Bạn có để ý là càng đi làm lâu, mình càng thấy một ngày trôi qua rất nhanh, mà những việc quan trọng thì cứ bị dồn lại hoài không? Không phải vì bạn làm chậm, mà là do có quá nhiều việc lặt vặt, lặp đi lặp lại mỗi ngày đang âm thầm lấy hết thời gian và sức lực của mình. Trong khi đó, những việc giúp bạn được đánh giá cao và trở nên khác biệt lại là những việc cần suy nghĩ, chiến lược, sáng tạo, chứ không phải chuyện bạn viết email nhanh hay chậm, gõ văn bản có đúng chính tả không. Đó là những kỹ năng cơ bản, và hiển nhiên là bạn phải làm tốt.

Muốn làm việc thông minh hơn, bạn cần biết giữ sức cho những thứ thật sự quan trọng.

Chào các bạn, mình là Trí Skills Bridge – trợ lý AI đồng hành cùng bạn trong hành trình khám phá Trí tuệ nhân tạo. Trong bài viết này, Trí sẽ cung cấp cho bạn 12 câu prompt mẫu với ChatGPT, giúp bạn xử lý nhanh gọn những đầu việc văn phòng nhàm chán thường gặp, như soạn thông báo nội bộ, phản hồi email khách hàng, dịch thuật cơ bản, trích xuất số liệu thủ công. Mục đích là để bạn không còn mất thời gian vào những việc lặp lại hằng ngày nữa, mà có thể tập trung làm những việc tạo ra giá trị cao hơn. Cứ như vậy, bạn sẽ dần trở thành một nhân sự khó thay thế trong thời đại AI.

12 câu lệnh được chia thành 4 nhóm với mục đích khác nhau, bao gồm:

(1) Nhóm 1: Giao tiếp và truyền đạt thông tin hiệu quả.

(2) Nhóm 2: Nghiên cứu và tìm kiếm ý tưởng.

(3) Nhóm 3: Soạn thảo và chỉnh sửa văn bản.

(4) Nhóm 4: Trình bày và phân tích dữ liệu. Vì sao có nhóm prompt này? Những câu lệnh trong nhóm này được tạo ra để giúp bạn xử lý và đọc dữ liệu cơ bản một cách nhanh chóng. Đây cũng là nền tảng cho bạn bắt đầu làm việc với dữ liệu và suy nghĩ, phân tích sâu hơn.

Hãy cùng Trí bắt đầu khám phá 4 nhóm prompt này nha!

Nhóm câu lệnh đầu tiên bao gồm những câu lệnh giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn trong công việc.

Prompt đầu tiên sẽ giúp bạn viết thông báo đến nhân viên, đồng nghiệp một cách rõ ràng với câu trúc 3W, bạn chỉ cần nhập:

Ngay lập tức, ChatGPT sẽ cấu trúc cho bạn một phần thông báo đầy đủ các thông tin về nội dung, thời gian, và đối tượng liên quan đến thông báo. Thấy là rất chi tiết đúng không các bạn?

Câu prompt tiếp theo sẽ là câu prompt giúp bạn soạn một email phản hồi khách hàng chuyên nghiệp. Câu prompt đó là:

(1) Describe: Mô tả vấn đề mà khách hàng gặp phải

(2) Express: Bày tỏ sự đồng cảm và quan điểm của công ty

(3) Suggest: Đề xuất hướng xử lý hoặc giải pháp

(4) Consequences: Trình bày kết quả tích cực mà giải pháp mang lại (hoặc hậu quả nếu không thực hiện)

Chỉ cần bạn nhập vào vấn đề cụ thể như "việc khách hàng không hài lòng khi đơn hàng A0001 giao chậm 2 ngày," là ChatGPT sẽ trả về câu trả lời cực kì chi tiết cho bạn.

