workflow có thể hơi mất thời gian, nhưng sau khi hoàn thiện, bạn chỉ cần cập nhật dữ liệu sản phẩm hoặc chủ đề mới mỗi tuần. Thời gian xử lý giảm mạnh, chất lượng nội dung ổn định hơn nhờ quy trình đã được tối ưu.

Điều quan trọng là trong AI Workflow, bạn vẫn là người thiết kế logic. AI không tự quyết định cách làm, mà thực hiện đúng theo kịch bản bạn đặt ra. Nhờ vậy, bạn luôn kiểm soát được toàn bộ quy trình - biết AI đang làm gì, ở bước nào, và kết quả cuối cùng được hình thành ra sao.

Khi đã quen với việc vận hành công việc bằng workflow, bạn sẽ nhận thấy mình có nhiều thời gian hơn, đầu óc nhẹ nhõm hơn, và hiệu suất tăng rõ rệt. Và chính khi bạn bắt đầu tự hỏi: “Liệu AI có thể tự ra quyết định và hành động mà không cần mình vẽ sẵn từng bước không?”, thì đó là lúc bạn đã sẵn sàng bước sang cấp độ 3 - AI Agent.

1.3. Cấp độ 3: AI Agent - Quy trình để AI tự vận hành và tối ưu kết quả

Nếu ở cấp độ 2 bạn đã biết cách thiết kế quy trình để AI thực hiện công việc thay mình, thì ở cấp độ 3 - AI Agent, bạn bước sang một giai đoạn hoàn toàn khác: AI không chỉ làm theo hướng dẫn, mà còn biết tự quyết định cách đạt mục tiêu.

Sự khác biệt cốt lõi nằm ở vai trò điều hành. Trong AI Workflow, bạn là người lập kế hoạch, chia nhỏ công việc và chỉ rõ từng bước để AI làm theo. Còn trong AI Agent, bạn không cần mô tả chi tiết “phải làm thế nào”, chỉ cần nói rõ “muốn đạt được điều gì”. Phần còn lại, AI sẽ tự lập kế hoạch, lựa chọn công cụ phù hợp và điều chỉnh liên tục cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ.

Sự khác biệt của AI Agent

(1) Suy luận (Reasoning): hiểu vấn đề, xác định hướng tiếp cận phù hợp.

(2) Hành động (Action): biết cách sử dụng công cụ, dữ liệu và tài nguyên cần thiết để hoàn thành công việc.

(3) Tự lặp (Iteration): đánh giá kết quả, điều chỉnh và cải thiện liên tục để đạt hiệu quả tối ưu.

Nghe rất ấn tượng đúng không? Tuy nhiên, hiện tại AI Agent vẫn đang trong quá trình phát triển, và chưa phải là “phiên bản nâng cấp bắt buộc” cho tất cả mọi người. Việc triển khai AI Agent đòi hỏi kiến thức kỹ thuật cao hơn, nguồn dữ liệu ổn định hơn, và đôi khi đi kèm chi phí lớn hơn.

Trong công việc hàng ngày như viết email, làm báo cáo, phân tích dữ liệu hay chăm sóc khách hàng, AI Workflow đã đủ mạnh để giúp bạn đạt năng suất vượt trội. Workflow mang lại sự kiểm soát và ổn định, trong khi Agent đại diện cho tương lai - nơi AI có thể hiểu bối cảnh, tự ra quyết định và linh hoạt hành động để đạt mục tiêu tốt hơn.

Vì vậy, thay vì vội vàng chạy theo cấp độ 3, bạn hãy xem AI Agent như một tầm nhìn - là điểm đến trong hành trình phát triển cùng AI. Trước hết, hãy nắm vững cách xây dựng, tối ưu và vận hành các workflow của riêng mình. Khi đó, bạn sẽ không chỉ “dùng AI”, mà còn làm việc cùng AI - như một cộng sự có khả năng tư duy, phản biện và không ngừng hoàn thiện.

2. bạn có thể bắt đầu với ai workflow như thế nào?

Khi đã hiểu rõ ba cấp độ sử dụng AI, có lẽ bạn sẽ tự hỏi: “Vậy mình nên bắt đầu từ đâu để thật sự tạo ra bước tiến trong công việc?”

