5 Nguyên Tắc Giúp Giải Quyết Vấn Đề Nhanh Chóng Hơn

4 cách phát triển kỹ năng giao tiếp nhà trường không dạy bạn

Mục lục

1. Ưu tiên vấn đề nghiêm trọng hơn

2. Xác định nguyên nhân của vấn đề và người chịu trách nhiệm

4. Đem lên bàn cân giải pháp hiệu quả nhất

5. Thực hiện giải pháp và theo dõi quá trình

Các khóa học cùng chủ đề

Vấn đề luôn có mặt ở khắp mọi nơi trong cuộc sống, để có thể giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả không phải là một bài toán đơn giản. Kỹ năng giải quyết vấn đề có thể áp dụng từ cuộc sống đến công việc, đây là một trong những kỹ năng mềm không thể thiếu nhưng thường bị lãng quên.

Đây là kỹ năng tổng hợp của quá trình xác định, đánh giá và phân tích các vấn đề hay tình huống phát sinh ngoài ý muốn trong công việc hoặc cuộc sống để đưa ra những giải pháp xử lý tối ưu nhất.

Kỹ năng giải quyết vấn đề đem lại cho bạn sự tự tin, bình tĩnh và tối ưu nhất phương pháp xử lý một tình huống bất kỳ. Dưới đây là 5 nguyên tắc giúp bạn biến vấn đề nằm gọn trong vòng tay.

Ưu tiên vấn đề nghiêm trọng hơn

Đây là bước tiền đề giúp bạn ưu tiên vấn đề nào quan trọng hơn được ưu tiên giải quyết, từ đó giúp tiết kiệm được thời gian và công sức. Trong quá trình này bạn có thể nhờ sự cố vẫn, hỗ trợ từ bên ngoài vì đôi khi chính bạn cũng không thể nhận thấy vấn đề mà mình đang gặp phải.

Ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý thời gian giúp bạn ưu tiên các nhiệm vụ của mình theo mức độ khẩn cấp và quan trọng. Đó là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để đảm bảo rằng bạn đang dành thời gian cho những việc quan trọng nhất. Để sử dụng Ma trận Eisenhower, bạn nên làm theo các bước sau:

Viết ra tất cả các nhiệm vụ mà bạn cần phải hoàn thành.
Đối với mỗi nhiệm vụ, hãy tự hỏi mình hai câu hỏi:
- Nhiệm vụ này có quan trọng không?
- Nhiệm vụ này có khẩn cấp không?
Khi bạn đã trả lời những câu hỏi này, hãy đặt từng nhiệm vụ vào một trong bốn góc phần tư của Ma trận Eisenhower.
Khi bạn đã đặt tất cả các nhiệm vụ của mình vào Ma trận Eisenhower, bạn có thể bắt đầu sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chúng.

Trong giao tiếp, cố gắng lắng nghe nhiều hơn nói

Xác định nguyên nhân của vấn đề và người chịu trách nhiệm chính

Gốc rễ của vấn đề là chìa khóa đưa đến hướng giải quyết, nếu ngay từ đầu bạn nhận định hay đánh giá không đúng về vấn đề sẽ đưa bạn đến vòng lặp không thể thoát ra vấn đề. Để có thể giải quyết được vấn đề một cách tốt nhất, điều bạn cần làm là bình tĩnh và ngồi nhìn lại đâu là nguyên nhân làm vấn đề phát sinh? Nó bắt nguồn từ khi nào?

Khi nắm được gốc rễ của vấn đề sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm ra giải pháp cho vấn đề, tiếp đến cần xác định ai là người chịu trách nhiệm chính, giúp bạn chọn đúng đối tượng cần phải chịu trách nhiệm, tránh trường hợp ai cũng đều bị kéo vào vòng xoay mâu thuẫn, nảy sinh thêm mâu thuẫn không đáng có.

Phân tích đa chiều

Hãy nhớ rằng khi xác định không đúng nguyên nhâ, bạn sẽ mãi ở trong mê cung không lối thoát. Để có thể hiểu đúng nguyên nhân đó và sâu vấn đề bạn nên đặt câu hỏi, ví dụ như: Công việc có quan trọng hay không? Yêu cầu của công việc gồm những gì? Thực hiện công việc có những ai? Người phụ trách giải quyết công việc có thuộc về bản thân không? Tính chất, mục đích và mức độ của công việc?

Một số phương bạn có thể áp dụng khi phân tích một vấn đề với nhiều góc nhìn khác nhau:

Fishbone Diagram: Đây là dạng biểu đồ xương cá là một phương pháp để xác định nguyên nhân cốt lõi của vấn đề, thông thường các yếu tố được cân nhắc và phân tích trong biểu đồ xương cáo bao gồm MAN (yếu tố con người), MATERIALS (yếu tố nguyên vật liệu đầu vào), MACHINE (yếu tố máy móc thiết bị), METHOD (yếu tố quy trình, phương pháp làm việc).

Báo cáo A3: Báo cáo A3 là một bản báo cáo được trình bày ngắn gọn chỉ trong khổ giấy A3, bao gồm thông tin cơ bản về vấn đề cần được giải quyết, mục tiêu cần đạt được, nguyên nhân gốc rễ của việc chưa đạt được kết quả, các hành động khắc phục và cải tiến, kế hoạch hành động.

Đem lên bàn cân giải pháp hiệu quả nhất

Tất nhiên bất kì vấn đề nào đều có các phương pháp khác nhau, nhưng bạn nên đặt lên bàn cân so sánh chọn lựa phương án có lợi nhất dành cho bạn, một số tiêu chí bạn có thể xem xét như thời gian, mức độ hoàn thành, hiệu suất công việc.

Việc lựa chọn phương án tốt nhất giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, tối đa hóa nguồn lực. Điều này còn hỗ trợ cho các mục tiêu chiến lược, cải thiện các hoạt động diễn ra suôn sẻ và thúc đẩy văn hóa cải tiến, đổi mới liên tục. Giúp bạn có thêm tự tin và kinh nghiệm khi đối mặt với những thử thách mới, vấn đề mới.

Thực hiện giải pháp và theo dõi quá trình

Vì bạn sẽ không bao giờ sẵn sàng hay thoải mái 100%, vì vậy hãy bắt đầu ngay bây giờ. Thực hiện giải pháp tối ưu nhất để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng nhất.

Và khi vấn đề được giải quyết, bạn nên xem xét và đánh giá quá trình, học hỏi được gì từ quá trình đó, nếu vấn đề được giải hóa vượt ngoài mong được nghĩa là bạn đã thành công, ngược lại khi vấn đề chưa được giải quyết một cách dứt điểm, bạn nên xem xét lại quá trình từ nhận thấy vấn đề đến khi thực thi, xem xét liệu mình đã thực hiện đủ từng bước chưa, từ đó có cho mình bài học riêng.

Giải quyết vấn đề luôn là một kỹ năng đòi hỏi thời gian và quá trình rèn luyện lâu dài, nếu có thể thành thạo kỹ năng này chắc chắn sẽ giúp bạn thành công hơn trong cuộc sống hay công việc của mình. Một số tips có thể giúp bạn cải thiện kỹ năng này như chịu khó quan sát và học hỏi, chủ động xây dựng các kịch bản và luyện tập thường xuyên, áp dụng nguyên tắc IDEAL,..