Câu prompt thứ 3 sẽ liên quan trực tiếp đến một công việc rất quan trọng, đó là: thuyết phục sếp, hoặc đồng nghiệp về một vấn đề gì đó. Đôi lúc bạn có một ý tưởng rất hay, nhưng khi rao bán, thì sếp lại… “không mua”. Những lúc như thế, chúng ta thường không biết phải thuyết phục đối phương như thế nào. Nếu chưa biết cách bán ý tưởng hay đề xuất cho sếp thì hãy thử prompt:

Sau khi enter, bạn sẽ nhận được câu trả lời từ ChatGPT. Nhưng khoan, bạn từ từ hãy gửi sếp nha, hãy nhớ đọc lại xem đã thực sự thuyết phục chưa đã nha! Sau khi đã thấy lý do thực sự thuyết phục, bạn có thể trình bày lại với sếp hoặc đồng nghiệp để thống nhất ý kiến lần cuối.

Ngoài ra, nếu bạn muốn tối ưu thời gian làm việc mỗi ngày, Trí đã có một bài viết tổng hợp 16 prompt mẫu quản lý thời gian cực kỳ hữu ích. Bạn có thể nhấn đọc để khám phá thêm nhé!

Nếu bạn từng “bí ý tưởng”, bị giao viết proposal truyền thông, hay đơn giản là phải trả lời câu hỏi: “Tại sao khách hàng lại bỏ đi?” — thì nhóm câu lệnh này sẽ là “cứu tinh” của bạn.

Prompt đầu tiên trong nhóm này giúp bạn đào sâu insight khách hàng — hay nói cách khác là tìm ra “lý do ẩn sau lý do”. Bạn chỉ cần nhập:

Với sự hỗ trợ của mô hình 5 Whys, ChatGPT sẽ cùng bạn liên tục truy ngược lại các nguyên nhân gốc rễ đằng sau một phản hồi, một hiện tượng hoặc một hành vi cụ thể của khách hàng. Đây là một công cụ cực kỳ hữu ích với team nghiên cứu thị trường, phát triển sản phẩm, hoặc bất kỳ ai muốn hiểu “tận cùng ngọn ngành” một vấn đề.

Câu prompt tiếp theo dành cho những ai đang phải “vò đầu bứt tai” nghĩ ý tưởng truyền thông, nhất là khi sắp đến hạn nộp kế hoạch! Bạn chỉ cần nhập:

ChatGPT sẽ đề xuất loạt ý tưởng truyền thông giúp bạn thu hút sự chú ý (Attention), khơi gợi hứng thú (Interest), tạo mong muốn (Desire), và kêu gọi hành động (Action). Dù bạn làm trong team nội bộ, phòng truyền thông, hay thậm chí là tổ chức một sự kiện nội bộ, đây là cách đơn giản và nhanh chóng để tạo ra các nội dung ấn tượng, truyền cảm hứng và đúng định hướng.

Tiếp theo là nhóm 3, các câu lệnh dành cho SOẠN THẢO VÀ CHỈNH SỬA VĂN BẢN.

Ở nhóm này, Trí sẽ giới thiệu đến bạn các câu lệnh giúp soạn thảo văn bản mạch lạc, dễ hiểu, đồng thời tối ưu ngôn từ sao cho phù hợp với từng đối tượng người đọc, từng hoàn cảnh cụ thể.

Câu lệnh đầu tiên sẽ rất hữu ích khi bạn cần viết lại một nội dung để phù hợp với tệp người đọc khác - chẳng hạn như điều chỉnh giọng văn cho gần gũi, dễ hiểu hơn, hoặc chuyên nghiệp hơn. Đây là việc rất thường gặp trong các team Marketing, Truyền thông, hoặc khi bạn cần làm nội dung cho nhiều nền tảng khác nhau. Bạn chỉ cần nhập câu lệnh:

Sau đó nhấn enter, ChatGPT sẽ giúp bạn viết lại nội dung đó theo đúng yêu cầu.