Câu trả lời của Linh là: nếu bạn đã quen với cách dùng AI cơ bản và thấy nó hữu ích trong nhiều việc nhỏ hằng ngày, thì AI Workflow chính là giai đoạn tiếp theo bạn nên bước vào. Đây là lúc bạn không chỉ “dùng AI”, mà tổ chức công việc cùng AI.

Ở cấp độ cơ bản, ai cũng có thể mở ChatGPT, nhập yêu cầu và nhận kết quả. Nhưng đó chỉ là bề nổi. Giống như việc bạn biết lái xe không có nghĩa là bạn hiểu cách vận hành của chiếc xe. AI Workflow thì khác. Nó đòi hỏi bạn phải tư duy như một người quản lý công việc - biết nhìn toàn cảnh quy trình và giao phần thực thi cho AI. Khi làm được điều đó, năng suất của bạn không chỉ tăng gấp đôi, mà còn tăng theo cấp số nhân.

Khi bắt đầu xây dựng AI Workflow, đừng nghĩ đó là chuyện kỹ thuật. Hãy xem đó như một cách tư duy mới trong cách bạn làm việc.

Bước đầu tiên, Linh muốn bạn hãy quan sát chính công việc hằng ngày của mình. Mỗi người đều có những việc lặp đi lặp lại, gần như theo cùng một trình tự. Đó có thể là việc viết báo cáo, tổng hợp dữ liệu, gửi email, phân tích kết quả, hoặc cập nhật thông tin. Khi nhận ra những công việc mang tính lặp lại đó, bạn sẽ thấy rõ cơ hội để tự động hóa. AI Workflow thực chất bắt đầu từ chính những điều nhỏ như vậy - từ việc bạn nhận ra mô hình quen thuộc trong cách mình làm việc.

Tiếp theo, bạn cần học cách nghĩ theo bước, thay vì chỉ nghĩ theo việc. Ở cấp độ 1, bạn hỏi AI và nhận về một kết quả duy nhất. Nhưng ở cấp độ 2, bạn phải tự hỏi: để tạo ra kết quả đó, mình đã đi qua những bước nào? Mỗi bước phục vụ cho mục tiêu gì, và đầu ra của nó là gì? Khi hiểu rõ quy trình làm việc của chính mình, bạn mới có thể “dạy lại” cho AI cách làm việc như bạn. Và khi đó, bạn không còn là người sử dụng AI, mà là người điều phối năng lực của AI.

Sau khi đã xác định được cấu trúc quy trình, điều quan trọng tiếp theo là bắt đầu từ nhỏ và làm thật. Đừng cố tạo ra một hệ thống hoàn hảo ngay từ đầu. Một workflow đơn giản, rõ ràng, chạy được và mang lại kết quả thực tế - dù chỉ giúp bạn tiết kiệm mười phút mỗi ngày - cũng đã là thành công. Vì chính qua quá trình đó, bạn sẽ học được cách AI phản ứng, cách nó hiểu (hoặc hiểu sai) chỉ dẫn của bạn, và dần biết cách điều chỉnh để khiến AI làm việc hiệu quả hơn.

Khi đã có một workflow hoạt động ổn định, đừng dừng lại ở việc “xài được”. Hãy xem nó như một nhân viên - cần được quan sát, tinh chỉnh và cải thiện liên tục. Mỗi lần sử dụng, bạn lại phát hiện thêm điểm chưa hợp lý, bước có thể rút gọn, hay cách để AI tự động hơn. Chính việc cải tiến không ngừng này sẽ giúp bạn tiến gần hơn tới cấp độ cao nhất - nơi AI không chỉ làm theo quy trình, mà còn tự điều chỉnh để đạt kết quả tốt hơn.

Nếu bạn đang thấy hứng thú và muốn tìm hiểu sâu hơn, hãy dành thời gian tìm xem các hướng dẫn miễn phí trên YouTube, có rất nhiều video chia sẻ về cách xây dựng AI Workflow. Và khi bạn muốn học một cách bài bản, có hệ thống và thực hành được, Linh gợi ý bạn tìm hiểu khóa học “AI Workflow Automation - Tối ưu hóa quy trình làm việc với AI hiệu quả” của Skills Bridge.

