PHÂN BỔ NGUỒN LỰC HIỆU QUẢ VỚI MÔ HÌNH EISENHOWER VÀ PHƯƠNG PHÁP ABCDE

PHÂN BỔ NGUỒN LỰC HIỆU QUẢ VỚI MÔ HÌNH EISENHOWER VÀ PHƯƠNG PHÁP ABCDE

Một nghiên cứu cho biết những doanh nghiệp thường xuyên khuyến khích nhân viên theo dõi thời gian hiệu quả hơn có thể đạt mức doanh thu tăng tới 61%.


Tuy nhiên, không phải mọi nhân viên đều có khả năng quản lý tốt thời gian cá nhân của mình. Minh chứng từ nghiên cứu của Forbes cho thấy, 69% nhân viên thừa nhận rằng họ không theo dõi thời gian của mình một cách chính xác.


Một công cụ hữu ích trong việc phân bổ và theo dõi thời gian là mô hình Eisenhower. Mô hình Eisenhower hoạt động dựa trên việc đánh giá công việc dựa trên 2 yếu tố chính là Độ quan trọng và Tính cấp bách. Trong bài viết này, Skills Bridge sẽ chia sẻ đến bạn cách kết hợp mô hình Eisenhower và phương pháp ABCDE để quản lý hiệu quả công việc và thời gian của bạn.

Cấu trúc mô hình Eisenhower để phân bổ thời gian thực hiện nhiệm vụ

Sự kết hợp giữa Mô hình Eisenhower và phương pháp ABCDE để tối ưu thời gian thực hiện nhiệm vụ được chia thành cấu trúc như sau:

1. Quan trọng và Cấp bách (Làm ngay)

Các công việc cần được hoàn thành ngay, và nếu không hoàn thành thì sẽ có ảnh hưởng nghiêm trọng. Ví dụ xử lý khiếu nại của khách hàng quan trọng về sản phẩm mới ra mắt của công. Kết hợp với phương pháp ABCDE, chúng ta sẽ đặt các nhiệm vụ này là A. Trong các nhiệm vụ A sẽ có các nhiệm vụ con là A1, A2, A3 được sắp xếp theo mức độ quan trọng, khẩn cấp của từng công việc. Và đây sẽ là những công việc được ưu tiên hoàn thành trước tiên.


2. Quan trọng nhưng Không cấp bách (Lập kế hoạch)

Các nhiệm vụ tuy quan trọng nhưng không cần hoàn thành ngay và nếu không hoàn thành sẽ mang lại các tác động đáng kể. Ví dụ như việc hoàn thành báo cáo bán hàng trong quý để trình bày với ban lãnh đạo. Các nhiệm vụ này sẽ được đặt tên là các nhiệm vụ B. Những nhiệm vụ này hoặc là sẽ được lên kế hoạch để hoàn thành hoặc là tìm cách tự động hóa. Ngoài ra, nhóm công việc này có thể được đặt tên là các nhiệm vụ C nếu nó là nhiệm vụ quan trọng nên làm nhưng nếu không làm sẽ không gây ra hậu quả nghiêm trọng. Ví dụ nghiên cứu thị trường sản phẩm, cập nhật tin tức về ngành.


3. Không quan trọng nhưng Cấp bách (Ủy quyền)

Những nhiệm vụ không quá quan trọng nhưng cần được hoàn thành ngay, ví dụ trả lời email của khách hàng, thu thập dữ liệu để các bộ phận khác có thể tiến hành nhiệm vụ của mình. Các nhiệm vụ này sẽ có tên là nhiệm vụ D trong bảng liệt kê công việc của bạn.


4. Không quan trọng và Không cấp bách (Loại bỏ)

Những hoạt động không mang lại lợi ích đáng kể và có thể gây lãng phí nguồn lực như đọc tin tức không liên quan đến ngành, lướt mạng xã hội, vv. Đây là những nhiệm vụ E cần được loại bỏ hoàn toàn trong danh sách công việc của bạn.

Mô hình Eisenhower

Lưu ý khi lập kế hoạch làm việc

Như Brian Tracy đã nói: “Investing 10-12 minutes in planning your day can save up to two hours of your time.” (Tạm dịch: Đầu tư 10-12 phút vào việc lập kế hoạch trong ngày có thể giúp bạn tiết kiệm tới hai giờ thời gian.) Bạn cần biết cách lập kế hoạch công việc trong ngày của bạn cách thông minh. Và trước khi lập kế hoạch công việc tốt, bạn phải biết nguyên tắc phân bổ và hoàn thành công việc hiệu quả.

1. Luôn ưu tiên các nhiệm vụ A: Tránh để bản thân bị xao nhãng bởi các nhiệm vụ B, C, D, và E.
2. Chỉ làm nhiệm vụ B khi các nhiệm vụ A đã hoàn thành: Tương tự, chỉ làm việc C khi A và B đã hoàn thành.
3. Lên danh sách việc cần làm mỗi ngày: Tốt nhất là vào đêm trước ngày làm việc.

Biểu mẫu "Bảng quản lý thời gian và sắp xếp ưu tiên"

Để giúp việc lên danh sách công việc của bạn dễ dàng hơn, bạn cần kiệt kê chúng, sau đó sắp xếp ưu tiên và đặt thời hạn làm một cách có quản lý. Skills Bridge đã chuẩn bị biểu mẫu như trên, để bạn có thể tải về và sử dụng: Click để tải xuống.

Kết luận

Phân bổ thời gian một cách có chiến lược chính là chìa khóa cho sự phát triển bền vững cũng như thành công dài hạn của bất kỳ cá nhân hay doanh nghiệp nào. Khi nguồn lực thời gian được sử dụng hiệu quả, bạn không chỉ đạt được các mục tiêu ngắn hạn mà còn xây dựng nền tảng vững chắc cho tương lai.


Skills Bridge mong rằng Mô hình Eisenhower kết hợp với phương pháp ABCDE sẽ giúp bạn tận dụng tối đa thời gian của mình, đảm bảo thời gian của bạn được phân bố hợp lý để mỗi bước đi đều đạt được hiệu quả tối đa.

XEM THÊM

Đào tạo kỹ năng làm việc văn phòng và kinh doanh 

cho khách hàng cá nhân và doanh nghiệp.

Liên hệ

© 2023 - Bản quyền của Công ty cổ phần Skills Bridge

Skills Bridge cung cấp các chương trình đào tạo giúp cả khách hàng cá nhân và doanh nghiệp nâng cao kỹ năng chuyên môn, kỹ năng lãnh đạo và xây dựng doanh nghiệp thành công.

© 2024 - Bản quyền của Công ty cổ phần Skills Bridge

Skills Bridge cung cấp các chương trình đào tạo giúp cả khách hàng cá nhân và doanh nghiệp nâng cao kỹ năng chuyên môn, kỹ năng lãnh đạo và xây dựng doanh nghiệp thành công.

© 2024 - Bản quyền của Công ty cổ phần Skills Bridge