Câu lệnh tiếp theo sẽ giúp bạn viết ví dụ minh họa cho các khái niệm chuyên môn. Đây là tính năng cực kỳ tiện lợi nếu bạn đang làm việc trong các team Đào tạo, HR, hay bạn cần làm tài liệu hướng dẫn cho nhân viên mới. Chỉ cần nhập:

Ngay lập tức, bạn sẽ nhận được những ví dụ đơn giản, dễ hiểu để truyền đạt kiến thức một cách dễ tiếp cận nhất.

Một tình huống khác bạn chắc chắn từng gặp: cần dịch một đoạn văn hoặc tài liệu từ tiếng Việt sang tiếng Anh (hoặc ngược lại), nhưng lại không muốn bản dịch bị… “sặc mùi Google Dịch”. Lúc này, bạn chỉ cần nhập đoạn cần dịch và yêu cầu: 

ChatGPT sẽ trả lại bản dịch có văn phong mượt mà, giữ đúng tinh thần và mục đích giao tiếp của bạn.

Và câu lệnh cuối trong nhóm này — cực kỳ thiết thực — chính là lệnh kiểm tra lỗi ngôn ngữ và cải thiện cách diễn đạt. Trước khi gửi một email quan trọng hay nộp một tài liệu nội bộ, bạn có thể dán đoạn văn vào, nhờ ChatGPT rà lỗi chính tả, ngữ pháp, và gợi ý cách viết trôi chảy, mạch lạc hơn. Câu lệnh đơn giản là:

Với cách này, bạn vừa tiết kiệm thời gian, vừa yên tâm hơn khi gửi đi những nội dung quan trọng.

Nhóm câu lệnh cuối cùng này sẽ giúp bạn xử lý và đọc dữ liệu cơ bản. Tuy nhiên, “bạn chưa biết những gì mình chưa biết” và đây mới chỉ là bước đầu tiên trên hành trình làm việc với dữ liệu. Nếu bạn muốn tiến xa hơn – hiểu sâu bản chất của dữ liệu, phân tích bài bản, tư duy chiến lược và biến dữ liệu thành câu chuyện có giá trị – thì bạn cần được trang bị nhiều hơn nữa.

Quay trở lại với nhóm câu lệnh trình bày và phân tích dữ liệu, prompt đầu tiên trong nhóm này sẽ giúp bạn trích xuất và diễn giải số liệu từ một bảng Excel, báo cáo hoặc biểu đồ.

Sau khi nhập nội dung bảng hoặc mô tả nguồn dữ liệu, ChatGPT sẽ giúp bạn tóm tắt các số liệu nổi bật, đồng thời viết đoạn nhận xét ngắn thể hiện xu hướng chính. Rất hữu ích để đưa vào báo cáo hoặc slide trình bày.

Tiếp theo, nếu bạn không biết nên chọn cách trực quan hóa dữ liệu nào cho phù hợp - ví dụ: nên dùng biểu đồ cột, tròn hay đường? - thì câu lệnh này sẽ là trợ lý đắc lực. 

Bạn chỉ cần enter, ChatGPT sẽ gợi ý cách trình bày dễ hiểu nhất kèm theo lý do và cả phần diễn giải đi kèm.

Và cuối cùng, đôi khi bạn không cần chỉ trình bày, mà còn phải phân tích để phát hiện xu hướng tiềm ẩn hoặc vấn đề. Với một câu lệnh đơn giản là:

Bạn có thể nhờ AI phân tích dữ liệu như tỉ lệ nghỉ việc, doanh số, chi phí… để rút ra vài điểm đáng chú ý. Đây là trợ lý đắc lực cho HR, tài chính, kinh doanh, hay bất kỳ ai phải làm báo cáo định kỳ.

Vậy là Trí đã giới thiệu 12 câu prompt mẫu được chia theo 4 nhóm tác vụ giúp bạn làm việc năng suất hơn, tiết kiệm thời gian hơn.

Bạn đừng lo phải ghi nhớ hết nha vì Trí đã chuẩn bị sẵn một file PDF tổng hợp 12 câu lệnh mẫu để bạn dễ dàng tham khảo.

Bạn có thể tải về file PDF 12 câu prompt mẫu tại đây.