Bạn có bao giờ cảm thấy công việc hằng ngày của mình có quá nhiều nhiệm vụ lặp đi lặp lại, tốn thời gian nhưng lại không mang lại giá trị thực sự?

Theo nghiên cứu từ Harvard Business Review, nhân viên văn phòng thường dành tới 80% thời gian cho những công việc khiến họ trông bận rộn nhưng không thực sự hiệu quả. Viết báo cáo, soạn email, tạo kế hoạch, quản lý dữ liệu… Những công việc này chiếm phần lớn quỹ thời gian của bạn, khiến bạn không thể tập trung vào những nhiệm vụ có tính chiến lược và sáng tạo hơn.

Giờ đây, học cách sử dụng ChatGPT một cách thông minh, bạn có thể tự động hóa các quy trình làm việc, từ đơn giản đến phức tạp, giúp tiết kiệm hàng giờ đồng hồ mỗi tuần. Tuy nhiên, để khai thác tối đa sức mạnh của ChatGPT, bạn không thể chỉ nhập một câu lệnh đơn giản và mong đợi kết quả hoàn hảo. Bạn cần biết cách thiết lập, hướng dẫn và cá nhân hóa ChatGPT để nó trở thành một công cụ làm việc thực sự hữu ích. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ cách tạo một GPT tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu công việc của bạn 😉

Trước khi bắt đầu sử dụng ChatGPT để tự động hóa công việc, bạn cần tạo một GPT tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của mình. Điều này giúp GPT hiểu rõ vai trò và tạo ra các phản hồi chính xác hơn. Để thiết lập GPT mới, hãy (1) truy cập vào "Explore GPTs" trên thanh công cụ của ChatGPT. Tại đây, bạn có thể duyệt qua các GPT do cộng đồng tạo ra hoặc nhấn vào "Create" để tự tạo GPT cho riêng mình. (2) Sau khi nhấp vào nút "Create", bạn sẽ được đưa đến giao diện thiết lập, nơi có thể điều chỉnh GPT theo nhu cầu công việc của mình.

Việc đặt tên cho GPT rất quan trọng, vì nó giúp bạn dễ dàng nhận diện và sử dụng đúng chức năng. Ví dụ, nếu bạn cần một trợ lý hỗ trợ soạn email, bạn có thể đặt tên GPT là "Email Assistant" hoặc "Smart Email Responder" để thể hiện rõ nhiệm vụ của nó. Một tên gọi rõ ràng sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm thấy GPT phù hợp trong danh sách các GPT đã tạo.

Bên cạnh đó, mô tả GPT cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nó hoạt động chính xác hơn. Mô tả nên ngắn gọn nhưng vẫn đủ thông tin để định hướng cách GPT phản hồi. Bạn nên giới hạn mô tả trong khoảng 300 ký tự để đảm bảo súc tích và hiệu quả. Ví dụ, nếu bạn đang tạo một GPT hỗ trợ viết email, mô tả có thể như sau:

"Bạn đang sử dụng Email Assistant, chuyên gia ảo giúp viết email phản hồi chuyên nghiệp, cá nhân hóa theo khách hàng. GPT này tối ưu nội dung theo tâm lý khách hàng, tăng tỷ lệ phản hồi và đề xuất CTA hiệu quả, giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt và gia tăng chuyển đổi."

Một mô tả chi tiết như trên sẽ giúp GPT không chỉ tạo ra nội dung email mà còn đảm bảo chúng có giọng điệu phù hợp, dễ đọc, hấp dẫn và có khả năng thuyết phục cao hơn. Khi thiết lập một mô tả đầy đủ, bạn có thể tận dụng GPT tối đa trong các tác vụ hàng ngày mà không cần phải chỉnh sửa nhiều.

Để GPT hoạt động theo đúng yêu cầu, bạn cần cung cấp một vai trò cụ thể nhằm đảm bảo phản hồi có tính nhất quán và đúng chuẩn. Ví dụ, khi thiết lập GPT Email Assistant, bạn có thể hướng dẫn nó với nội dung như sau:

"Bạn là một chuyên gia chăm sóc khách hàng, chuyên viết email phản hồi chuyên nghiệp và có tính cá nhân hóa cao. Bạn cần đảm bảo giọng điệu lịch sự, thân thiện nhưng không quá dài dòng. Nội dung email phải có sự kết nối với khách hàng, tạo cảm giác chân thành và giúp khách hàng cảm thấy được quan tâm. Khi cần thiết, hãy đề xuất lời kêu gọi hành động mạnh mẽ để thúc đẩy phản hồi từ khách hàng."