Trong khóa học này, Linh và Skills Bridge sẽ hướng dẫn từng bước để bạn tự tay thiết kế và triển khai workflow AI cho các công việc hằng ngày: từ xử lý email, tạo báo cáo, đăng nội dung, đến chăm sóc khách hàng - chỉ với ba công cụ đơn giản: Zapier, Make và N8N. Bạn không cần biết lập trình, chỉ cần làm theo hướng dẫn là có thể tạo ra quy trình tự động thực sự chạy trong doanh nghiệp của mình

Khóa học gồm 3 module - 25 video chi tiết và các bài tập thực hành thực tế. Mục tiêu không chỉ là giúp bạn “làm cho chạy được”, mà là giúp bạn hiểu tư duy hệ thống để AI làm việc hiệu quả, ổn định và tiết kiệm chi phí tối đa. Bạn có thể tìm hiểu chi tiết hơn TẠI ĐÂY.https://www.skillsbridge.vn/products/ai-workflow-automation

Khóa học AI Productivity giúp bạn tối ưu hiệu suất công việc gấp 10 lần

Lời kết: Làm ít hơn - Nghĩ nhiều hơn

Khi bạn đi đủ xa cùng AI, bạn sẽ nhận ra rằng điều thay đổi lớn nhất không nằm ở việc AI có thể làm được bao nhiêu, mà ở cách bạn nhìn lại chính công việc của mình.

Bởi khi bạn học cách thiết kế một workflow, bạn không chỉ đang dạy AI làm việc, mà còn đang dạy chính mình suy nghĩ như một hệ thống: biết tách vấn đề thành từng phần nhỏ, biết kết nối chúng thành một dòng chảy logic.

AI, về bản chất, sẽ không khiến bạn thông minh hơn. Nhưng nó giúp những người chịu tư duy trở nên vượt trội hơn. Người khác dùng AI để tiết kiệm thời gian; còn bạn dùng AI để mở rộng khả năng, để biến một giờ làm việc của mình thành mười giờ giá trị. Chính ở sự khác biệt này, năng suất không còn là chuyện “làm nhanh hơn”, mà là “làm sâu hơn” và “làm có hệ thống hơn”.

Tương lai sẽ không thuộc về người biết sử dụng công nghệ mới nhất, mà thuộc về người biết tổ chức lại công việc của mình theo cách mới. Và điều tuyệt vời là, bạn không cần chờ ai trao cơ hội cho mình. Bạn chỉ cần bắt đầu - từ một workflow nhỏ, một câu hỏi tốt hơn, hay một ý định rõ ràng hơn.

Khi đó, bạn sẽ không còn thấy AI chỉ là công cụ, mà là một đồng đội thầm lặng, giúp bạn làm ít hơn, nghĩ nhiều hơn và tạo ra giá trị lớn hơn mỗi ngày.

#SkillsBridge

#Dashboard

#Marketing

Mục lục

Đọc tiếp

Trực Quan Hóa Dữ Liệu Với ChatGPT: Học Nhanh 6 Loại Biểu Đồ Phổ Biến (Phần 1: Biểu Đồ Nền Tảng)

Nâng cao hiệu suất

Sep 25, 2025

Trực Quan Hóa Dữ Liệu Với ChatGPT: Học Nhanh 6 Loại Biểu Đồ Phổ Biến (Phần 1: Biểu Đồ Nền Tảng)

Bộ 3 Công Cụ AI Của Adobe Cho Nhà Sáng Tạo Nội Dung (Hoàn Toàn Miễn Phí)

Nâng cao hiệu suất

Sep 16, 2025

Bộ 3 Công Cụ AI Của Adobe Cho Nhà Sáng Tạo Nội Dung (Hoàn Toàn Miễn Phí)

Đừng bỏ lỡ

3 Cấp Độ Làm Việc Với AI - Khi AI Workflow Và AI Agent Thay Đổi Cách Bạn Làm Việc

Nâng cao hiệu suất

Oct 23, 2025