Ngoài vai trò cụ thể, bạn cũng cần thiết lập một số hướng dẫn chi tiết để đảm bảo GPT luôn tạo ra nội dung đúng tiêu chuẩn. Ví dụ, với GPT Email Assistant, bạn có thể thiết lập các hướng dẫn sau:

- Email không dài quá 200 từ để đảm bảo thông tin súc tích và dễ đọc.

- Bắt đầu email bằng lời chào thân thiện và sử dụng tên khách hàng nếu có.

- Nội dung email cần ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề, tránh lan man.

- Nếu email cần xin lỗi khách hàng, giọng điệu phải chân thành, thể hiện sự nhận trách nhiệm và đưa ra giải pháp cụ thể.

- Nếu email là thư cảm ơn hoặc phản hồi chung, hãy giữ giọng điệu ấm áp, chuyên nghiệp và mang tính kết nối cao.

Để đảm bảo mỗi email được GPT viết ra có cấu trúc rõ ràng và chuyên nghiệp, bạn nên thiết lập một bố cục chuẩn. Ví dụ:

(1) Dòng tiêu đề hấp dẫn (GPT có thể đề xuất nếu người dùng không nhập).

(2) Lời chào trân trọng (Ví dụ: "Kính gửi [Tên khách hàng],").

(3) Nội dung chính – giải quyết vấn đề rõ ràng, súc tích.

(4) Lời kêu gọi hành động (nếu cần) để thúc đẩy tương tác.

(5) Lời kết chuyên nghiệp, gần gũi giúp tạo thiện cảm với khách hàng.

(6) Chữ ký cố định gồm tên doanh nghiệp và thông tin liên hệ (Email hoặc số điện thoại).

Nhờ có phần hướng dẫn chi tiết này, GPT sẽ biết cách tạo ra email có nội dung chính xác, có cấu trúc rõ ràng và phù hợp với từng tình huống. Điều này giúp tiết kiệm thời gian khi sử dụng và giảm thiểu rủi ro sai sót khi gửi email quan trọng.

Một cách hiệu quả để tối ưu cách sử dụng ChatGPT là sử dụng các gợi ý bắt đầu cuộc trò chuyện (conversation starters). Đây là những câu lệnh mẫu giúp bạn sử dụng GPT nhanh chóng mà không cần nhập lệnh mới mỗi lần. Khi bạn thiết lập các gợi ý, GPT sẽ có thể tạo ra phản hồi chỉ với một cú nhấp chuột.

Ví dụ, một số câu lệnh mẫu cho GPT Email Assistant:

"Viết email phản hồi khách hàng yêu cầu hỗ trợ sản phẩm."

"Soạn email xin lỗi khách hàng về sự chậm trễ trong giao hàng."

"Tạo email xác nhận đơn hàng đã được xử lý."

"Viết email cảm ơn khách hàng đã sử dụng dịch vụ."

Tương lai của công việc không còn xoay quanh việc ai làm nhiều hơn, mà là ai tận dụng công nghệ tốt hơn. Việc dành hàng giờ cho những công việc thủ công, lặp đi lặp lại không còn là điều bắt buộc. Với cách sử dụng ChatGPT một cách tối ưu, bạn có thể tự động hóa quy trình làm việc, giảm tải áp lực và dành nhiều thời gian hơn cho những công việc quan trọng, có giá trị cao.

Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng ChatGPT không thể tự hoạt động hiệu quả nếu bạn không thiết lập đúng cách. Vì vậy, đừng chỉ sử dụng nó như một công cụ đặt câu hỏi. Hãy biến nó thành một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc của bạn. Với hướng dẫn chi tiết trong bài viết này, bạn đã có trong tay công thức để làm việc hiệu quả hơn, thông minh hơn và chuyên nghiệp hơn. Hãy thử áp dụng ngay hôm nay và cảm nhận sự khác biệt, giải phóng thời gian và nâng tầm sự nghiệp của bạn!